Fatura ile irsaliye aynı şey değildir. Bu nedenle bu 2 belgeyi kullanmadan önce fatura nedir ve irsaliye nedir onu detaylıca anlamanız gerekir.

Fatura Nedir?

Fatura, bir ürün veya hizmetin bir fiyat karşılığında satın alınmasını detaylandıran bir belgedir. Ayrıca işlemin tarihini ve işleme dahil olan tarafların vergi oranlarını da belirler. Buna karşılık, bu faturanın satıcı tarafından düzenlenmesi ve alıcının kararlaştırıldığı şekilde ödeyebilmesi için alıcıya teslim edilmesi gerekir.

İlgili İçerik: Fatura Nedir? Fatura Türleri Nelerdir?Fatura Nedir? Fatura Türleri Nelerdir?

İrsaliye Nedir?

İrsaliye, bir ürün satarken satışınızı kaydeden belgedir. Buna, bireysel bir müşteri tarafından sipariş edilen ürünler ve başka bir şirket veya işletme tarafından sipariş edilen ürünler dahildir. Fiyat teklifi ya da proforma fatura gibi bir irsaliyenin mali değeri yoktur. Yani irsaliye muhasebe amaçları için kullanılmaz.

İrsaliyede Hangi Bilgiler Olmalıdır?

İrsaliyede bir siparişte bulunanların listelenmesi gerekir: yani dahil edilen ürünlerin sayısı ve açıklaması. Belge ayrıca aşağıdakileri de göstermelidir:

  • İletişim bilgileriniz dahil olmak üzere şirket bilgileriniz
  • Malların teslim edildiği şirketin adı ve adresi
  • Herhangi bir ürün kodu
  • Belgenin veriliş tarihi
  • Malların teslim tarihi

İrsaliyede hangi ürünlerin dahil olmadığını göstermek de yararlı olabilir, örneğin müşteri stokta olmayan bir ürün sipariş etmiş olabilir.

Mallarınızı teslim etmek için üçüncü bir şahıs, örneğin bir kargo şirketi kullanırsanız, teslimat talimatlarını da dahil etmeniz önemlidir. Örneğin, saat 10:00’a kadar açık olmayan bir restorana ürün satıyorsanız, malların saat 10:00’dan sonra teslim edilmesi gerektiğine dair bir yorum ekleyebilirsiniz, aksi takdirde boşa giden bir teslimat için ödeme yapıyor olabilirsiniz.

Neden Fatura Yerine İrsaliye Kullanılır?

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle fatura yerine irsaliye kullanılır:

  • Alıcı, bir ürün için ne kadar ödediğini göstermek istemediğinde
  • Alıcı, tedarikçiyi anonim tutmak istediğinde
  • Alıcı, tedarikçiye güvenmediğinde 

Bir satış işlemi için fatura yerine irsaliye kullanılmasının daha birçok nedeni vardır. İrsaliye, uluslararası satışlarda da çok yaygındır.

İrsaliyeyi Ne Zaman Düzenlemem Gerekir?

blank

Bir malın sevkiyatı bir müşteriye teslim edildiğinde, bir irsaliye düzenlenmesi gerekir. Bu yüzden bir müşteriye mal göndermeden önce aşağıdakileri sağladığınızdan emin olun:

  • İrsaliyede listelenen malların tümü pakete dahil mi?
  • Mallar çalışır durumda veya hasarsız mı?
  • İrsaliyede listelenmeyen hiçbir ek mal, irsaliyeye dahil edilmiş mi?

Müşteri paketi aldığında:

  • Teslimat notu ile paketin içeriğini kontrol etmeli.
  • Malların alındığını onaylamak için irsaliyeyi imzalamalı.

Bir ürün eksik veya hasarlıysa, müşteri mümkün olan en kısa sürede ürünü satın aldığı işletmeyle iletişime geçmelidir. Mallardan herhangi birinin zarar görmesi durumunda, müşteri adına gönderiyi teslim eden kişi bunu irsaliye üzerine not etmelidir. 

Bu noktada her irsaliyenin iki nüshasına sahip olmak iyi bir uygulamadır: biri kendi kayıtlarınız için, diğeri müşteri için.

İrsaliye veya Ticari Fatura Nasıl Düzenlenir?

blank

İrsaliye veya ticari fatura oluşturmak çok zor değildir. Bir sipariş için mal sağlamanız gerekiyorsa, önce satışın ayrıntılarını alıcıyla görüşmeniz ve ürün ve hizmetleriniz için onay almanız gerekir. Ardından, satılan tüm öğelerin ayrıntılı bir listesini hazırlamanız ve onlara göndermeniz gerekir. Bu, irsaliyenin bir parçasıdır.

Örneğin, temizlik ürünleri gibi ev gereçleri satıyorsanız, liste her alıcı için sağladığınız tüm ürün ve markaları içermelidir. Ayrıca irsaliyeye aşağıdakiler gibi ek bilgiler eklemeniz gerekir:

  • Miktar – Satışta satılan ürün sayısı
  • Fiyat – İşlemin toplam maliyeti
  • Açıklama – Satışa sunulan her ürünün ayrıntılı açıklaması
  • İletişim detayları

İrsaliye, işlemi hem sizin defterlerinize hem de müşterinin defterlerine doğru bir şekilde kaydetmek için sizin ve müşterinizin ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri içermelidir.

İlgili İçerik: Proforma Fatura Nedir? Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

İrsaliye Ödemesinin Alınması

İrsaliyenizi oluşturduktan sonra ürün veya hizmetleriniz için ödeme takibi yapmanız gerekir. Bu noktada birkaç seçeneğiniz olacaktır. Örneğin ürünü satan dağıtım şirketi ödemeyi sizin yerinize tahsil edebilir. Ayrıca irsaliyeniz için tahsil etmeniz gereken tam tutarı önceden size bildirebilirler. Ücretlerini düşebilir ve ardından size borçlu olunan kalan parayı gönderebilirler.

İrsaliye Neden Ödeme Olarak Kullanılmaz?

Bir irsaliyenin ödeme olarak kullanılmaması garip gelebilir. Ancak, ödeme açık bırakılmışsa, aslında bu, çok yaygın bir uygulamadır. Bazı durumlarda, alıcının ürünlerini peşin ödemeden teslim almasının tek yolu budur.

İrsaliyenin ödeme olarak kullanılmamasının birçok nedeni vardır. Bunlar aşağıdakileri içerir:

  • Alıcı, tedarikçiye güveniyor ancak tüm tutarı peşin ödemek istemiyorsa
  • Ürünler için ödeme açık bırakılmışsa
  • Hangi malın ne kadara satıldığı konusunda çok fazla çözülmemiş konu varsa
  • Satılan mallarla ilgili ek ücretler veya vergiler varsa… Bu ücretler ekstra ödeme görüşmeleri gerektirir.

İrsaliye Zorunlu Mu?

Hiçbir kanun hükmünde müşterileriniz için irsaliye oluşturmanız gerekliliği yoktur. Bununla birlikte, irsaliye kullanmanız mutlaka tavsiye edilir, çünkü irsaliye ödemeyi yapmak istemeyen birini, size ödeme yapmaya zorlamak için gerekli bir kanıttır. 

Ancak irsaliye vermeye karar verirseniz, aşağıdakileri de yapmanız gerekir:

  • İrsaliyeleri en az 2 nüsha halinde üretin: biri sizin için, ikincisi alıcı için. Bazı şirketler ayrıca taşıyıcı için ek bir kopya da sağlar.
  • İrsaliyelerinizi, fatura veya sipariş formu gibi diğer muhasebe belgeleri gibi saklayın. İmzalı sevk irsaliyeleri, sahte fatura şüphesini ortadan kaldırmak için kullanılabilir.

İrsaliye ve Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

İrsaliye ve fatura arasındaki farkları aşağıdaki tabloda bulabilirsiniz:

İrsaliye Fatura
Amaç Ürünün taşınmasını belgelemek Ürün veya hizmetin satışını belgelemek
Hukuki Durumu Hukuki bir yükümlülük getirmez KDV gibi vergi yükümlülükleri getirir
Zamanlama Ürün sevk edildiğinde düzenlenir Ürün veya hizmet satıldığında düzenlenir
İçerik Taşınan malın türünü, miktarını, sevk tarihini içerir. Satılan malın/hizmetin türünü, miktarını, fiyatını, KDV’yi içerir
Kim Düzenler Satıcı firma Satıcı firma
Kimlere Verilir Alıcıya ve taşıma firmasına Alıcıya
Neden Gerekli Taşıma ve teslimat sürecinin denetlenmesi için Vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, alıcıya maliyetin belgelenmesi için

Bu farklara rağmen, hem irsaliye hem de fatura, bir ürün veya hizmetin alışveriş sürecinde önemli rol oynar. Her ikisi de genellikle aynı işlemle ilgili olarak düzenlenir, ancak farklı amaçlar için kullanılır.

Yazar Hakkında

Avansas

Avansas, her ölçekteki işletmenin tüm işyeri ihtiyaçlarını karşılayan Türkiye'nin ilk ve en büyük alışveriş platformudur. Avansas Blog'da ise iş hayatına dair ilginizi çekebilecek öğretici ve eğlenceli yazıları sizler için hazırlıyoruz.

Tüm yazıları göster