Sanal ofisin gerçekte ne olduğunu merak ediyorsanız, yalnız değilsiniz. Binlerce kişi sanal ofis hizmetini kullanıyor olsa da, sanal ofis alanının kendilerine sunabileceği potansiyel avantajların farkında olmayan çok sayıda işletme var.
Bu yüzden bugünkü yazımızda sanal ofisle ilgili tüm detayları sizinle paylaşacağız.
Şimdi detaylara geçelim…
Sanal Ofis Nedir?
Sanal ofis, üretken ve profesyonel ortamlara ihtiyaç duyan işletmeler için popüler bir iş yeri çözümü olarak 1990’larda ortaya çıkmıştır. Küçük bir işletmeyseniz ya da geleneksel bir ofisiniz yoksa, sanal ofisler birçok özelliğe sahip, isteğe bağlı işletme konumlarıdır. Bu sayede belirli bir yere taşınma ihtiyacı ortadan kalkar. Ayrıca ihtiyaç duyanlar için çalışma alanları sunarken, evden çalışanlar için de esneklik sağlar.
Bir Sanal Ofiste Aramanız Gereken Özellikler
Sanal ofisin amacı size kayıtlı bir iş adresi sağlamaktır, bu sayede ev adresinizi müşterilere açıklamanız veya ihtiyacınız yoksa fiziksel bir alan kiralamanız gerekmez. Ayrıca bazı popüler sanal ofis sağlayıcılar sayesinde diğer birçok faydalı hizmetin de elinizin altında olduğunu bilirsiniz.
Popüler sanal ofis hizmetleri aşağıdakileri içerir:
- İş adresi
- İş telefon numarası
- Posta yönlendirme
- Çağrı alma yönlendirme
- Rezerve edilebilir toplantı odaları
- Profesyonel resepsiyon görevlileri
- 7/24 kişiselleştirilmiş sesli mesaj hizmeti
Sanal Ofis Nasıl Çalışır?
Sanal ofis, işletmelere, işletme kaydı ve posta adresi olarak kullanılabilecek fiziksel bir adres sağlayarak çalışır. Hizmet ayrıca, postanın sanal ofiste alındığı ve işletmenin tercih ettiği adrese iletildiği posta işleme ve yönlendirmeyi de içerir. Sanal ofisler, aramaların işletme adına bir resepsiyonist tarafından cevaplandığı ve mesajların ilgili kişiye iletildiği telefon yanıtlama hizmeti de verebilir.
Sanal ofisler ayrıca, işletmelerin müşteri toplantıları veya ekip toplantıları için fiziksel bir toplantı odası ayırtmasına olanak tanıyan toplantı odası kiralama hizmeti de sunabilir. Bu, işletmelere, fiziksel bir ofisi sürdürme maliyeti olmadan müşterilerle buluşmak için profesyonel bir alan sağlar.
Sanal Ofis Ne Sağlar?
Sanal ofisler, işletmelere profesyonel bir görüntü sağlamanın yanısıra aşağıdaki bazı önemli avantajları da sunar:
1. İş Posta Adresi
Sanal ofis, işletmelerin kişisel veya ev adresleri yerine prestijli bir iş adresi kullanmalarına olanak tanır. Bu, müşteriler, ortaklar ve yatırımcılar üzerinde olumlu bir izlenim yaratır ve ayrıca daha profesyonel bir marka kimliği oluşturmaya yardımcı olabilir.
2. Resepsiyon Hizmetleri
Sanal bir ofis ile gelen çağrılarınızı yönetmek ve ziyaretçileri karşılamak için bir resepsiyon görevlisine sahip olabilirsiniz. Bu, müşteriler ve iş arkadaşları için daha hoş bir ortam yaratılmasına yardımcı olur. Ayrıca işinizde bir istikrar ve kalıcılık duygusu sağlayabilir.
3. Zarf Açma ve Tarama Hizmetleri
Sanal ofisler, tüm postalarınızın taranıp size e-posta ile gönderildiği kullanışlı bir hizmet sunarak, fiziksel olarak ofiste bulunmadığınız zamanlarda bile önemli yazışmalarınızı takip etmenizi sağlar.
4. Toplantı Odaları
Sanal ofisler, müşterilerinizle veya iş arkadaşlarınızla toplantılar yapmak için kullanabileceğiniz profesyonel toplantı odalarına erişim sağlar. Bu, tam zamanlı bir ofisiniz olmasa bile buluşmak ve işbirliği yapmak için profesyonel bir alana sahip olmanızı sağlar.
5. Telefon Cevaplama ve Sesli Mesaj Servisleri
Bir sanal ofis, size özel bir telefon hattı ve sesli mesaj servisi sunarak, iş aramalarınızın her zaman profesyonelce cevaplanmasını sağlar. Bu aynı zamanda işletmenizin profesyonel ve güvenilir olduğu izlenimini yaratmanıza yardımcı olur.
Sanal Ofislerden En Çok Hangi Sektörler Faydalanır?
Sanal ofis iş çözümleri, uzaktan çalışmayı tercih eden ancak geleneksel bir çalışma alanının belirli yönlerini korumak isteyen herkes veya herhangi bir şirket için faydalı olabilir.
Girişimciler – Sanal bir ofis, fiziksel bir ofis alanı kiralama maliyetinden tasarruf etmeye yardımcı olur.
Emlak ve Gayrimenkul – Birinci sınıf emlakçıların saygı ve takdir toplayan bir adrese ihtiyacı vardır.
E-ticaret ve BT – Yalnızca çevrimiçi olarak faaliyet gösteriyorsanız neden bir ofisiniz olsun ki?
Medya ve Pazarlama – Dijital işbirliğini ve proje yönetimini destekler.
Muhasebe, Finans ve Sigorta – Sınırsız yetenek havuzu sağlar ve genel giderler yoktur.
Özel Danışmanlık – Birden fazla coğrafi konuma dağılmış müşterileri olan işletmeler için mükemmeldir.
Ticaret Hizmeti – Çoğunlukla yerinde yapılan sıhhi tesisat, elektrik bakımı, bahçe işleri, mekanik vb. işlerde sanal bir ofis günü kurtarır.
Sanal Ofisin Avantajları Nelerdir?
Aşağıda sanal ofisin bazı önemli avantajlarını bulabilirsiniz:
1. Azaltılmış Genel Maliyetler
Sanal bir çalışma alanına sahip olmanın en büyük avantajlarından biri, genel giderlerden tasarruf etmenize yardımcı olmaktır. Sanal bir ofisiniz olduğunda, kira veya mobilya gibi şeyler hakkında endişelenmenize gerek yoktur. Bu, maliyetlerini düşük tutmaya çalışan küçük işletmeler ve yeni başlayanlar için büyük bir avantaj olabilir.
2. Artan Esneklik ve Özgürlük
Sanal ofise sahip olmanın bir diğer büyük avantajı da daha fazla esneklik ve özgürlük sunmasıdır. Sanal ofis ile internet bağlantınız olduğu sürece dünyanın her yerinden çalışabilirsiniz. Bu, seyahat etmek veya evden çalışmak isteyenler için idealdir.
3. İyileştirilmiş İş-Yaşam Dengesi
Sanal bir çalışma alanınız olduğunda, iş-yaşam dengesine ulaşmak daha kolay olabilir. Bunun nedeni, kendi programınızı tasarlayabilmeniz ve her yerden çalışabilmenizdir. Bu, zamanları üzerinde daha fazla kontrole sahip olmak isteyenler için büyük bir avantaj olabilir.
4. Yeteneğe Daha İyi Erişim
Sanal ofisler ayrıca size dünyanın her yerinden çalışanları işe alma ve küresel bir profesyoneller ağına katılma şansı verir. Bu, bulunduğunuz yerden bağımsız olarak işletmeniz için en iyi yeteneği bulabileceğiniz anlamına gelir.
Sanal Ofise Sahip Olmanın Dezavantajları
Aşağıda sanal ofisin bazı dezavantajlarını bulabilirsiniz:
1. Daha Az Yapı ve Destek Sunar
Sanal ofise sahip olmanın en büyük dezavantajlarından biri daha az yapı ve desteğin olmasıdır. Sanal bir ofis ile kendi saatlerinizi ayarlamaktan ve kendi zamanınızı yönetmekten siz sorumlu olursunuz. Hayatlarında daha fazla desteği tercih eden bazı insanlar için bu zor olabilir.
2. İlişki Kurmak Zor Olabilir
Sanal bir ofisiniz olduğunda, ekip üyeleriniz veya müşterilerinizle ilişki kurmak zor olabilir. Bunun nedeni, aynı fiziksel alanda çalışmamanızdır, dolayısıyla kişisel ilişkiler geliştirmek daha zordur.
3. Kendinizi İzole Hissedebilirsiniz
Sanal bir ofise sahip olmanın bir başka dezavantajı da kendinizi izole edilmiş hissedebilmenizdir. Sanal bir ofisiniz olduğunda, geleneksel bir ofisle aynı düzeyde kişisel hizmet almanız zor olabilir. Bunun nedeni, biriyle yüz yüze çalışmamanızdır.
Sanal Ofis Türleri
Aşağıda 3 ana sanal ofis türlerini bulabilirsiniz:
1. İş Adresi Sağlayan Sanal Ofis
Bu sanal ofis size bir sanal ofis adresi sağlar ve bazen mail yönlendirme ve telefon yanıtlama hizmetleri gibi ek hizmetler de sunar.
İşletmeniz için fiziksel bir adrese ihtiyacınız varsa, ancak gerçek bir fiziksel çalışma alanı kiralamanıza gerek duymuyorsanız veya bununla uğraşmak istemiyorsanız, bu tür bir sanal ofis iyi bir seçenektir.
2. Çalışma Alanı Sağlayan Sanal Ofis
Bu sanal çalışma alanları, genellikle masa veya ortak çalışma alanı biçimindeki bir çalışma alanına erişmenizi sağlar. Çalışmak için bir yere ihtiyacınız varsa, ancak kendi fiziksel ofis alanınızı kiralamak istemiyorsanız bu iyi bir seçenek olabilir.
3. Hem İş Adresi Hem de Çalışma Alanı Sağlayan Sanal Ofisler
Bu sanal ofis hizmetleri, size hem sanal bir ofis adresi hem de fiziksel bir çalışma alanına erişim sağlar. Hem işiniz için fiziksel bir adrese hem de çalışacak bir yere ihtiyacınız varsa, ancak gerçek bir ofis alanı kiralamak istemiyorsanız bu iyi bir seçenektir.
İşletmeler için Sanal Ofis Doğru Seçim mi?
Her tür şirket, özel ihtiyaç ve hedeflerine bağlı olarak bir sanal ofisten yararlanabilirken, birkaç işletme türü veya durum, bir sanal ofisi özellikle avantajlı hale getirebilir.
Yeni bir pazarda bir dayanak noktası oluşturmak isteyen daha büyük, daha köklü işletmeler bunu daha az taahhütle yapabilir. Yeni bir alana genişleyebilir, küresel olarak işe alım yapabilir. Bu sayede bilmediğiniz bir zeminde uzun vadeli bir kiralama yapmış kadar risk almazsınız. Ayrıca büyük bir şirket varlığını sürdürmek, ancak küçülmek istiyorsa da sanal bir ofisi düşünmek isteyebilir.
Özellikle evde başlayan girişimler ve işletmeler, sanal ofis kurulumuyla anında bir profesyonellik ve güvenilirlik duygusu oluşturabilir. Daha önce de belirtildiğimiz gibi, prestijli bir yerde, evinizden çalıştığınızı göstermeyen bir iş adresi alırsınız, bu da yeni müşteriler kazanmanıza ve müşteri tabanınızı oluşturmanıza yardımcı olabilir.
Sürekli uzaktan çalışmak isteyen çalışanları olan firmalar bile sanal ofis kullanmaktan fayda sağlayabilir. Gerektiğinde esneklikten ödün vermeden bir çalışma ortamının temel özelliklerini sağlayabilir.
Sanal Ofis Maliyetleri
Bir sanal ofisin maliyeti öncelikle hizmet sağlayıcınıza ve baktığınız lokasyona bağlıdır. Pek çok sanal ofis sağlayıcısı, size en uygun kurulumu seçebilmeniz için birden fazla özellik içeren paketler sunar. Basitçe söylemek gerekirse, ne kadar çok özellik isterseniz, maliyet o kadar yüksek olur.
Sonuç olarak sanal ofis, işletme sahiplerinin belirli bir adres kaydetmeleri ve ayrıca ortak çalışma veya toplantılar için kullanabilecekleri potansiyel bir çalışma alanı olarak kullanmalarına olanak tanıyan kullanışlı bir hizmettir.
İhtiyaçlarınıza bağlı olarak değişen özelliklere sahip çok çeşitli esnek sanal ofis paketleri mevcuttur.
Özellikleri nedeniyle sanal ofisler, her gün tüm gün ofiste olmak zorunda kalmadan profesyonel bir adresin itibarını isteyen küçük işletme sahipleri için en iyisidir.
Sanal Ofis Hakkında En Çok Sorulan Sorular
1. Sanal ofis adresi alırken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?
Fiyatlar ilk bakışta cazip görünse de, ne için ödeme yaptığınızı bildiğinizden emin olun. Başlangıç fiyatları, ekstra ücret ödemeden e-posta yönlendirme gibi istediğiniz hizmetleri içermeyebilir. Ayrıca çok fazla her şey dahil plan olmayabilir.
2. Sanal ofisler fiziksel alan içerir mi?
Bazı sanal ofisler, ziyaret edip üzerinde çalışabileceğiniz fiziksel bir alanla satılır. Ancak bunlar çok daha pahalı olabilir ve mevcut konumlarınızı sınırlayabilir.
Sanal ofisler, fiziksel alan olmadan da kullanılabilir. Konum masrafı olmadan işletmeniz için bir adres ve teslimat adresine sahip olmanın tüm avantajlarından yararlanabilirsiniz.
3. Sanal ofis kullanmak için kayıtlı bir işletme olmam gerekiyor mu?
Hayır, bireysel olarak da sanal ofis kullanabilirsiniz. İşletmeniz kaydolmak isteyeceğiniz bir aşamaya geldiğinde, kullanıma hazır bir adrese sahip olmanın avantajlarından yararlanabilirsiniz.
4. Sanal ofisteki işletmem posta aldığında ne olur?
Sanal adresinize herhangi bir mektup veya kargo gönderilirse, bunları sizin adınıza alınır. Bu noktada işletmenize posta ulaştığına dair bir bildirim alırsınız ve aşağıdakiler gibi daha fazla işlem yapabilirsiniz:
- Mektupların açılmasını ve taranmasını isteme
- Postayı başka bir konuma yönlendirme
- Dijital veya fiziksel kopyanın saklanması
- Postanızın atılması
