Şirket organizasyon şemaları, organizasyon yapılarını, hiyerarşileri ve ilişkileri açık ve şeffaf bir şekilde tasvir edecek şekilde tasarlanmıştır.
Peki organizasyon şeması tam olarak nedir?
Organizasyon Şeması Nedir?
Organizasyon şeması, bir organizasyonun yapısının grafiksel bir temsilidir. Spesifik olarak tanımlamak gerekirse, şirketler içindeki rollerin, sorumlulukların, hiyerarşilerin ve raporlama hatlarının görselleştirilmesidir. 1855 yılında, yönetici Daniel McCallum, New York ve Erie Demiryoluna atıfta bulunan ilk modern organizasyon şemasını yaratmıştır.
1920’lere kadar organizasyon şemaları ağırlıklı olarak mühendislikte kullanılıyordu. Ancak iş dünyasına ve insan kaynakları yönetimine yerleşmeleri uzun sürmedi. Bugün, işletmeleri organizasyon şemasız hayal etmek neredeyse imkansız. Gelecekte organizasyon şemaları, çevik çalışma yöntemleri nedeniyle sürekli değişen esnek yapıları giderek daha fazla yansıtmak zorunda kalacak.
Şirketler ayrıca organizasyon şemalarında potansiyel organizasyon yapılarını ve iş akışlarını simüle etmek ve bunları birbirlerine karşı tartmakla giderek daha fazla ilgilenmektedir. Yalnızca bu mümkün olduğunda işletmeler, esnek kurumsal tasarım ve veri destekli gelecek planlamasının birleşiminde yatan potansiyellerinden tam olarak yararlanır.
Organizasyon Şeması Neden Önemlidir?
İşletmelerin organizasyon şemalarını kullanmasının birçok nedeni vardır. Şirket hiyerarşisini anlamak, iyileştirme alanlarını saptamak, çalışanlara netlik sunmak ve departmanlar arasındaki iletişimi geliştirmek bunlara sadece birkaç örnektir.
1. Şirket hiyerarşinizi anlamak
İşinizin hiyerarşisini sağlam bir şekilde kavramak, şirketteki herkes için faydalıdır. Liderlik için, ekiplerin birlikte nasıl çalıştığını ve herkesin şirket yapısında nerede oturduğunu görselleştirmeye yardımcı olur. Çalışanlar için kime rapor vermeleri gerektiğini ve büyük resme nasıl uyduklarını gösterir. Basitçe söylemek gerekirse, bir organizasyon şeması, şirketlerin etkili bir şekilde nasıl iletişim kuracaklarını ve şirket hedeflerine ulaşmak için birlikte nasıl çalışacaklarını daha iyi anlamalarına yardımcı olur.
2. İyileştirme alanlarını belirleme
Bir organizasyon şeması ile şirket yapınızdaki verimsizlikleri vurgulayabilir ve nasıl iyileştirmeler yapabileceğinizi belirleyebilirsiniz. Ekibinizin birlikte nasıl çalıştığını ve yapının nerelerde iyileştirilebileceğini belirleyerek bu bilgilere göre gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz.
3. Netlik sağlama
Bir organizasyon şeması, herkesin şirketteki veya projedeki rolünü netleştirir. İster hiyerarşik ister yatay olsun, herkes büyük resme nasıl uyduğunu, ekibinde kimlerin olduğunu ve tavsiye ve rehberlik için kime gidebileceğini bilir.
4. İletişimi geliştirmek
Resmi ilişkileri açıkça ortaya koyarak ekip üyeleri arasında daha iyi bir iletişim sunabilirsiniz. Bu, bireylerin kime ulaşacaklarını tam olarak bilemeyebilecekleri çapraz işlevli ekipler için özellikle yararlıdır. Yerinde bir organizasyon şeması ile ekip üyelerinin diğer departmanlardan kimlerle iletişim kurabileceği açıktır.
Organizasyon Şemalarının Sınırlamaları
Organizasyon şemaları, her organizasyonun sahip olması ve kullanması gereken temel ve güçlü araçlar olsa da, bazı sınırlamaları da vardır:
- Organizasyon şemaları yalnızca resmi ilişkilerin görsel temsilleridir ve herhangi bir yaratıcı ve üretken ortamın kalbinde yer alan gayri resmi etkileşimlerin tüm dinamizmini yakalamaz.
- Yalnızca bir kuruluşun yapısına ilişkin üst düzey bir genel bakış sağlar ve genellikle aşırı basitleştirme riskine yol açar.
- Organizasyon şemaları, iletişim ve ilişkilerden ziyade tamamen bir güç ve karar alma yapısını tanımlıyormuş gibi kolayca yanlış yorumlanabilir.
- Organizasyon şemaları, otorite ve mülkiyetin varlığını göstermede iyi olsa da, kapsamlarını ayrıntılı olarak açıklamazlar.
- Organizasyon şemalarının etkili araçlar olabilmesi için özellikle hızla değişen organizasyonlarda sürekli bakıma ihtiyacı vardır.
Organizasyon Şeması Türleri Nelerdir?
Bir organizasyon şeması her zaman şirket yapısının dikey veya yatay bir temsilidir. Kutular, oklar ve çizgiler gibi görsel araçlar, şirketteki bağlantıları ve ilişkileri görünür kılar. Genel olarak 7 tür organizasyon şeması vardır:
1. Hiyerarşik Organizasyon Şeması
Hiyerarşik organizasyon şemasında bir kişi veya grup en üstte yer alır. Temsil edilen diğer tüm unsurlar daha az yetkiye veya güce sahiptir. Yukarıdan aşağıya görsel sunum nedeniyle, bu organizasyon şeması varyantı bir piramide benzer.
2. Düz Organizasyon Şeması
Düz organizasyon şemasına bazen yatay organizasyon şeması da denir. Çok az orta düzey yönetim düzeyi vardır veya hiç yoktur ve genellikle yalnızca yönetici ve çalışan alanlarından oluşur. Çoğu zaman ikincisine şirkette istisnai derecede yüksek bir sorumluluk verilir. Örneğin, önemli stratejik kararlara da doğrudan dahil olurlar.
3. Matris Organizasyon Şeması
Matris organizasyon şeması, çalışanların birden fazla amiri olduğunda kullanılır. Örneğin, bir şirketin tek bir kıdemli programcıya atanmış bir programcı ekibi olabilir. Aynı zamanda, her biri şirket içindeki bireysel iş birimleri için projeler üzerinde çalışır. Bunlar genellikle bir bölüm yöneticisi veya proje yöneticisi tarafından yönetilir, bu nedenle programcılar en az iki yöneticiye rapor verir.
4. Ekip Tabanlı Organizasyon Şeması
Çalışanları hangi takımda olduklarına göre gruplandıran bir grafiktir. Bu, kuruluş içinde daha fazla şeffaflık sağlamaya yardımcı olur ve çalışanların kıdemleri yerine deneyimlerine daha fazla odaklanır.
5. Network Organizasyon Şeması
Bir kuruluş içindeki tesis içi ve tesis dışı ilişkilerin karmaşıklığını görselleştiren bir grafik, satıcılar, taşeronlar ve freelance çalışanlar gibi üçüncü tarafları içerir. Bu, kuruluşun hiyerarşisine daha az ve açık iletişimi kolaylaştırmaya daha fazla odaklanır.
6. İşlevsel Organizasyon Şeması
Bu, komuta zincirini tanımlayan ve çalışanları organizasyonel becerilerine ve işlevlerine göre organize eden işlevsel bir şemadır. Hiyerarşik bir organizasyon yapısı gibi zincirdeki en yüksek seviye en üstte ve giriş seviyesindeki çalışanlar en altta yer alır.
7. Bölünmüş Organizasyon Şemaları (Pazar tabanlı, ürün tabanlı, coğrafi)
Kuruluş içinde kendi kaynakları üzerinde denetime sahip bölümleri olan kuruluşlar için tasarlanmış bir tablodur. Pazara dayalı bir bölüm yapısı, bölümleri pazara, sektöre veya müşteri türüne göre ayırır. Ürün tabanlı bir bölüm yapısı, bölümleri ürün yelpazesine göre ayırır ve coğrafi bir bölüm yapısı, bölümleri bölgeye, bölgelere veya ilçelere göre ayırır.
İşletmenizin ne tür bir organizasyon şemasına ihtiyacı olduğunu düşünürken, organizasyon yapısının türü dikkate alınmalıdır. Örneğin, kişi hiyerarşileri, iş hiyerarşileri, departman hiyerarşileri ve diğer şirket organizasyonu biçimleri vardır. Bu nedenle çevik bir temsil giderek önem kazanmakta ve zaman boyutunun da giderek daha fazla planlanması gerekmektedir.
Organizasyon Şemalarının Kullanımları
Bir organizasyon şeması oluşturmanın işletmeniz için yararlı olabileceği bazı durumlar aşağıdaki şekildedir:
1. Komuta zincirini belirlemek
Her ekip üyesinin şirket hiyerarşisinde nerede oturduğunu açıkça belirtmenizi sağlar. Herkes yapıdaki yerini ve kime rapor vereceğini görebilir.
2. İşlevler arası ilişkileri ana hatlarıyla belirtmek
İşlevler arası işbirliğini kolaylaştırmak için farklı departmanların birlikte nasıl çalıştığını netleştirmeye yardımcı olur.
3. Kaynakları tahsis etmek
Her şeyi görsel bir şekilde düzenleyerek, kaynakları ekip yapılarına ve yeteneklerine göre etkin bir şekilde tahsis edebilirsiniz.
4. Yeniden yapılandırma
İster bir proje ekibini ister tüm bir işi yeniden yapılandırın, organizasyon şemaları tamamen yeni bir iş yapısı planlamanıza ve haritalandırmanıza olanak tanır.
5. Büyüme planlaması
İşiniz büyüdükçe yeni işe alımları planlamak için bir organizasyon şeması kullanmanız gerekir. Yeni çalışanlara nerede ihtiyaç duyacağınızı ve rollerinin ne olması gerektiğini açıkça belirtmenizi sağlar.
6. Yeni çalışanları desteklemek
Organizasyon şemaları, katılım sürecine yardımcı olur. Yeni çalışanlara şirket yapısı ve farklı departmanlardaki meslektaşlarının kimler olduğu ve kime rapor vermeleri gerektiği hakkında bilgi vermenizi sağlar.
İyi Bir Organizasyon Şeması Hangi İçerikleri İçerir?
Organizasyon yapısı ile ilgili verilerin yanı sıra organizasyon şemasının içeriği firma bazında farklılık göstermektedir. Varsayılan olarak, kuruluş şeması ad, işlev ve genellikle telefon numaraları ve e-posta adresleri gibi iletişim bilgilerini içerir. Şirketin büyüklüğüne bağlı olarak, çalışanların fotoğrafları da organizasyon şemasının bir parçası olabilir. İlk yardım görevlileri ve veri veya yangın koruma görevlileri gibi özel görev profillerinin yanı sıra özel devamsızlıklar da organizasyon şemasında gösterilebilir. Ek olarak, anlamlı olup olmadığına ve değer katıp katmadığına bağlı olarak, çalışanların doğum günleri, şirket bağlantıları veya hobileri hakkında bilgiler de dahil edilebilir. Organizasyon şemasında ne kadar yapılandırılmış veri temsil edilirse, şirket için o kadar karlı olacaktır.
Şirketler Neden Organizasyon Şemaları ile Çalışmalı?
Şirketlerin organizasyon şemaları ile çalışmasının nedenleri aşağıdaki şekildedir:
1. Mevcut duruma genel bakış
Organizasyon şemaları, şirketlerin kendilerini görselleştirmelerine, analiz etmelerine ve kalıcı olarak optimize etmelerine yardımcı olur. Bu bağlamda, mevcut durumun daha iyi anlaşılmasına önemli ölçüde katkıda bulunurlar.
2. Güvenli yönetişim
Sorumluluklar ve raporlama hatları şeffafsa, yönetişim gereklilikleri – özellikle ESG (“Çevresel, Sosyal, Yönetişim”) gibi derecelendirme standartlarından kaynaklananlar, güvenilir bir şekilde karşılanır.
3. Daha iyi planlama
Mevcut durumun görselleştirilmesi ve analizi, erken bir aşamada harekete geçme ihtiyacını ortaya çıkarır ve kaynakların ve personelin planlanmasını basitleştirir.
4. Potansiyeli hayata geçirmek
İK ve kurumsal verilerin görselleştirilmesi, daha önce keşfedilmemiş potansiyelin belirlenmesine ve bunlardan yararlanılmasına yardımcı olur. Bu sayede şirketler daha verimli hale gelir ve rekabet güçlerini güvence altına alır.
5. İletişim üzerinde olumlu etki
Organizasyon şeması yapıları, sorumlulukları ve gelişim fırsatlarını görselleştirir. Bu yüksek düzeyde şeffaflık, şirket içi iletişimi olumlu yönde etkiler.
Organizasyon Şeması Oluşturma
Aşağıda bir organizasyon şeması hazırlamak için izleyebileceğiniz adımların bir listesini bulabilirsiniz:
- Organizasyon şemanızın amacının ve kapsamının ne olacağına karar verin. Farklı organizasyon şemalarını kapsayan herkese uyan tek bir organizasyon şeması yoktur. Kullandığınız grafiğin türü, kuruluşunuzun tamamını mı yoksa yalnızca belirli bir departmanı mı planladığınıza bağlıdır. Grafiği ne için kullanmayı planladığınızı ve ona kimin erişeceğini de düşünmeniz yardımcı olacaktır.
- Hangi bilgilere ihtiyacınız olacağını belirleyin. Temel olarak bir organizasyon şemasına dahil edilen beş temel unsur, iş tasarımı, bölümlendirme, yetkilendirme, kontrol alanı ve komuta zinciridir. Grafiğinizi ne için kullanacağınızı anladıktan sonra ihtiyacınız olan bilgileri toplamaya çalışabilirsiniz.
- Diyagramınızı çizmeye başlayın. Farklı rolleri ve departmanları tanımlamak için farklı renkler ve şekiller kullanabilir ve diyagramınızı markanızla uyumlu hale getirmek için şirket logonuzu ekleyebilirsiniz.
- Grafiğinizi oluşturmayı bitirdikten sonra, güncel kalmasını sağlamak için düzenli olarak gözden geçirmeniz önemlidir.
Organizasyon Şeması İle İlgili Örnekler
Bir kuruluşta işin nasıl aktığını ve kuruluşun raporlama ihtiyaçlarını göstermek için bir organizasyon şeması kullanılabilir.
Bir organizasyon şemasının ne zaman kullanılacağına ilişkin bazı örnekler aşağıdakileri içerir:
1. Yeni işe alım
Organizasyon şemaları, çalışanların müdürlerinin kim olduğunu ve ekiplerinde başka kimlerin olduğunu bilmelerini sağladığı için yeni işe alımlarda faydalıdır. Örneğin, organizasyon şemaları aşağıdakiler için kullanılabilir:
- Yöneticiler ve çalışanlar arasındaki raporlama sorumluluklarını göstermek.
- Çalışanlara kuruluşun genel yapısını göstererek bir kuruluş içindeki rollerini anlamalarına yardımcı olmak.
2. Kadro kararları ve kaynak planlaması
Organizasyon şemaları, bir organizasyonun yapısı hakkında net bir genel bakış sağladıkları için kaynak planlamasının ve personel kararlarının alınmasının verimliliğini artırır. Organizasyon şemalarının bunu yapabileceği yollardan bazıları aşağıdaki şekildedir:
- Organizasyonda başka kimlerin olduğu, hangi departmana ait oldukları ve bu farklı departmanların nasıl bir araya geldiği hakkında net bir genel bakış sunarak çalışanlar arasındaki iletişimi geliştirmek.
- İK departmanlarının, organizasyonun uygun personele sahip olup olmadığını ve herhangi bir ayarlama yapılması gerekip gerekmediğini açıkça görmelerine yardımcı olmak.
3. Mevcut çalışanlar için kariyer fırsatlarının bulunması veya yeniden yapılanma
Organizasyon şemaları, yöneticilerin departmanları daha verimli bir şekilde yeniden yapılandırmasına ve rollerinde mükemmelleşen mevcut çalışanlar için yeni fırsatları belirlemesine yardımcı olabilir. Organizasyon şemalarının yöneticilere daha fazla kontrol sağlamasının bazı yolları aşağıdakileri içerir:
- Liderlere, çalışanların rollerini ve sorumluluklarını anlamaları ve gerektiğinde ayarlamalar yapabilmeleri için işgücünün zaman içinde nasıl büyüdüğüne veya değiştiğine dair genel bir bakış sunar. Ayrıca, görevlerini ve başarılarını takip etmeleri için basit bir yol sağlayarak çalışanların performanslarını gözden geçirmelerine yardımcı olur.
- Kuruluşla iletişim kurmak veya farklı departmanların amacını veya çalışanların rollerini anlamak isteyen herkesin kullanımına sunulabilecek, kuruluş çalışanlarının kapsamlı, görsel bir dizinini sağlamak.
Organizasyon Şeması İle İlgili En Çok Sorulan Sorular
1. Organizasyon şemasının önemi nedir?
Bir organizasyon şeması, bir organizasyonun iç yapısını göstermek ve organizasyon içindeki hiyerarşinin net bir görsel resmini sağlamak için tasarlanmıştır. Fotoğraf, telefon numarası, e-posta, kuruluş içindeki rol ve bölüm gibi çalışanlar hakkında bilgileri gösterir.
2. Ne tür bir organizasyon şeması kullanmalıyım?
Aşağıda, farklı türdeki kuruluş şemalarının ve bunları ne zaman kullanmanız gerektiğine ilişkin bir liste bulabilirsiniz:
- Komuta zincirini tanımlamak için hiyerarşik yapılar kullanılır.
- Fonksiyonel yapılar, komuta zincirini tanımlamak ve çalışanları becerilerine ve işlevlerine göre organize etmek için kullanılır.
- Yatay yapılar, üst yönetim ile standart çalışanlar arasında birkaç kademenin olduğu kuruluşlar için kullanılır.
- Bölüm yapıları, kendi kaynakları üzerinde denetime sahip bölümleri olan kuruluşlar tarafından kullanılır.
- İşlevler arası ekipler, özel projeler için matris yapıları kullanır.
- Ekip tabanlı yapılar, çalışanları hangi ekipte olduklarına göre gruplandırmak için kullanılır.
- Ağ yapıları, bir kuruluş içindeki saha içi ve saha dışı ilişkilerin karmaşıklığını görselleştirmek için kullanılır.
3. Bir organizasyon şemasının önemli unsurları nelerdir?
Temel olarak bir organizasyon şemasına dahil edilmesi gereken önemli unsurlar, iş tasarımı, bölümlendirme, delegasyon, kontrol kapsamı ve komuta zinciridir.
