İngilizce E-Posta Nasıl Yazılır? İngilizce İş Mailleri İçin Örnek Cümleler

Sık sık resmi e-posta’lar yazmanız gerekiyorsa, özellikle bu e-posta’ların dili İngilizceyse, kibar olmaya, uygun bir selamlama seçmeye ve mesajınızı yanlış şekilde iletmeye çalışmanız gerekir. Bunların hepsini aynı anda başarmak oldukça zor olsa da, bazı püf noktaları öğrenerek iş yükünüzü azaltabilirsiniz.

Bu noktada biz de süreci sizin için kolaylaştırmak adına aşağıda İngilizce e-posta yazma ile ilgili tüm ipuçlarını ve örnekleri bir araya getirdik.

Haydi başlayalım!

İlgili İçerik: İngilizce Mülakata Katılırken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

İngilizce E-posta Nasıl Yazılır?

Aşağıdaki adımları izlerseniz, İngilizce bir e-posta yazmak oldukça basit bir işlem olabilir:

1. Açıklayıcı bir konu satırı kullanın

Birkaç kelimeyle e-posta’nın ne hakkında olduğunu söyleyin. Örneğin, “Urgent – Acil” yazmak yerine “Meeting at 10am about pay rise – Sabah 10’da maaş zammı hakkında toplantı” yazın.

“Re:” ile başlayan konu satırlarından kaçınmak için, bir e-posta’yı her yanıtladığınızda bir konu satırı kullanın. Bazı e-posta sağlayıcıları bunları spam olarak otomatik olarak sildiğinden, “Hi – Hello- Merhaba” gibi genel konu satırları yazmaktan kaçının.

2. E-posta’larınızı kısa tutun

Her e-posta’da sadece bir noktaya bağlı kalmaya çalışın. Gerekirse, farklı noktalarda daha fazla e-posta gönderebilirsiniz. Fakat her e-posta için açıklayıcı bir konu satırı yazarsanız, okuyucunuzun e-posta’nızın içeriğini anlaması daha kolay olur.

Bu noktada gönderdiğiniz e-posta’daki tüm önceki iletileri alıntılamanıza gerek yoktur. 

3. Basit ve doğrudan bir İngilizce kullanın

Bu adım özellikle anadili İngilizce olmayan birine yazıyorsanız oldukça önemlidir.

Basit bir İngilizce kullanmanın bazı yolları aşağıdaki şekildedir:

• Pasif formlar yerine aktif formlar kullanın.
• Uzun cümleler yerine kısa cümleler yazın (şüpheniz varsa, “kim, nasıl, nerede ve ne zaman yaptı” şeklinde basit bir kelime sırasına bağlı kalın).
•  Deyimler kullanmayın.
• Alıcınız sizinle aynı alanda değilse, teknik veya jargon sözcükleri yerine yaygın sözcükleri kullanın

4. E-posta alıcınızın bundan sonra ne yapacağını bileceğinden emin olun

E-posta alıcınızın e-posta’nıza göre hareket etmesine yardımcı olun. Örneğin, e-posta alıcınızın sizin için bazı bilgiler bulmasını istiyorsanız, “Please can you find me the sales figures for 2018 – 2018 satış rakamlarına ihtiyacım olacak” yerine “I’m going to need the sales figures for 2018 – Lütfen bana 2018 satış rakamlarını bulabilir misiniz” gibi doğrudan cümleler kullanın. 

5. Gönderdiğiniz e-posta miktarını azaltın

Gönderdiğiniz e-posta sayısını azaltmanın bazı yolları aşağıdaki şekildedir:

• E-posta yazmak yerine telefon görüşmesi yapın. Bu özellikle sadece hızlı bir bilgi istiyorsanız etkilidir.
• Sadece görmesi gereken kişilere bir e-posta yazın. Mesajınızı sadece bir veya iki kişinin okuması gerekiyorsa “tümünü yanıtla”yı otomatik olarak tıklamayın.
• Zincirleme e-posta’larda yer almayın.
• İstenmeyen e-posta’lara yanıt vermeyin.

6. Yüksek boyutlu ekler göndermeyin

Yüksek boyutlu ekler yerine mümkünse bir zip dosyası gönderin veya okuyucunuzun bilgi bulabileceği web adresleri verin.

7. E-posta’nızda ne yazdığınıza dikkat edin

E-posta’larınızda bilgilendirici, kibar olmaya çalışın ve nötr bir ton kullanın. E-posta alıcınızın e-posta’nızı diğer insanlara iletebileceğini unutmayın. Bu nedenle sadece başkalarının okumasından mutlu olacağınız şeyleri yazın. Örneğin, kişisel yorum eklemeyin, gizli bilgi eklemeyin ve alaycı bir İngilizce kullanmayın, 

ifadeler veya çok fazla ünlem işareti gibi noktalama işaretleri kullanmaktan kaçının.

8. Göndermeden önce e-postanızı kontrol edin

Yazım hatalarını ortadan kaldırmak için bir yazım denetimi kullanın. Dilbilgisi ve noktalama hataları olup olmadığını kontrol etmek için e-posta’nızı yüksek sesle okuyun ve kendinize şu soruları sorun:

• “İngilizcem yeterince anlaşılır mı?”
• “E-posta gönderdiğim kişi e-posta’dan sonra ne yapacağını biliyor mu?”
• “Yeterince kibar bir dil kullandım mı?”

9. Kendinizi tanıtın (gerekirse)

Birine ilk kez e-posta gönderiyorsanız, kendinizi kısaca tanıtın, alıcıyla olan ilişkinizi veya e-posta’nızın nedenini açıklayın.

İngilizce E-posta Yazma Örnekleri

Yazacağınız İngilizce e-posta’nın tonu, yazdığınız kişiyle olan ilişkinize göre belirlenir. Dikkat etmeniz gereken noktalar, karşınızdaki kişiyi ne kadar iyi tanıdığınız, sizin şirketinizde veya başka bir yerde çalışıp çalışmadığı ve hangi sektörde çalıştığıdır. 

Bu noktada aşağıda bir e-posta’nın en önemli unsurlarını ve cümlelerinizi kısa, basit ve anlaşılır tutmanın yollarını bulabilirsiniz:

1. Konu satırı

İngilizce e-posta’larınızda konu satırını net ve yerinde tutmanız gerekir. Konu satırı e-posta’nın ana mesajını vurgulamalıdır. Bu e-posta alıcılarınızın dikkatini çekecek ve odaklanmalarını sağlayacaktır. Konusu olmayan bir e-posta göz ardı edilebilir. Bu yüzden aşağıdaki örneklerdeki gibi konu satırları kullanmanız gerekir.

• Staff meeting Agenda 10th September – Personel toplantısı Gündemi 10 Eylül

Bazı gayri resmi durumlarda e-posta yazmak gerekli olmayabilir. Konu satırındaki her şeyi söyleyebilirsiniz.

• I’m not in the office tomorrow, please call X with any urgent issues. – Yarın ofiste değilim, lütfen herhangi bir acil sorun için X’i arayın.

2. Selamlama

E-postayı başlatmanın ve birkaç yolu vardır. Çoğu durumda, göndereni kopyalayabilir ve aynı selamlamayı kullanabilirsiniz, ancak ilk yazan sizseniz, bazı olasılık aşağıdaki şekildedir:

• Arkadaşlar ve meslektaşlar: “Hi” yani “Merhaba” gayri resmidir. Bu yüzden arkadaşlarınız ve meslektaşlarınız için kullanabilirsiniz. Kişiyi iyi tanıyorsanız “Hello” veya “Hello + ad” da kullanabilirsiniz.
• Tanıdıklar: Kişinin adını biliyorsanız “Dear Mr Jones – Sevgili Bay Jones” / “Dear Ms Jones – Sevgili Bayan Jones” kullanın. Mektuplarda olduğu gibi kadınlara yazarken Miss veya Mrs yerine Ms kullanın.
• Resmi e-posta’lar: Kişinin adını bilmiyorsanız “Dear Sir”, “Dear Madam” veya “Dear Sir / Madam” yazabilirsiniz.
• Bir grup insana yazmak: Bir grup insana yazıyorsanız, toplu bir isim kullanabilirsiniz: “Dear customers – Değerli müşteriler”, “Dear partners – Değerli ortaklar”.
• Aynı şirkette veya departmanda çalışan bir grup insana yazıyorsanız, “Dear All”, “Dear colleagues” veya “Hello everyone” yazabilirsiniz.
• Şirketinizdeki bir grup yöneticiye yazmak: Buraya “Dear Managers – Sayın Yöneticiler”, “Dear Directors – Sayın Yöneticiler” veya “Dear Board members – Sayın Yönetim Kurulu Üyeleri” yazabilirsiniz.
• Selamsız E-posta’lar: Genellikle şirket içinde iş arkadaşlarınıza hızlı e-posta’lar yazarsınız. E-posta’yı bu şekilde kullanmak neredeyse telefonu kullanmak gibidir. Bu durumlarda herhangi bir selamlama veya isim yazmanıza gerek yoktur, sadece e-posta’yı başlatmanız yeterlidir.

3. E-posta’yı Başlatma

İlk cümleniz okuyucuya e-postanızın ne hakkında olduğunu söylemelidir. İngilizce bir e-posta yazmanın en yaygın dört nedeni ve başlamak için kullanabileceğiniz bazı cümleler aşağıdaki şekildedir:

• Önceki bir e-postayı yanıtlama: “Thanks for the information – Bilgi için teşekkürler.”, “Thanks for your phone call – Telefonun için teşekkürler.”, “Thanks for getting me the figures – Rakamları bana getirdiğin için teşekkürler.”
• Kısa güncellemeler vermek: “Just a quick note to tell you…”, “Just a quick note to let you know…”, Just to update you on…”
• Bir ek gönderme: “Take a look at the attached file.”, “Have a quick look at the file I’ve attached about…”, “Thought you might find the attached interesting.”
• Planları değiştirme: “Sorry, but I can’t make the meeting tomorrow.”,  “Sorry, but I won’t be able to meet you next week.”, “Sorry, but something has come up and I can’t meet you for lunch.”

İlk cümlenizin sadece bir teması olmalıdır. Örneğin yazma nedeniniz yardım istemek, bilgi paylaşmak veya soru sormak olabilir. Bu farklı durumlar için ilk cümleniz aşağıdaki şekilde olabilir:

• “Have you got a few minutes to help me with…? – Bana… konusunda yardımcı olmak için birkaç dakikanız var mı?”
• “Just wanted to let you know… – Sadece bilmenizi istedim…” 
• “Regarding X, can you tell me if… – X ile ilgili olarak, bana söyleyebilir misiniz…?”

Yazmak için birden fazla nedeniniz varsa, her nedene kendi paragrafında yer verin. Paragrafınızın sadece bir satır uzunluğunda olması önemli değildir. Aslında, fazladan boşluk, e-posta alıcınızın yazmak için birden fazla nedeniniz olduğunu ve her nedenin diğerinden farklı olduğunu anlamasına yardımcı olur.

4. Ekler

E-postaya ekli belgeler ve dosyalar varsa, bunu yazarak belirtebilirsiniz:

• Please find attached… (formal) –   …  ekte bulabilirsiniz… (resmi)
• I’ve attached/I’m attaching…( informal) –   Ekledim / ekliyorum…(resmi olmayan)

5. İstekte bulunma

E-posta’nızda ne istediğinizi veya beklediğinizi açıkça belirtmelisiniz. İsteğinizi yapmak için aşağıdaki ifadeleri kullanabilirsiniz: 

•  I would appreciate it if you could….(formal) – Yapabilirseniz çok sevinirim….(resmi)
•  I would be grateful if you could…. (formal) – Yapabilirseniz minnettar olurum…. (resmi) 
•  Would you be able to….? (informal) – Yapabilecek misin….? (resmi olmayan)
•  Would you be able to write a short job description and send it back to me as soon as you can? (informal) – Kısa bir iş tanımı yazıp en kısa sürede bana geri gönderebilir misiniz? (resmi olmayan)
•  (Please) Could/Can you(please) …? (formal) – (Lütfen) Yapabilir misin/Yapabilir misin(lütfen) …? (resmi)
•  Could you send me the link when you have a moment? (informal) – Müsait olduğunuz bir zamanda bana linki gönderir misiniz? (resmi olmayan)

Talebinize aciliyet eklemek istiyorsanız, bir son tarih belirleyebilirsiniz:

• Could you please send me the report by Friday at the latest? –   Lütfen raporu en geç Cuma gününe kadar bana gönderir misiniz?
• I would appreciate it if you could send me the report by Friday at the latest –  Raporu en geç Cuma gününe kadar gönderirseniz sevinirim.

6. Bir isteği yanıtlama

İngilizce e-posta’ta bir talebe cevap verirken aşağıdaki ifadeleri kullanabilirsiniz. Bu ifadeler daha resmi e-posta’larda daha yaygındır:

• As requested, I have attached the document with the details – İstendiği gibi, ayrıntıları içeren belgeyi ekledim.

İsteği yerine getiremediyseniz, aşağıdakileri söyleyebilirsiniz:

• Unfortunately/I’m afraid I don’t have the information you asked for at the moment – Maalesef/Korkarım şu anda istediğiniz bilgilere sahip değilim.

Bu durumda, talebi gelecekte bir noktada yerine getirebileceğinize dair güvence vermeniz gerekir:

• As soon as we have an update, I will let you know – Bir güncelleme alır almaz size haber vereceğim.

7. Kapanış

Kapanış, e-posta’nın sonuna yaklaştığınızı belirtmenin iyi bir yoludur. İngilizce resmi bir e-posta’da kullanabileceğiniz bazı kapanış cümleleri aşağıdaki şekildedir:

• Please do not hesitate to contact us/me with any further queries – Başka sorularınız varsa lütfen bizimle/benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
• Contact us if you have any queries about the contract – Sözleşmeyle ilgili herhangi bir sorunuz varsa bizimle iletişime geçin.
• We are always available to answer your queries – Sorularınızı yanıtlamak için her zaman hazırız.
• If you need/require any further information, please do not hesitate/please feel free to contact us/me – Daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa/gereksinim duyarsanız, lütfen çekinmeyin/lütfen bizimle/benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
•  I look forward to hearing from you/seeing you next week/meeting you soon – Sizden haber almayı/gelecek hafta sizi görmeyi/yakında buluşmayı dört gözle bekliyorum.

İngilizce E-posta Örnekleri

Aşağıda örnek İngilizce e-posta örneklerini bulabilirsiniz:

 

Hi (İsim)

Just wanted to let you know we got the project! They’re signing tomorrow, so we should be starting the planning next week.

Regarding your presentation to them last year, do you still have the Powerpoint files?

Thanks

 

Dear Mr. (İsim),

My name is (e-posta gönderici adı), and I am writing to inquire about the availability of the apartment you listed on Kadıköy.

Could you please provide more details about the apartment? Specifically, I would like to know the rent amount, the move-in date, and the length of the lease. Additionally, is the apartment located near public transportation?

If the apartment meets my needs, I would like to schedule a viewing as soon as possible. Please let me know if this is possible and what times work best for you.

Thank you for your time, and I look forward to hearing back from you soon.

Best regards,

E-posta gönderici adı