İşletmeler, bazen sadece hedeflerine ulaşmaya odaklanabilir ve rakiplerini, sektör trendlerini ve yeni uygulamaları gözden geçirmeyi unutabilir. Bu da işletmelerin birçok zorlukla karşılaşmasına neden olabilir.
Tüm bunların olmasını önlemenin yollarından biri, müşteri hizmetleri, satış, çalışan bağlılığı vb. gibi çeşitli ilgi alanları için endüstri kriterlerinin ne olduğunu sürekli olarak takip etmektir. İşte tam da bu noktada benchmarking devreye girer.
Peki benchmarking ne demek?
Benchmarking (Kıyaslama) Nedir?
Benchmarking yani kıyaslama, işletmelerin, rakiplerine veya endüstri lideri olarak tanınan kuruluşlara göre performanslarını değerlendirmenin bir yoludur.
Benchmarking’in amacı, işletmenin performansını iyileştirebileceği, maliyetleri azaltabileceği, verimliliği artırabileceği ve müşterilerinin ihtiyaçlarını daha iyi karşılayabileceği alanları belirlemektir. İşletmeler, düzenli olarak benchmarking yaparak sektör trendlerinden haberdar olabilir, büyüme ve gelişme fırsatlarını belirleyebilir.
Benchmarking Türleri
Aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok benchmarking türü vardır:
1. Dahili Benchmarking (Internal Benchmarking)
Aynı organizasyon içindeki farklı departmanların veya iş birimlerinin karşılaştırılmasını içerir.
2. Rekabetçi Benchmarking (Competitive Benchmarking)
İşletmenin performansını doğrudan rakiplerinin performansıyla karşılaştırmayı içerir.
3. İşlevsel Benchmarking (Functional Benchmarking)
İşletmenin pazarlama veya müşteri hizmetleri gibi belirli bir departmandaki performansının, aynı veya benzer sektörlerdeki diğer işletmelerin performansıyla karşılaştırılmasını içerir.
4. Süreç Benchmarking (Process Benchmarking)
En iyi uygulamaları ve potansiyel iyileştirmeleri belirlemek için işletmenin iş süreçlerini diğer işletmelerinkiyle karşılaştırmayı içerir.
5. Endüstri Benchmarking (Industry Benchmarking)
İşletmenin performansını endüstri ortalamalarıyla veya endüstri liderleriyle karşılaştırmayı içerir. İşletmelerin, endüstrinin geri kalanına kıyasla nasıl olduklarını anlamalarına ve daha iyi performans veya daha düşük performans gösterebilecekleri alanları belirlemelerine yardımcı olur.
Benchmarking Neden Önemlidir?
Benchmarking önemlidir, çünkü karşılaştırma için bir temel ve performansı ölçmek için bir yol sağlar. İşletmeler, bir işletmenin performansını bir benchmarking ile karşılaştırarak, güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirebilir ve iyileştirebilecekleri alanları belirleyebilir.
İşletmeler, düzenli olarak benchmarking yaparak sektör trendlerinden haberdar olabilir, büyüme ve gelişme fırsatlarını belirleyebilir. Benchmarking ayrıca, işletmelerin diğer işletmelerin performansına dayalı olarak gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler belirlemesine yardımcı olarak hedef belirleme için bir temel sağlar.
İş Hayatında Benchmarking’in Avantajları
İş hayatında benchmarking’in çeşitli avantajları vardır. Bunlar aşağıdaki şekildedir:
1. İyileştirme alanlarının belirlenmesi
Benchmarking, işletmelerin performanslarını artırabilecekleri, maliyetleri azaltabilecekleri, verimliliği artırabilecekleri ve müşterilerinin ihtiyaçlarını daha iyi karşılayabilecekleri alanları belirlemelerine yardımcı olur.
2. En iyi uygulamaları belirleme
Benchmarking, işletmelerin sektör lideri olarak tanınan veya belirli alanlarda en iyi uygulamaları başarıyla uygulayan diğer işletmelerden öğrenmesine olanak tanır.
3. Sürekli iyileştirmeyi kolaylaştırmak
İşletmeler, düzenli olarak benchmarking yaparak sektör trendlerinden haberdar olabilir, büyüme ve gelişme fırsatlarını belirleyebilir.
4. Hedef belirleme için bir temel sağlama
Benchmarking, karşılaştırma için bir temel ve neyin mümkün olduğuna dair bir fikir sağlayarak işletmelerin gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler belirlemesine yardımcı olabilir.
5. İnovasyonu teşvik etmek
Benchmarking, yaratıcılığı teşvik edebilir ve işletmeleri alışılmışın dışında düşünmeye ve yenilikçi fikirler bulmaya teşvik edebilir.
Genel olarak benchmarking, işletmelerin üstün oldukları ve geliştirebilecekleri alanları belirlemelerine yardımcı olabilir ve sürekli iyileştirme ve büyüme için bir yol haritası sağlayabilir.
Benchmarking İle İlgili Zorluklar Nelerdir?
Benchmarking, bir sistem veya bileşenin performansını değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için yararlı bir araç olsa da, süreçte ortaya çıkabilecek çeşitli zorluklar vardır. Benchmarking ile ilgili bazı yaygın zorluklar aşağıdakileri içerir:
1. Doğru kıyaslamaların seçilmesi
Bir sistemin veya bileşenin performansını ölçmek için doğru kıyaslamaların seçilmesi, benchmarking sürecinin başarısı için kritik öneme sahiptir. Ancak, değerlendirilen sistemle kıyaslamaların uygunluğu ve karşılaştırma için verilerin mevcudiyeti gibi dikkate alınması gereken birçok farklı faktör olduğundan, uygun kıyaslamaların seçilmesi zor olabilir.
2. Veri kalitesinin sağlanması
Benchmarking’in etkili olabilmesi için doğru ve güvenilir veriler esastır. Ancak, verilerin toplanması ve analiz edilmesi zor olabilir ve verilerin doğruluğu veya eksiksizliği ile ilgili sorunlar olabilir.
3. Karşılaştırılabilirliğin sağlanması
Anlamlı karşılaştırmalar yapmak için karşılaştırılan sistem veya bileşenlerin kullanılan kıyaslamalar açısından karşılaştırılabilir olmasını sağlamak çok önemlidir. Ancak, benchmarking sonuçlarını etkileyen sistem veya bileşenlerde farklılıklar olabileceğinden, bunu başarmak zor olabilir.
4. Objektifliğin sağlanması
Benchmarking sürecinin objektif ve tarafsız olmasını sağlamak önemlidir. Ancak, karşılaştırma ölçütlerinin seçiminde veya sonuçların yorumlanmasında önyargılar veya öznellik olabileceğinden, bunu başarmak zor olabilir.
5. Paydaş beklentilerini yönetmek
Benchmarking, zaman alan ve yoğun kaynak tüketen bir süreçtir. Bu yüzden paydaş beklentilerini yönetmek ve sürecin faydalarının yatırımı haklı kıldığından emin olmak önemlidir.
Genel olarak, benchmarking, bir sistem veya bileşenin performansını değerlendirmek için yararlı bir araç olabilir, ancak bu zorlukları dikkatlice değerlendirmek ve benchmarking sürecinin iyi planlanıp yürütülmesini sağlamak önemlidir.
Benchmarking Nasıl Yapılır?
Başarılı bir benchmarking yapmak için uygulamanız gereken önemli ipuçları aşağıdaki şekildedir:
1. Hedeflerinizi tanımlayın
Benchmarking yoluyla neyi başarmayı umduğunuzu ve bunun işletmenize nasıl fayda sağlayacağını açıkça tanımlayın.
2. Kıyaslayacağınız işletmeleri doğru seçin
Sektörünüzle alakalı ve benzer iş hedefleri ve zorlukları olan işletmeleri seçin.
3. Verileri toplayın ve analiz edin
Dahili veriler, sektör kıyaslamaları ve müşteri geri bildirimleri de dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan veri toplayın ve analiz edin.
4. En iyi uygulamaları belirleyin
Verilerdeki eğilimleri arayın ve işletmenize uygulanabilecek en iyi uygulamaları belirleyin.
5. Sonuçları paylaşın
Benchmarking çabalarınızın sonuçlarını paydaşlarınızla ve karar vericilerle paylaşın, avantajlar ve işletme üzerindeki potansiyel etkiyi net bir şekilde iletin.
6. Değişiklikleri uygulayın
Benchmarking çabalarının bulgularına dayalı olarak değişiklikleri uygulamak için bir plan geliştirin. Değişikliklerin etkisini izlediğinizden ve ölçtüğünüzden emin olun.
7. Sürekli iyileştirme
Benchmarking sürekli bir süreçtir, bu nedenle sektör trendleri ve en iyi uygulamalarla güncel kaldığınızdan emin olmak için kıyaslamalarınızı düzenli olarak gözden geçirip güncellediğinizden emin olun.
Bir İşletme Ne Sıklıkla Benchmarking Yapmalıdır?
Benchmarking’in sıklığı, işletmenizin özel amaç ve ihtiyaçlarına bağlıdır. Fakat genel olarak, endüstri trendlerinden haberdar olmak ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için düzenli olarak benchmarking yapılması önerilir.
Bazı işletmeler benchmarking işlemini üç ayda bir veya yıllık olarak yapmayı tercih ederken, bazıları ise bunu daha sık, örneğin aylık veya haftalık olarak uygulayabilir. Benchmarking’in sıklığı, yürütülen benchmarking’in türüne ve analiz edilen belirli iş fonksiyonuna veya sürecine de bağlı olabilir.
Tabii ki hâlâ alakalı ve yararlı olduklarından emin olmak için karşılaştırmalı değerlendirmelerinizi düzenli olarak gözden geçirmeniz ve güncellemeniz önemlidir. Bu noktada, yeni veriler toplamalı, eğilimleri analiz etmeli ve yeni en iyi uygulamaları belirlemelisiniz.
Benchmarking Uygulayan Şirketler
Benchmarking, çok çeşitli sektörlerde yaygın bir uygulamadır ve birçok şirket benchmarking’i kullanır. Aşağıda benchmarking’in farklı bağlamlarda nasıl kullanılabileceğine dair birkaç farklı benchmarking örneği bulabilirsiniz:
1. Yazılım şirketleri
Yazılım şirketleri, uygulamalarının performansını değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için genellikle karşılaştırmalı değerlendirme kullanır. Örneğin, bir yazılım şirketi, uygulamalarının veri tabanı sorgularının hızını veya bir sayfanın oluşturulması için geçen süreyi ölçmek için benchmarking kullanabilir.
2. Üretim şirketleri
Üretim şirketleri, üretim süreçlerinin verimliliğini değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için benchmarking kullanabilir. Örneğin, bir üretim şirketi, bir ürünü üretmek için geçen süreyi veya üretim sürecindeki kusurların sayısını ölçebilir.
3. Hizmet şirketleri
Hizmet şirketleri, hizmetlerinin kalitesini değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için benchmarking kullanabilir. Örneğin, bir hizmet şirketi müşteri sorularını çözmek için geçen süreyi veya müşterilerinin memnuniyetini ölçebilir.
4. Finansal şirketler
Finansal şirketler, yatırım portföylerinin performansını veya finansal süreçlerinin verimliliğini değerlendirmek için benchmarking kullanabilir. Örneğin, bir finans şirketi yatırım portföylerinin getirilerini veya işlemleri gerçekleştirmek için geçen süreyi ölçebilir.
Genel olarak kıyaslama, ürünlerin, süreçlerin veya hizmetlerin performansını değerlendirmek için çeşitli endüstrilerde uygulanabilen yaygın olarak kullanılan bir uygulamadır.
Benchmarking’i Kimler Kullanır?
Benchmarking, çok çeşitli sektörlerde yaygın bir uygulamadır ve çeşitli işletmeler tarafından ürünlerinin, süreçlerinin veya hizmetlerinin performansını değerlendirmek için kullanılır. Benchmarking’i kullanan bazı kuruluş örnekleri aşağıdakileri içerir:
1. Şirketler
Birçok şirket, ürünlerinin, süreçlerinin veya hizmetlerinin performansını değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için benchmarking kullanır. Örneğin, bir yazılım şirketi, uygulamalarının performansını değerlendirmek için benchmarking kullanabilirken, bir üretim şirketi, üretim süreçlerinin verimliliğini değerlendirmek için benchmarking kullanabilir.
2. Hükümetler
Hükümetler, kamu hizmetlerinin performansını değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için benchmarking kullanabilir. Örneğin, bir devlet kurumu, sağlık sisteminin verimliliğini veya eğitim sisteminin kalitesini değerlendirmek için benchmarking kullanabilir.
3. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, programlarının etkinliğini değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için benchmarking kullanabilir. Örneğin, kâr amacı gütmeyen bir kuruluş, eğitim programlarının etkisini veya bağışçılarının memnuniyetini değerlendirmek için benchmarking kullanabilir.
4. Profesyonel organizasyonlar
Profesyonel organizasyonlar, üyelerinin performansını değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için benchmarking kullanabilir. Örneğin, profesyonel bir birlik, üyelerinin beceri ve bilgilerini veya işlerinin kalitesini değerlendirmek için benchmarking kullanabilir.
Benchmarking vs Rakip Araştırması
Benchmarking ve rakip araştırması, bir sistemin veya bileşenin performansını değerlendirmek için kullanılabilecek iki farklı tekniktir.
Benchmarking
- Belirli bir sistemin veya bileşenin performansının bir standart veya referans noktasıyla karşılaştırılmasını içerir.
- Belirli bir ürünün, sürecin veya hizmetin performansını değerlendirmek için kullanılabilir.
- İyileştirme alanlarının belirlenmesine yardımcı olur.
Rakip araştırması
- Belirli bir sistemin veya bileşenin performansını rakiplerinin performansıyla karşılaştırmayı içerir.
- Rekabet ortamını değerlendirmek ve fırsatları veya tehditleri belirlemek için kullanılabilir.
- İş stratejisini ve karar vermeyi bilgilendirmeye yardımcı olur.
Hem benchmarking hem de rakip araştırması, performansı değerlendirmek için yararlı araçlar olsa da, farklı amaçlara hizmet eder. Benchmarking, belirli bir sistem veya bileşen içindeki iyileştirme alanlarını belirlemeye odaklanırken, rakip araştırması, belirli bir sistem veya bileşenin pazardaki rakipleriyle nasıl karşılaştırıldığını anlamaya odaklanır. Bu nedenle, her iki teknik de farklı bağlamlarda yararlı olabilir ve bir sistemin veya bileşenin performansının kapsamlı bir şekilde anlaşılması için birlikte kullanılabilir.
