Bir işletme sahibi olarak en önemli önceliklerinizden biri, gelir ve giderinizi yakından takip etmektir. Bunu etkili bir şekilde yapmanın yolu da, doğru muhasebe yazılımına sahip olmaktan geçer.
Doğru muhasebe yazılımını seçerken göz önünde bulundurmanız gereken birçok faktör vardır, özellikle de ödemeleri kaydetmek, giderleri takip etmek, müşterilere fatura kesmek ve faturalama gibi günlük muhasebe görevlerinizi yerine getirmenize yardımcı olacak bir programa ihtiyacınız varsa…
Bu işlevleri takip etmek için bir muhasebe yazılımını kullanmak, işletmenizin finansal sağlığı hakkında fikir sahibi olmanızı ve performansı çeşitli açılardan analiz etmenizi de sağlar.
Ancak işletmeniz için en iyi muhasebe yazılımını seçmek, özellikle küçük bir işletmeyseniz veya tek başınıza çalışıyorsanız zor olabilir. Üstelik birden fazla ülkede müşterileriniz varsa, düşünmeniz gereken farklı para birimleri ve vergi uygulamaları da vardır.
İlgili İçerik: İşletmenizi Bir Adım İleriye Götürecek Bulut Tabanlı Online Muhasebe Programları
Muhasebe Programı Nedir?
Muhasebe programı, işletmelerin faturalama ve gider takibi gibi defter tutma ve muhasebe görevlerini otomatikleştirmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış bir program paketidir.
Muhasebe Programı Seçimi Neden Önemlidir?
İşletmenize uygun bir muhasebe programı, uygun defter tutma ve nakit akışı yönetiminden faturalandırmaya kadar finansal başarınız için çok önemlidir. Ayrıca aşağıdakiler gibi bir dizi avantaj sunar:
- Defterlerinizi güncel tutar.
- Otomatik faturalama ve ödeme işlemleri müşterilerin borçlarını takip etmeyi kolaylaştırdığı için ödeme tahsilatlarını iyileştirir.
- Yanlış hesaplamalar, yanlış raporlama ve gözden kaçan işlemlerden kaynaklanan hataları azaltır.
- Daha doğru finansal raporlar ve belgeler oluşturur.
- Maliyetleri düşürür.
- İşletme vergilerinin hesaplanmasını ve dosyalanmasını kolaylaştırır.
- Daha fazla tasarruf için vergi indirimlerini en üst düzeye çıkarabilir.
Muhasebe programlarının birçok avantajı, işletmenizi daha verimli çalıştırmak için oldukça önemlidir. Muhasebe yazılımı sayesinde işletmeler kaynaklarını daha verimli kullanabilir ve üretkenliği artırabilir.
Başka bir deyişle, defter tutma, zaman takibini yönetme, ödemeleri takip etme veya envanter yönetimi ile mücadele etmeye daha az zaman harcayabilirsiniz.
Muhasebe Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Eskiden bir işletmenin defterlerini tutmak, rakamları kağıt bir deftere kaydetmek anlamına geliyordu, fakat artık öyle değil. Günümüzde her büyüklükteki işletme, gelirlerini takip etmenin yanı sıra satışları tahmin etmek ve envanteri yönetmek için muhasebe programlarını kullanır.
Ticari muhasebe programı, kağıt üzerinde muhasebenin getirdiği insan hatası potansiyelini büyük ölçüde azaltır ve kritik bilgilere yalnızca birkaç tuşa basarak erişmenizi sağlar.
Ancak bu kadar çok seçenek varken, işletmeniz için doğru muhasebe programını bulmak zor olabilir.
Aşağıda, işletmenizin ihtiyaçlarına en iyi şekilde hizmet edecek muhasebe programını bulmanıza yardımcı olacak ipuçlarını bulabilirsiniz:
1. Kullanıcı Dostu Yazılım
Kullanım kolaylığı, muhasebe sistemi satın alırken dikkate alınması gereken önemli bir faktördür. Kullanıcı dostu yazılım, size şirketinizin mali durumunu veren grafikleri gösteren kolayca kullanılabilir bir gösterge tablosu sağlar.
Son altı ayda şirkete giren veya çıkan nakit parayı, şirkete borçlu olunan faturaları veya şirket tarafından ödenecek faturaları ve tüm kullanıcı faaliyetlerini tek bir yerde görmenize yardımcı olur.
2. Çoklu Para Birimi İşlemleri
Farklı ülkelerde müşterileriniz varsa, araştırdığınız muhasebe yazılımının çoklu para birimi işlemlerini kolaylaştırdığından, döviz kurlarını ve dönüşümleri size kolaylık sağlayacak şekilde işlediğinden ve bu işlemleri temel para biriminizde gösterdiğinden emin olmanız gerekir.
3. Web Tabanlı Uygulama
Yeni nesil işletme sahipleri genellikle online muhasebe programı kullanmayı tercih eder. Çünkü hareket halindeyken bile işletmelerinin finansal verileriyle iletişim halinde olmayı ve nerede olurlarsa olsunlar müşterilere e-posta faturaları göndermeyi severler.
İşletmeler için web tabanlı muhasebe programları, işleri hızlandırmak için personel ile işbirliği yapmalarına da olanak tanır. En son finansal verilere her zaman ve her yerden erişim, kısa sürede karar vermelerine yardımcı olur.
4. Diğer İş Yazılımları ile Entegrasyon
Diğer iş yazılımlarının, muhasebe programınızla sorunsuz bir şekilde entegre olması gerekir. Seçiminizin sonuçlarını göz önünde bulundurmadan bir muhasebe programı seçmek, işletmeniz için zararlı olabilir ve yazılımlarınızın düzgün çalışmasını bozabilir.
Ayrıca, şimdi olmasa bile gelecekte işletmenizin verimliliğini artırmak için ek yazılım araçları satın alabilirsiniz. Bu nedenle, esnek ve entegrasyonu kolay bir yazılım satın almanız çok önemlidir.
5. Güvenli Veri
Çevrimiçi muhasebe programları ile işletmenin finansal verilerini harici sunuculara kaydedebilirsiniz. Bu sayede verileriniz, herhangi bir fiziksel tehlikeye karşı güvende olur.
Birçok işletme sahibi finansal verilerini harici sunucularda saklamaktan çekinir. Ancak, aslında orada kendi sunucularınızdan daha güvenlidir. Çünkü güvenliğini sağlamak için en son teknolojiler kullanılır.
6. Müşteri Desteği
Muhasebe programı seçerken bir diğer önemli, ancak en çok ihmal edilen faktör de destektir. Uygulama ne kadar kolay veya sorunsuz olursa olsun, zaman zaman BT yardımına ihtiyaç duyacağınız dönemler olacaktır. İşte bu noktada sunulan desteğin kalitesi devreye girer. Eğer destek sağlanmıyorsa, yaptığınız yatırım hiçbir işe yaramaz.
Ucuz muhasebe programı satın aldığınızda, yeterli destek sunulmaması (bu yüzden ucuzdurlar) veya mesai saatleri dışında kimseye ulaşamama ihtimaliniz vardır.
Örneğin, mesai saatleri dışında yardıma ihtiyacınız varsa ve sorununuzu çözecek kimse yoksa, bu operasyonlarınızın devam etmesini engeller.
7. Fiyatlandırma
Muhasebe programının fiyatı, işletmeniz için doğru çözümü seçmenizde önemli bir faktördür.
Birçok şirket masaüstü tabanlı bir çözüm sunarak tek seferlik bir ücret talep ederken, bazı SaaS çözümleri aylık bir ücret talep eder.
Raporlar ve analizler, otomatik ödeme hatırlatıcıları, envanter yönetimi, proje takibi, satış takibi ve daha fazlası gibi daha gelişmiş özelliklere sahip olmak istiyorsanız, daha fazla para harcamanız gerekebilir. Bununla birlikte, bazı şirketler yazılımlarının ücretsiz bir sürümünü sunar, ancak işlevler oldukça sınırlıdır (küçük işletmeler için yararlıdır).
8. İhtiyaçlar ve Muhasebe Becerileri
Doğru muhasebe programını bulmak için en iyi seçeneğiniz, işletmenizin nasıl çalıştığına bakmak ve ardından piyasadaki farklı yazılım türlerini dikkatli bir şekilde değerlendirmektir. İşletmeniz yılda birkaç milyon TL kazanıyorsa, 50.000 TL’den daha az kazanan bir işletmeden çok farklı muhasebe ihtiyaçları olacaktır.
9. Eklenti Özellikleri
Eklentiler, bir işletme muhasebesi uygulamasına ekstra işlevsellik getirir. Örneğin, yazılıma uzaktan erişmenize, çevrimiçi ödeme kabul etmenize ve muhasebe yazılımını e-ticaret yazılımınızla entegre etmenize izin verebilir. Muhasebe yazılımını vergi yazılımıyla uyumlu hale getiren eklentiler de vardır. Sizin de bu tür işlevsel özelliklere ihtiyacınız varsa, seçiminizi buna göre yapmanız önemlidir.
10. Dahil Edilen Modüller
İşletmenin kapsamını ve muhasebe paketinin amacını tanımladıktan sonra yazılım olanaklarını tarayın. Kapsamınızı belirledikten sonra her muhasebe paketi için hangi modüllerin temel fiyata dahil olduğunu ve hangi modüllerin ek bir maliyeti olduğunu belirleyin. Örneğin, bazı yazılım üreticileri bordro modülü için ek ücret talep etmektedir.
11. Erişim ve Taşınabilirlik
Tek bir ofisinize varsa ve aynı ofiste işlerinizi devam ettirmeyi planlıyorsanız, bir ağ sunucusuna yüklenen herhangi bir muhasebe programı işletmeniz için uygundur. Ancak birden fazla lokasyonunuz varsa veya olmasını planlıyorsanız, gerekirse saha çalışanlarının muhasebe yazılımına nasıl erişeceğini düşünmeniz gerekir. Birden fazla lokasyonu olan küçük bir işletmeyseniz veya evden çalışıyorsanız, internet tabanlı yazılım en iyi seçim olabilir.
Muhasebe Programı Kullanmanın Dezavantajları
Bugün okuduğunuz hemen hemen her makale veya rapor, işletme sahiplerinin teknolojiyi işlerinin her yönüne dahil etmelerinin avantajlarından bahseder. Ancak bir muhasebe programı, her işletme için iyi bir fikir olmayabilir. Freelance çalışıyorsanız veya küçük bir işletmeniz varsa, muhasebe programı kullanmanın avantajlarının yanı sıra elde edilen dezavantajları da göz önünde bulundurmanız gerekir:
1. Fiyatlandırma
Bazı işletme muhasebe programları makul fiyatlı olsa da, yazılımın maliyeti, yazılımı kullanmanın tek maliyeti değildir. Muhasebe yazılımı, RAM, işlemci hızı ve sabit disk belleği açısından bilgisayar kullanımı için minimum standartlar gerektirir. Muhasebe verilerinizin yedeğini almak, kolayca bir flash sürücüye kopyalanabilen bir Excel elektronik tablosundan daha fazla depolama alanı gerektirebilir. Yazılım için teknik destek ekstra ücrete tabi olabilir ve yükseltmeleri almak için yıllık lisans ücretlerine tabi olabilirsiniz. Ayrıca yazılım kurulumu veya muhasebe kurulumu konusunda yetenekli değilseniz, bu görevleri sizin için yerine getirmesi için bir danışman tutma maliyetine de katlanmanız gerekir.
2. Zorluk
Bazı muhasebe programları özellikle muhasebeci olmayanlar için tasarlanmıştır, ancak herhangi bir yazılım paketine geçerken yine de bir öğrenme eğrisi vardır. Daha önce hiç muhasebe yazılımı kullanmadıysanız, muhasebe terimlerini, düzenlerini öğrenmek ve uygun bir kurulum belirlemek, yazılımı kullanmaktan elde edilen faydalardan daha zor olabilir.
3. Zaman
Giderlerin ve faturaların muhasebe yazılımında işlenmesi genellikle giderin bir deftere veya elektronik tablo yazılımına kaydedilmesinden ve elle yazılmış faturalar veya elektronik tablo tabanlı faturalar oluşturulmasından daha fazla zaman alacaktır. Bilgisayar kullanmak günlük rutininizin büyük bir parçası değilse, temel günlük finansal verileri işlemek için gereken zaman, yazılımdan elde edilen herhangi bir faydadan daha ağır basabilir.
En Çok Sorulan Sorular
1. Muhasebe yazılımı seçerken göz önünde bulundurmanız gerekenler faktörler nelerdir?
Muhasebe yazılımı seçerken göz önünde bulundurulması gereken dört faktör; iş ihtiyaçları, ekip büyüklüğü, bütçe ve teknik bilgi birikimidir. Bu faktörler, yalnızca defter tutma için temel bir çözüm mü yoksa muhasebe, bordro ve ERP’yi birleştiren tam teşekküllü bir finansal çözüm mü seçeceğinizi belirleyecektir.
2. En iyi muhasebe programı hangisidir?
Çoğu şirketin muhasebe için kullandığı program, vergi kurallarına bağlı olarak bölgeden bölgeye değişmektedir. NetSuite, SAP ve Dynamics 365 büyük şirketler için en popüler muhasebe sistemleri arasındadır. Küçük işletmeler ve freelance çalışanlar, hesaplarını yönetmek ve bazı finansal süreçlerini basitleştirmek için Logo Muhasebe Programı, Zirve Muhasebe Programı, Mikro Muhasebe Programı, Luca Muhasebe Programı, Paraşüt Muhasebe Programı, Akınsoft Muhasebe Programı, Eta Muhasebe Programı, Orka Muhasebe Programı, FreshBooks, QuickBooks ve Zoho Books gibi araçları kullanır.
3. Mac için ücretsiz muhasebe programı var mıdır?
En iyi Macbook muhasebe programı FreshBooks’tur. FreshBooks, sezgisel fatura oluşturma, güçlü otomasyon ve yerleşik zaman yönetimi sayesinde Mac için en iyi muhasebe yazılımıdır.
4. Muhasebe programı fiyatları hangi faktörlere göre değişiklik gösterir?
Muhasebe programı fiyatları, içerdiği özelliklere, desteklenen kullanıcı sayısına vb. faktörlere bağlı olarak değişir. Ancak çoğu şirket birden fazla plan sunar.
Yazılım için aylık yerine yıllık ödeme yapmak isterseniz, genellikle indirimli fiyatlar mevcuttur.
En iyi muhasebe yazılımı şirketlerinin çoğu, maliyeti önemli ölçüde düşüren bulut tabanlı yazılımlar sunar. Kapsamlı bir planda aramanız gereken diğer gelişmiş özellikler aşağıdakileri içerir:
- Zaman ve gider takibi
- Yinelenen faturalama
- Proje takibi ve faturalandırma
- Tam muhasebe
- Gelişmiş raporlama özellikleri
Şirketler ayrıca yazılımın yeteneklerini artırmak veya diğer iş programlarına bağlamak için genellikle entegrasyonlar sunar.
5. Excel muhasebe programı mıdır?
Birçok kişi Excel’i muhasebe programı olarak düşünmese de, program küçük işletmelerin defter tutma işlemleri için değerli olabilir. Excel defter tutma şablonları oluşturmak, günlük görevleri otomatikleştirmenize, zamandan tasarruf etmenize ve hata olasılığını en aza indirmenize yardımcı olabilir.
Fakat bunlar genellikle işletme sahiplerinin muhasebe ihtiyaçlarını karşılamak için ihtiyaç duydukları sağlam işlevselliği ve muhasebe araçlarını sunmaz. Bunun yerine Excel ön muhasebe programı olarak kullanılabilir.
6. Muhasebe yazılımı türleri nelerdir?
Üç tür muhasebe yazılımı vardır. Bunlar masaüstü, bulut ve hibrit sistemlerdir. Masaüstü muhasebe yazılımını bilgisayarınızda kullanırsınız ve internet erişimi olmadan çalışır. Bulut muhasebe yazılımı verileri bulutta kalır; bunlara internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişebilirsiniz. Hibrit muhasebe yazılımı, masaüstü ve bulut yazılımının özelliklerini birleştirerek hem çevrimiçi hem de çevrimdışı olarak bu programları çalıştırmanıza olanak tanır.
7. En iyi iphone muhasebe programı hangisidir?
En iyi iPhone muhasebe programı tercihi, kullanıcıların ihtiyaçlarına, işletmenin büyüklüğüne ve muhasebe süreçlerine bağlı olarak değişebilir. Ancak, bazı popüler ve genellikle önerilen iPhone muhasebe uygulamaları aşağıdakileri içerir:
- Paraşüt
- KolayBi
- Logo İşbaşı
- QuickBooks
- FreshBooks
- Xero
- Wave
8. Ön muhasebe programı nedir?
Ön muhasebe, muhasebe departmanına gitmeden önce tüm finansal bilgilerin toplanması, tasnif edilmesi ve kaydedilmesinden oluşan muhasebe sürecinin ilk adımıdır. Şirketlerin giderlerini takip etmelerini ve bilinçli satın alma kararları almalarını sağlar.
Ön muhasebe programı ise, işletmelerin finansal işlemlerinin kaydedilmesi, izlenmesi ve raporlanmasında kullanılan bir tür muhasebe yazılımıdır. Genellikle işletmelerin günlük muhasebe faaliyetlerini yönetmek için kullanılır.
