Her gün kullandığınız hizmetleri düşünün. Filmler, TV şovları ve müzik için Netflix ve Spotify; fotoğrafları depolamak ve paylaşmak için Dropbox, iCloud ve Facebook; arkadaşlarınız, aileniz ve iş arkadaşlarınızla iletişim kurmak için Zoom, Skype ve Slack.
Peki bu hizmetlerin hepsinin ortak noktası nedir?
Bu hizmetlerin tümü bulut tabanlı uygulamalardır. Bunlara erişmek için ihtiyacınız olan tek şey, bir internet bağlantısı ve uyumlu bir cihazdır.
Muhasebe yazılımları da bu teknolojik gelişmelere ayak uydurmuştur. Artık dizüstü bilgisayarınıza bir muhasebe programı yüklemeniz ve onu gittiğiniz her yere yanınızda taşımanız gerekmez. Bunun yerine artık muhasebe sisteminize bulut üzerinden erişebilirsiniz. Herhangi bir cihazdan, herhangi bir web tarayıcısından, ihtiyacınız olan her yerden ve her zaman.
Bulut Tabanlı Muhasebe Programı Nedir?
Bulut tabanlı muhasebe programı, internet üzerinden bir sistemdeki mali durumunuza erişmenin, bunları güncellemenin ve kaydetmenin bir yoludur (çevrimiçi muhasebe yazılımı olarak anılır). Yazılım uzak sunucularda barındırılır ve tüm veriler bulutta depolanır, yani birden fazla cihazdan erişebilir ve hesapta aynı anda çalışan birden fazla kullanıcıya sahip olabilirsiniz.
Bulut tabanlı muhasebenin kullanıma sunulmasından önce kendi hesaplarını yapmak isteyen işletme sahipleri için tek seçenek, yazılımı belirli masaüstü veya dizüstü bilgisayarlara yüklemek ve bu tek cihazı kullanmakla sınırlı kalmak ya da hesaplamalarını bir bilgisayarda manuel olarak elektronik tablo ile yapmaktı.
Ancak, işletme finansmanınızı yönetmek artık bir angarya olmak zorunda değil. Bulut muhasebe çözümleri, işletmenizin muhasebesini çok daha kolay ve çok daha verimli hale getirdi. Hatta hesaplarınızı bir butona dokunarak yönetebilmenizi sağlayacak kadar ileri gitti.
İlgili İçerik: Mali Tablo Nedir? Neden Düzenlenir?
Bulut Tabanlı Muhasebe Programı Nasıl Çalışır?
Bulut muhasebe sistemleri, güvenli şifreleme ile tamamen çevrimiçi yönetilir. Bu, verilerinizin güvenli bir şekilde saklandığı ve yalnızca oturum açma bilgileriniz ve parolanızla erişilebileceği anlamına gelir.
Bulut muhasebe yazılımının en yaygın biçimi, kullanıcıların devam eden güvenlik yükseltmelerinden, anında yazılım güncellemelerinden ve banka hesapları gibi diğer çevrimiçi uygulamalara bağlanıp entegre olma yeteneğinden yararlandığı SaaS veya “Hizmet Olarak Yazılım”dır.
Bulut Tabanlı Muhasebe Programının Avantajları Nelerdir?
Aşağıdaki listede bulut tabanlı muhasebe programının bazı avantajlarını bulabilirsiniz:
1. İstediğiniz zaman erişim
Geleneksel muhasebe yazılımının belki de en büyük dezavantajı, ürünü masaüstü veya dizüstü bilgisayarınıza kurmanız ve ardından mali durumunuzu yönetmek istediğiniz her an aynı cihazı kullanmanız gerekmesidir. Bulut tabanlı bir muhasebe sistemi ile ofiste masaüstünüzden, eve giderken tabletinizden veya hareket halindeyken telefonunuzdaki bir mobil uygulama aracılığıyla üzerinde çalışabilirsiniz.
2. Koruma ve güvenlik
Hesaplarınıza her eriştiğinizde ve güncellediğinizde, ayrıntıların bir bankada kilitli olduğunu hayal edin. Bulut tabanlı muhasebe yazılımıyla elde ettiğiniz koruma seviyesi budur. Verileriniz veri merkezlerindeki sunucularda saklanır ve sadece giriş bilgileriniz ve şifreniz ile erişilebilir.
Geleneksel muhasebe yazılımının aksine verilerinizin bozulma veya kaybolma riski yoktur. Masaüstünüzde bir sorun varsa, yazılımı yeniden yüklemeniz gerekmez; bunun yerine başka bir cihazda çevrimiçi hesabınızda oturum açmanız yeterlidir.
Bulut tabanlı yazılımla, ürünün en son sürümünü kullanmanın avantajını da yaşarsınız. Tüm güncellemeler otomatik olduğundan, bir güncelleme dosyasını manuel olarak yüklemek için zaman harcamanız gerekmez. Harcamanız gerekebilecek tek çaba, uygulamadan yüklemeye hazır daha yeni bir sürümün olduğunu belirten bir istemi tıklamaktır.
3. Otomatik bilgi güncelleme
Bir işlemi her kaydettiğinizde, veriler gerçek zamanlı olarak otomatik olarak güncellenir. Bu, bir iş ortağınız varsa ve ikiniz de hesaplar üzerinde çalışıyorsanız, yapılan değişiklikleri anında görebileceğiniz ve tekrarlama riskini azaltabileceğiniz anlamına gelir.
Bir banka hesabı ile entegre ederseniz, gelen ve giden tüm ödemeleri de görebilirsiniz. Diyelim ki potansiyel bir yatırımcıyla bir satış konuşmanız var. Geleneksel muhasebe yazılımıyla, mevcut mali resmi sağlamak için tüm harcamalarınızı ve ödemelerinizi eklemek için zaman harcamanız gerekebilir. Bulut tabanlı muhasebe yazılımıyla finansal bilgileriniz anında gelir. Tek yapmanız gereken en son pozisyonu almak için hesabınıza giriş yapmaktır.
4. Zamandan tasarruf
Geleneksel muhasebe yazılımını kullanmak çok zaman alabilir. Bir bilgisayar sistemi kullanıyor olsanız bile bu yine de manuel bir işlemdir. Bulut tabanlı muhasebe programları ise, finansal verilerinizi sizin için otomatik olarak sınıflandırır ve raporlar. Tek yapmanız gereken bir, iki butona tıklamaktır.
5. Ölçeklenebilir iş büyümesi
İşlem verileri için neredeyse sınırsız bir kapasiteye sahip olan bulut tabanlı çevrimiçi muhasebe, işinizi büyütürken artan finansal ihtiyaçlarınızı karşılamanıza yardımcı olmak için idealdir.
Geleneksel Muhasebe vs Bulut Tabanlı Muhasebe
Bulut tabanlı yazılımın en önemli avantajı, herhangi bir çalışanın herhangi bir cihazdan oturum açarak programa erişebilmesidir. Bu, yazılıma yerinde, genellikle sunucunun yakınında erişme zorunluluğunda bir değişikliktir. Yazılıma her yerden erişme özgürlüğüne sahip olmak, işletmelere bir VPN kurmak veya geleneksel yazılımları tutmak için fazladan makine ve lisans satın almak zorunda kalmayarak zamandan ve paradan tasarruf sağlar.
Bulut yazılımı, özellikle hizmet olarak yazılım sistemleri, paradan tasarruf etmenize ve kendi sunucunuzun bakımını yapma konusunda endişelenmenize de yardımcı olabilir. Bulut yazılım aboneliği ile sadece teknik destek ve sunucu barındırma anlaşmasını ödersiniz. Artık herhangi bir güncelleme veya veri yedeklemesinden kendi personelinizin sorumlu olması gerekmez.
Bulut tabanlı muhasebe yazılımı, ihtiyacınıza göre işletmenizle birlikte ölçeklenir. Hesap eklemek, pahalı yeni lisanslar satın almaktan çok daha az sancılı bir süreçtir. Tıpkı bir akıllı telefondaki bir uygulamayı günceller gibi yalnızca yazılımı güncelleyerek en son teknoloji sürümleriyle güncel kalabileceğiniz çevrimiçi yazılım çok daha dinamiktir.
Farklı Muhasebe Yazılımı Türleri Nelerdir?
Genellikle kullanılan üç tür muhasebe yazılımı uygulaması vardır.
1. Ticari muhasebe yazılımı
Ticari muhasebe yazılımı, temel özellikler sağlayan basit uygulamalardan eksiksiz muhasebe işlevselliği sunan tam hizmet uygulamalarına kadar uzanır. Aralarından seçim yapabileceğiniz çeşitli eklenti modülleri de vardır. Ticari yazılımlar genellikle abonelik yoluyla SaaS (Hizmet Olarak Yazılım) veya buluttan sağlanan indirilebilir bir uygulama olarak mevcuttur.
2. Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımı
ERP genellikle yalnızca en büyük şirketler tarafından kullanılır. ERP yazılımı herkesin bildiği gibi pahalıdır ve milyar dolarlık bir şirket değilseniz, muhtemelen ihtiyaç duyacağınızdan çok daha fazladır.
3. Özel muhasebe yazılım uygulamaları
Bunlar yaklaşık yirmi yıl önce popülerdi, ancak artık ticari muhasebe yazılımlarında bulunan özelliklerin kapsamı nedeniyle çoğunlukla ofislerde kullanılmamaktadır. Özel paketler, değerlerinden daha fazla sorun çıkarabilir ve genellikle diğer uygulamalarla entegre olmaz.
Bulut Yazılımları Güvenli mi?
Bulut yazılımını daha önce kullanmayanlar kullanıcılar, bu yazılımları kafa karıştırıcı, hatta göz korkutucu bulabilir. Çoğu kişi, bilgilerinin nerede olduğunu fiziksel olarak görmediği için bulutun güvenli olmadığı sonucuna varır. Fakat bulut yazılımı genellikle verileriniz için daha güvenli bir seçenek olarak kabul edilir.
Geleneksel yazılımda, tüm veriler tek bir cihazda veya yerinde barındırılan bir sunucuda kalır. Bu, verilerinizi doğal afetler veya hırsızlık gibi şeylerden kaynaklanan kayıplara karşı savunmasız bırakır. Bulut yazılımı sağlayıcıları, verileri çeşitli konumlarda depolar ve yedekler. Bir konumdaki sunucuya bir şey olursa, farklı bir konumdaki verileriniz hâlâ %100 sağlamdır. Ayrıca çalışanların flash sürücüler veya e-posta gibi güvenli olmayan yollarla veri paylaşma olasılığı daha düşüktür. Bulut yazılımı, iki faktörlü kimlik doğrulamayı bile ayarlayabileceğiniz parola korumalı hesaplar gerektirir.
İşletmenizi Bir Adım İleriye Götürecek Bulut Tabanlı Online Muhasebe Programları
Aşağıdaki listede en popüler bulut tabanlı online muhasebe programlarının bir listesini bulabilirsiniz:
1. Zoho Books
Başlangıç Fiyatı: aylık 15 dolar (yıllık faturalandırılırsa)
Ücretsiz Deneme: var
Temel Özellikler: faturalama, bordro, mobil uygulama
Zoho Books, küçük ve orta ölçekli işletmeler için kapsamlı bir çevrimiçi muhasebe yazılımıdır. Gelirinizi, giderlerinizi, vergilerinizi, envanterinizi, projelerinizi, ilgili kişilerinizi ve daha fazlasını yönetmenizi sağlar. Ayrıca diğer Zoho ürünleri ve PayPal, Stripe, Shopify vb. üçüncü taraf uygulamalarıyla entegre olur. Zoho Books’un yıllık geliri 50.000 dolardan az olan işletmeler için ücretsiz bir planı ve aylık 10 dolardan başlayan ücretli planları vardır.
2. QuickBooks Online
Başlangıç Fiyatı: ilk 3 ay aylık 15$, ardından aylık 30$
Ücretsiz Deneme: 30 gün
Temel Özellikler: faturalama, vergi indirimlerini en üst düzeye çıkarma, takip
QuickBooks Online, mali durumunuzu düzenlemenize ve işinizi verimli bir şekilde yürütmenize yardımcı olan en popüler muhasebe yazılımlarından biridir. Fatura oluşturmanıza, giderleri takip etmenize, nakit akışını yönetmenize, vergileri hazırlamanıza ve daha pek çok şeye olanak tanır. Ayrıca Square, Shopify, Mailchimp, vb. gibi 650’den fazla uygulama ve platformla bağlantı kurar. QuickBooks Online’ın seçebileceğiniz dört planı vardır: Simple Start (ayda 25$), Essentials (ayda 50$), Plus (ayda 80$) ve Advanced (ayda 180 ABD doları).
3. FreshBooks
Başlangıç Fiyatı: ayda 15 dolar
Ücretsiz Deneme: 30 gün
Temel Özellikler: sınırsız faturalama, mobil uygulama, sınırsız harcama takibi
FreshBooks, freelance çalışanlar ve küçük işletmeler için muhasebeyi kolay ve eğlenceli hale getiren, ödüllü bir çevrimiçi muhasebe yazılımıdır. Profesyonel faturalar oluşturmanıza, zamanı takip etmenize, ödemeleri kabul etmenize, harcamaları yönetmenize, müşterilerle işbirliği yapmanıza ve daha pek çok şeye olanak tanır. Ayrıca Gusto, Slack, Zapier vb. gibi 100’den fazla uygulama ve platformla entegre olur. FreshBooks’un dört fiyatlandırma katmanı vardır: Lite (ayda 15 dolar), Plus (ayda 25 dolar), Premium (ayda 50 dolar) ve Select (özel fiyatlandırma).
4. Wave Accounting
Başlangıç Fiyatı: ücretsiz
Ücretsiz Deneme: var
Temel Özellikler: faturalama, muhasebe, makbuz taraması
Wave Accounting, mali durumunuzu zahmetsizce yönetmenize yardımcı olan ücretsiz bir çevrimiçi muhasebe yazılımıdır. Küçük işletmeler için ideal olan ücretsiz bir çevrimiçi muhasebe yazılımıdır. Yazılım, fatura oluşturmanıza ve göndermenize, gelir ve giderleri izlemenize, makbuzları taramanıza ve raporlar oluşturmanıza olanak tanır. Wave Accounting ayrıca ek bir ücret karşılığında kullanılabilen bir bordro özelliğine sahiptir. Wave Accounting, Stripe, PayPal, Etsy ve Zapier gibi popüler uygulamalarla da entegre olur.
5. TallyPrime
Başlangıç Fiyatı: ayda yaklaşık 15 dolar
Ücretsiz Deneme: 30 gün
Temel Özellikler: envanter yönetimi, GST uyumluluğu, bankacılık
TallyPrime, yaygın olarak kullanılan bir çevrimiçi muhasebe yazılımıdır. TallyPrime, muhasebe, envanter, vergilendirme, bankacılık ve bordro ihtiyaçlarınızı yönetmenize yardımcı olur. TallyPrime ayrıca birden çok dili, para birimini ve GST rejimini destekler. TallyPrime’ın tek seferlik satın alma fiyatı yaklaşık tek bir kullanıcı lisansı için 242 dolar, çok kullanıcılı bir lisans için ise 702 dolardır.
6. Xero
Başlangıç Fiyatı: ayda 13 dolar
Ücretsiz Deneme: 30 gün
Temel Özellikler: teklifler, faturalar, banka mutabakatı, mobil uygulama.
Xero, dünya çapında 2 milyondan fazla kullanıcının güvendiği bulut tabanlı bir web muhasebe yazılımıdır. Mali durumunuzu yönetmenize ve işinizi büyütmenize yardımcı olan güçlü özelliklere sahiptir. Kolayca fatura oluşturabilir, faturaları takip edebilir, banka işlemlerinizi yapabilir, vergileri hesaplayabilir, raporlar oluşturabilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz. Ayrıca Xero’yu işletmeniz için kullandığınız Shopify, Square, HubSpot vb. 800’den fazla uygulama ve hizmetle entegre edebilirsiniz. Xero’nun seçebileceğiniz üç planı vardır: Early (9$/ay), Growing (30$/ay) ve Established (60$/ay). Ayrıca 30 gün boyunca ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.
7. Sage Business Cloud Accounting
Başlangıç Fiyatı: ayda 10 dolar
Ücretsiz Deneme: 30 gün
Temel Özellikler: alacak hesaplarını takip etme, faturalama, otomatik banka mutabakatı
Küçük ve orta ölçekli kuruluşlar için Sage Business Cloud Accounting, hepsi bir arada bir çevrimiçi muhasebe yazılımı çözümüdür. Faturalandırma, gider takibi, finansal raporlama ve proje yönetimi gibi işlevlere sahiptir. Sage şirketi Cloud Accounting’in, ödeme işleme ve envanter yönetimi yazılımı da dahil olmak üzere çok sayıda başka şirket aracıyla etkileşime girme yeteneği, başlıca avantajlarından biridir. Ayrıca, şirketlerin hareket halindeyken mali durumlarını yönetmelerini kolaylaştıran bir mobil uygulama sağlar.
8. KashFlow
Başlangıç Fiyatı: ayda 13,20 dolar
Ücretsiz Deneme: 14 gün
Temel Özellikler: faturalama, gider takibi, bordro, finansal raporlama
KashFlow, küçük işletmeler için tasarlanmış bir çevrimiçi muhasebe yazılımıdır. Faturalama, gider takibi, finansal raporlama ve bordro yönetimi gibi özellikler sunar. KashFlow’un en önemli özelliklerinden biri, işletmelerin mali durumlarını yönetmelerini kolaylaştıran kullanıcı dostu arayüzüdür. Ayrıca, işletmelerin hareket halindeyken mali durumlarını yönetmelerini kolaylaştıran bir mobil uygulama sunar. KashFlow ayrıca ödeme işleme ve proje yönetimi yazılımı gibi diğer çeşitli iş araçlarıyla da entegre olur.
9. FreeAgent
Başlangıç Fiyatı: ayda 10 dolar
Ücretsiz Deneme: 30 gün
Temel Özellikler: giderler, faturalar, bankacılık, mobil uygulama.
Küçük işletmeler ve freelance çalışanlar, FreeAgent adlı çevrimiçi muhasebe aracını kullanabilir. Faturalandırma, gider takibi, finansal raporlama ve proje yönetimi gibi işlevlere sahiptir. FreeAgent’ın en önemli özelliklerinden biri, işletmelerin otomatik ödeme hatırlatıcıları ve yinelenen faturalar ayarlamasına olanak tanıyan otomasyon yetenekleridir. Ayrıca, ödeme işleme ve CRM yazılımı gibi diğer çeşitli iş araçlarıyla da bütünleşir.
10. Accounting Suite
Başlangıç Fiyatı: Ayda 19 dolar
Ücretsiz Deneme: 30 gün
Temel Özellikler: bankacılık, muhasebe, fatura & faturalama, harcama takibi,
Accounting Suite, küçük ve orta ölçekli işletmelerin mali durumlarını ve muhasebe işlemlerini yönetmelerine yardımcı olan bulut tabanlı bir çözümdür. Kullanıcıların herhangi bir cihazdan fatura oluşturmasına, giderleri takip etmesine, raporlar oluşturmasına ve verilerine erişmesine olanak tanır. Accounting Suite; PayPal, Stripe, Shopify ve QuickBooks gibi popüler üçüncü taraf uygulamalarıyla da entegre olur. Accounting Suite ile kullanıcılar, muhasebe süreçlerini basitleştirebilir ve işlerini büyütmeye odaklanabilir.
Bulut Tabanlı Muhasebe Programları İlgili En Çok Sorulan Sorular
1. Küçük işletmeler için hangi muhasebe sistemi yararlıdır?
Seçeceğiniz muhasebe yazılımı küçük işletmenizin bireysel ihtiyaçlarına bağlı olsa da, yukarıdaki listedeki bulut tabanlı muhasebe çözümlerinden birini seçmenizi öneririz.
2. Çoğu küçük işletme hangi yazılımı kullanıyor?
Çoğu küçük işletmenin iyi bir muhasebe yazılımına, belge yönetimi yazılımına ve CRM yazılımına ihtiyacı vardır. En iyi seçeneğiniz, bu işlevlerin üçünü de gerçekleştirebilen veya mevcut platformlarla sorunsuz bir şekilde entegre olabilen kapsamlı bir yazılım bulmaktır.
3. En ucuz muhasebe yazılımı hangisidir?
Wave’in muhasebe yazılımı tamamen ücretsizdir. Ancak, Wave gibi ücretsiz bir muhasebe yazılımı seçmeden önce işletmeniz için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere sahip olduğundan emin olun.
