Farklı tarihlerde teslim edilmesi gereken pek çok proje, sürece yayılan işler, belirli bir rutin dahilinde gerçekleştirilmesi gerekenler ve ekip arkadaşlarınızla yapmanız gereken çalışmalar… Kabarık bir yapılacaklar listesi varken ve her saniye listeye yeni görevler eklenirken serinkanlı yaklaşıp işlere odaklanmak çok da kolay olmuyor. Özellikle zaman yönetimi konusunda kendinizi pek de başarılı hissetmiyorsanız daha fazla paniklemeniz normal.
Arzu ettiğiniz esnekliği kazandıran, sürdürülebilir ve pratik bir planlama yöntemini denemeye ne dersiniz, peki? Bu sayede üstünüzdeki iş yükünü önemli ölçüde azaltabilir, boşa harcadığınız zamanı minimuma indirebilir ve hedefinizi tam olarak odağınıza yerleştirebilirsiniz.
Kanban Tahtası ile Ofiste Zaman Yönetimini Kolaylaştırın
Kanban, Japonca’da “tabela” ya da “pano” manasına geliyor. 1940’larda endüstri mühendisi ve iş adamı Taiichi Ohno tarafından Toyota’nın envanter kontrolünü gerçekleştirmek için geliştirilen yöntem, kısa zaman içerisinde Toyota üretim süreçlerindeki her basamakta etkin bir şekilde kullanılmaya başlanıyor.
Kanban tahtasının yalınlığı, sürdürülebilirliği ve çok yönlülüğü son otuz yıl içerisinde ofislerde aktif olarak kullanılmasının nedeni… Sadece zaman konusunda değil kaynak kullanımında da tasarruf sunuyor. Herkes tarafından kolayca kullanılabilecek sadeliğe sahip olması ve her duruma kolayca uyum sağlaması, yöntemin eğitimcilerden serbest zamanlı çalışanlara kadar geniş kitlelerce kullanılmasının sebepleri arasında sayılıyor.
Kanban Tahtası Hazırlamak İçin Gerekli Malzemeler
Kanban tahtası üstünden zaman ve görev yönetimi yapmak istiyorsanız sadece 20 dakika gibi bir süreye ve birkaç düşük maliyetli kırtasiye ürününe ihtiyacınız var.
Yazı tahtası ya da mantar pano gibi bir yüzey, kanban tahtası olarak rahatlıkla kullanılabiliyor. Seçtiğiniz yüzey doğrultusunda tahta kalemi, tebeşir, silgi, yapışkanlı ya da düz not kağıtları sistemi etkili bir şekilde kullanmanıza yardım ediyor.
Kırtasiyeye uğrayacak vaktiniz ya da ofisinizde kanban tahtası için yer yok mu? Belki de belirli dönemlerde ekip üyelerinin uzaktan çalıştığı bir proje içerisindesiniz. O halde, Trello gibi dijital kanban tahtalarını kolayca kullanabilirsiniz.
Kanban Tahtası Nasıl Kullanılıyor?
Kanban yöntemi, panoya bakan her bir çalışanın sürecin ne aşamada olduğunu anlamasına ve takip etmesine olanak veriyor. Tek bir ofis çalışanının kendi zaman ve görev takibini yapabileceği bireysel kanban tahtaları hazırlanabileceği gibi, her seviyeden çalışanın üretim sürecine katılabileceği devasa kanban tahtalarına ofislerde yer ayrılabiliyor. Görsel sinyaller ve sütunlardan oluşan kanban tahtası, devam eden görevleri, bitenleri ve sıradakileri kolayca takip etmenizi sağlıyor.
Sizin için doğru ebatlarda ve malzemelerden üretilmiş kanban tahtasını seçtiniz, renkli not kağıtlarınız, kalemleriniz ve diğer malzemeleriniz hazır. Peki, kanban tahtanızı nasıl oluşturacaksınız?
- İlk Adım: Dört Sütun Oluşturun
Tahtanızı önünüze alın ve yukarıdan aşağıya 3 adet çizgi çekerek dört parçaya ayırın. İlk bölüme “Yapılacaklar” başlığını attıktan sonra sırasıyla “Devam Ediyor”, ” Beklemede” ve “Tamamlandı” başlıklarıyla sütunları etiketleyin. Attığınız her bir başlık, iş akışını kolayca takip etmenize yardımcı oluyor.
Dört sütunlu kanban tablosunun, en yalın ve en fazla kullanılan yöntem olduğunu unutmayın. Dilerseniz daha karmaşık kanban tablolarına göz atabilir, size uygun olana karar verebilirsiniz.
- İkinci Adım: Görevleri Listeleyin
Müşteri e-postaları mı cevaplanacak? Potansiyel müşteri araştırma dosyasının hazırlanmasından ziyaret etmeniz gereken müşterilere kadar büyük ya da küçük fark etmeksizin tüm görevlerinizi renkli kağıtlara yazın ve “Yapılacaklar” başlığı altına yapıştırın. Dilerseniz acil işler için pembe, önem sırası düşük olan işlerde turuncu renkte kağıtları tercih edebilir, teslim tarihleri ya da öncelik sıraları doğrultusunda farklı renkte kağıtlar seçebilirsiniz.
- Üçüncü Adım: Görev Sınıflandırmalarını Kullanın
Kanban tahtasını hazırlamak kadar aktif olarak kullanmak da önemli. Tahtanızın başına geçin, “Yapılacaklar” başlığına bakın ve bir görev seçin. Görevi, “Devam Ediyor” başlığına taşıyın ve üstünde çalışmaya başlayın. Görevinizi tamamlar tamamlamaz, “Tamamlandı” başlığına taşıyarak gözünüzü korkutan işlerin altından kolayca kalktığınızı görebilir, kendinizle gurur duyabilirsiniz.
“Beklemede” sütununu ne için kullanacağınızı merak mı ediyorsunuz? Sizin üstünüze düşeni yaptığınız fakat başka bir kişinin ya da durumun ilerlemesini belirleyeceği görevler için “Beklemede” başlığını kullanabilirsiniz. Hazırladığınız projenin, üstünüzün onayından geçmesi ya da bir toplantıda sunulması, çalışma arkadaşınızın ilgili verileri size iletmesi için beklediğiniz durumların hepsinde “Beklemede” sütununu kullanabilirsiniz.
Pratik Birkaç Öneri:
- Kanban tahtası, teslim tarihlerini vurgulama konusunda yetersiz kalabilir. Görevlerin yanına alacağınız ufak tefek notlar ve görevi yazdığınız kağıtların renk seçimi, teslim tarihi önemli görevlerde size yardımcı olabilir.
- “Devam Ediyor” sütununda çok fazla görev bulunması, zamanı etkili kullanamamanıza sebep olabilir. “Devam Ediyor” sütununda yığılmalardan kaçınmanız, ilginizin dağılmasının önüne geçerek sürecin daha hızlı ilerlemesine katkıda bulunur.
- Kanban tahtanızı görebileceğiniz bir yere koymanız ve takibini sıkı yapmanız, zamanınızı verimli kullanmanıza destek olur. Görselleştirdiğiniz görevlerinizin takibini kolaylaştıran sistem, projenin ne kadarlık kısmının kaldığını rahatlıkla görmenizi sağlar.
- Görevlerinizi aşamalandırmayı unutmayın. Yeni görevlerinizi “Yapılacaklar” sütununa ekleyin, tamamlanan işlerinizi taşıyın ve tahtanızı düzenli olarak temizleyerek karmaşadan kurtulun.
