Faks Nasıl Çekilir? Faks Gönderirken Dikkat Etmeniz Gerekenler

Faks Nedir? Ne Demektir?

Faks, özellikle iş yerlerinde evrak iletimi amacıyla kullanılan bir ofis ekipmanıdır. Günlük hayatta da kullanılan fakslar, telefon hatları üzerinden çalışan bir sisteme sahiptir. Bu sistemin çalışması için hem alıcıda hem de göndericide faks makinesi bulunması gerekir. Bu makineler; resim, şekil, grafik ve yazı içeren belgeleri, ses sinyalleri yardımıyla karşı tarafa ulaştırır. 

Faks çekme işleminde ilk olarak belge göndericide bulunan makine tarafından taranır. Ardından, telefon şebekesi aracılığıyla alıcının makinesine ulaşan belge, aslı ile aynı olacak şekilde yazdırılır. 

Telefon hatları ile benzer olarak bu makinelerde de numara kullanılır. Göndericinin numarayı çevirmesiyle iki makine arası iletişim için ilk adım atılır. Alıcı makineye gönderinin sayfa sayısının ve sayfa sonunun belirlenmesi için gerekli sinyaller ulaşır. En son aşamada ise gönderimin tamamlandığını belirten sinyal, alıcı makine tarafından karşı tarafa gönderilir. 

Faks cihazları, günümüzde ofislerin vazgeçilmez ekipmanlarından biridir. Özellikle kurumsal çalışma ortamlarında, en önemli evrakları faks cihazları ile iletmeniz istenebilir. Bu noktada faks cihazını sorunsuz bir şekilde çalıştırabilmek oldukça önemlidir. Faks çekme işlemi sırasında dikkat edeceğiniz bazı kurallar yardımı ile hiçbir sorun yaşamadan, gerekli bilgileri dünyanın dört bir yanına gönderebilirsiniz. Sadece kurum içi ve dışı değil; uluslararası işlerinizi yürütmek için de faks cihazlarından yardım alabilirsiniz. 

faks nasıl çekilir

Faks Nasıl Kullanılır?

İş sürecinin verimli ilerleyebilmesi için “Faks nasıl çekilir?”, “Faks cihazı nasıl çalışır?” sorularına yanıt vermek önemlidir. Özellikle ofis çalışanları, günlük işlerinde faks cihazını sıkça kullanırlar: 

  • İlk olarak makinenin güç seviyesine uygun bir güç kaynağına bağlantı sağlamanız gerekir. Güç kaynağı, güvenli yapıda topraklı bir priz ya da akım korumalı bir uzatma kablosu olabilir. 
  • Ardından telefon bağlantısını da sağladıktan sonra, makinenin açma düğmesine basılması gerekir. 
  • Makinenizi açtıktan sonra gönderim sırasına göre belgeleri yerleştirmelisiniz. Bu aşamada makineye belge sıralamasını koruyarak yerleştirme yapmak önemlidir. Bu sayede evrakların düzeni korunmuş olur. 
  • Belgeleri yerleştirdikten sonra  ise alıcının numarasını eksiksiz girerek faks göndermeniz mümkündür.

 

Eğer siz alıcı taraftaysanız, faks çekmek için öncelikle makinenin güç kaynağına ve aktif bir telefon hattına bağlı olduğundan emin olmalısınız. Bunun yanı sıra yazdırma işlemi için yeterli toner ve faks kâğıdı olduğunu da kontrol etmelisiniz. Yeterli miktarda toner ve kâğıt bulunan makineler, faks geldiğinde evrakları otomatik olarak yazdıracaktır. Bu işlem esnasında makinenin sahip olduğu, faks geldiğini bildiren bir uyarı sinyali ile haberdar olmanız sağlanır. 

 

Yurt Dışına Faks Nasıl Çekilir?

Farklı ülkelerle ticari ilişkileri bulunan işletme çalışanlarının, yurtdışı faksın nasıl çekildiğini da bilmesi önemlidir. Özellikle sık sık yurt dışı ile bağlantı kurulan sektörlerde herhangi bir sorun yaşanmaması için konu hakkında detaylı bilgi sahibi olmanız önemlidir. Yurt dışına faks çekmek için: 

  • İlk olarak gönderim yapacağınız kişinin anlayabileceği dili kullanarak kapak sayfasına belgelerin içeriği ile ilgili bilgileri yazmanız gerekir. Alıcının size ulaşabileceği telefon, e-mail gibi bilgilere de kapak sayfanızda yer vermenizde fayda vardır. 
  • İkinci adımda ise numaranın hatasız girilmesi gerekir. Bu noktada en çok yapılan hatalardan biri numaranın yanlış girilmesidir. Yurt dışı gönderimlerde numaranın başına iki adet sıfır yazmanız gerekir. Ardından alıcının bulunduğu ülkenin alan kodunu ve telefon numarasını girmelisiniz. 
  • Gönderim sonrası, faks makineleri bir rapor sunarak belgelerin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı hakkında bilgi verir. Böylece evrakın alıcıya  teslim edildiğinden emin olma şansınız olur. 

 

Faks Kâğıdı Faks Makinesine Nasıl Takılır?

Faks çekmek için dikkat etmeniz gereken en önemli konulardan biri de faks kâğıtlarını doğru şekilde takmaktır. Makineye yerleştirme yaparken belgelerin sıkışmasını ya da birbirine yapışmasını önlemek için kâğıtların düz olmasına dikkat etmeniz gerekir. Yerleştirmeden önce evraklar arasında kırışan veya katlanan kâğıtlar olup olmadığını kontrol ederek önlem alabilirsiniz.

Belgeler, makinelerin kâğıt besleme bölgesine yerleştirilir. Yerleşim şekli, genellikle kâğıdın boş yüzü size bakacak biçimdedir. Fakat makinenizin kullanım kılavuzunu inceleyerek evrakların nasıl yerleştirilmesi gerektiği  ile ilgili daha detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz. 

Tarayıcı, fotokopi gibi çok sayıda fonksiyonu bir arada bulunduran cihazlarda ise kâğıt besleme bölmesinin yanı sıra tarayıcı camı da kullanılabilir. Bu cihazlar, gelen fakslarınızı bilgisayarınıza ve mailinize gönderme özelliğine de sahiptir. Bu sayede, yazılı hâlde bulundurmanız gerekmeyen belgeleri doğrudan dijital ortama aktarabilirsiniz. 

faks nedir

Faks Göndermek Neden Hâlâ Önemlidir?

Faks makineleri, günümüzde hâlâ etkin olarak kullanılan ofis ekipmanlarının başında gelir. Özellikle kurumsal yazışmalarda, resmi evrakların iletiminde, kurumlar arası iletişim ve doküman transferi, faks göndererek sağlanabilir. Bu nedenle, özellikle daha önce faks makinesi kullanmamış bireyler, iş yerlerinde evrak iletmek istediklerinde faks nasıl çekilir diye sorabilirler. 

Faks göndermenin hâlâ önemli olmasının ve iş yerlerinde sıklıkla tercih edilmesinin ardında yatan nedenlere baktığımızda:

  • Faks makinelerinin dünya çapında kabul gören bir yöntem olması
  • Oldukça kolay ve pratik bir kullanım imkânı sağlaması
  • Gönderim raporları sayesinde faksın alıcıya ulaşıp ulaşmadığının bilinebiliyor olması ve bu sayede e-mail gibi yöntemlerde yaşanan iletişim kopukluklarının önüne geçilmesi
  • Birçok kullanım alanında faksın yasal gönderim yöntemi olarak kabul ediliyor olması
  • Faks makinelerinin bilgisayarlarla entegre çalışma imkânı sağlaması
  • E-maillerde yaşanan siber saldırı ve kişisel verilerin korunması güçlüğünün önüne geçilmesini sağlayan güvenli faks hatları gibi avantajlar karşımıza çıkar. 

 

Almanya, Japonya ve ABD faks kullanımının hala en yaygın olduğu ülkelerden bazılarıdır. Bu ülkelerdeki sağlık hizmetlerinin yürütülmesinde ve finansal sektörlerde e-mail yerine faks daha fazla kullanılır. En gelişmiş ülkelerdeki bu popülerliğin bir diğer sebebi de bilgisayar ve internet destekli teknolojilere uygun olarak üretilen makinelerdir. Akıllı telefonları kullanarak faks gönderebilmenizi ya da  gelen faksları mail yoluyla almanızı sağlayan yeni nesil makineler, klasik cihazların yerini alarak faksın daha yaygın bir kullanım alanı bulmasına yardımcı olmaktadır.

 

Faks Gönderirken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Faks gönderme konusunda ihtiyacınız olan teknik bilgilerin yanı sıra iletişim kuralları da önemli bir yer tutar. Her kurumsal yazışmada  olduğu gibi faks gönderirken de belli kurallara dikkat etmeniz gerekir.

Resmî kurumlarla yapacağınız yazışmalarda, istek ve talepte bulunuyorsanız dilekçe formatına göre yazılarınızı hazırlayabilirsiniz. Karşılıklı iş ilişkisi içerisinde olduğunuz kurumlarda yapacağınız yazışmalarda ise mail yazımında kullandığınız formatı tercih edebilirsiniz. 

Çok sayıda belge göndermeniz gereken durumlarda, kısa bir mesaj ve gönderici bilgilerini içeren bir kapak sayfası ekleyebilirsiniz. Kapak kısmında sayfa sayısını da belirtmeniz hâlinde, eksik belge gönderimi nedeniyle yaşanabilecek aksaklıkları önleyebilirsiniz. 

Belgenin ulaşmasını istediğiniz kişinin unvanını, adını ve soyadını yazdıktan sonra “Dikkatine” yazarak doğru kişiye gönderinizi ulaştırabilirsiniz. Ancak resmi kurumlarla yapacağınız yazışmalarda, dilekçenin başında alıcı bilgileri yer aldığı için tekrar alıcı bilgisi yazmanıza gerek yoktur. 

Paylaş

You may also like...