İrsaliye ve Fatura Arasındaki Farklar

Fatura ile irsaliye aynı şey değildir. Bu nedenle karşılaştırma ve ayrım yapmadan önce fatura nedir ve irsaliye nedir onu tanımlayalım.

Fatura Nedir?

Fatura, bir ürün veya hizmetin bir fiyat karşılığında satın alınmasını detaylandıran bir hesaptır. Ayrıca işlemin tarihini ve işleme dahil olan tarafların vergi verilerini de belirler. Buna karşılık, bu faturanın satıcı tarafından düzenlenmesi ve alıcının kararlaştırıldığı şekilde ödeyebilmesi için alıcıya teslim edilmesi gerekir.

İlgili İçerik: Fatura Nedir? Fatura Türleri Arasındaki Farklar Nelerdir?

İrsaliye Nedir?

İrsaliye, bir ürün satarken, satışınızı kaydeden belgedir. Buna, bireysel bir müşteri tarafından sipariş edilen ürünler ve başka bir şirket veya işletme tarafından sipariş edilen ürünler dahildir. Fiyat teklifi ve proforma fatura gibi bir irsaliyenin mali değeri yoktur. Muhasebe amaçları için gerekli değildir.

İrsaliyede Hangi Bilgiler Olmalıdır?

İrsaliyede bir pakette bulunanların listelenmesi gerekir: yani dahil edilen ürünlerin sayısı ve açıklaması.

Belge ayrıca aşağıdakileri de göstermelidir:

Bir sorgu durumunda iletişim bilgileriniz dahil olmak üzere şirket bilgileriniz
Malların teslim edildiği şirketin adı ve adresi
Herhangi bir ürün kodu
Belgenin veriliş tarihi
Malların teslim tarihi

Hangi ürünlerin dahil olmadığını göstermek de yararlı olabilir, örneğin müşteri stokta olmayan bir ürün sipariş etmiş olabilir.

Mallarınızı teslim etmek için üçüncü bir şahıs, örneğin bir kurye şirketi kullanırsanız, teslimat talimatlarını da dahil etmek isteyebilirsiniz. Örneğin, saat 10:00’a kadar açık olmayan bir restorana ürün satıyorsanız, malların saat 10:00’dan sonra teslim edilmesi gerektiğine dair bir yorum ekleyebilirsiniz, aksi takdirde boşa giden bir yolculuk için ödeme yapıyor olabilirsiniz.

İlgili İçerik: İade Faturası Nedir? Adım Adım İade Fatura Kesme İşlemi

Neden Fatura Yerine İrsaliye Kullanılır?

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle fatura yerine irsaliye kullanılır:

Alıcı, bir ürün için ne kadar ödediğini göstermek istemediğinde,
Alıcı, tedarikçiyi anonim tutmak istediğinde,
Alıcı, tedarikçiye güvenmediğinde veya artık onlarla uğraşmak istemediğinde kullanılır.

Bir satış işlemi için fatura yerine irsaliye kullanılmasının birçok nedeni vardır. Bu, uluslararası satışlarda da çok yaygındır.

İlgili İçerik: Açık Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır?

İrsaliyeyi Ne Zaman Düzenlemem Gerekir?

Bir mal sevkiyatı bir müşteriye teslim edildiğinde bir irsaliye düzenlenmesi gerekecektir. Bu yüzden bir müşteriye gönderi göndermeden önce aşağıdakilerden emin olun:

İrsaliyede listelenen malların tümü pakete dahil mi?
Mallar çalışır durumda veya hasarsız mı?
İrsaliyede listelenmeyen hiçbir ek mal, irsaliyeye dahil edilmiş mi?

Müşteri paketi aldığında:

Teslimat notu ile paketin içeriğini kontrol etme.
Malların alındığını onaylamak için irsaliyeyi imzalama.

Bir ürün eksik veya hasarlıysa, müşteri mümkün olan en kısa sürede ürünü satın aldığı işletmeyle iletişime geçmelidir. Mallardan herhangi birinin zarar görmesi durumunda, müşteri adına gönderiyi teslim eden kişi bunu irsaliye üzerine not etmelidir.

Her irsaliyenin iki nüshasına sahip olmak iyi bir uygulamadır: biri kendi kayıtlarınız için, diğeri müşteri için.

İlgili İçerik: Kapalı Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

İrsaliye veya Ticari Fatura Nasıl Düzenlenir?

İrsaliye veya ticari fatura oluşturmak çok zor değildir. Bir sipariş için mal sağlamak üzere işe alındıysanız, önce satışın ayrıntılarını alıcıyla görüşmeniz ve ürün/hizmetleriniz için onay almanız gerekir. Ardından, işlemde satılan tüm öğelerin ayrıntılı bir listesini hazırlamanız ve onlara göndermeniz gerekir. Bu, irsaliyenin bir parçasıdır.

Örneğin, temizlik ürünleri gibi ev gereçleri satıyorsanız, liste her alıcı için sağladığınız tüm ürün ve markaları içermelidir.

Aşağıdakiler gibi ek bilgiler eklemeniz gerekir:

Miktar – Satışta satılan ürün sayısı.
Fiyat – İşlemin toplam maliyeti.
Açıklama – Satışa sunulan her ürünün ayrıntılı açıklaması.
İletişim detayları

İrsaliye, işlemi hem sizin defterlerinize hem de müşterinin defterlerine doğru bir şekilde kaydetmek için sizin ve müşterinizin ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri içerir. Her bir tarafın zihnini rahatlatmaya yardımcı olur.

İlgili İçerik: Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?

İrsaliye Ödemesinin Alınması

İrsaliyenizi oluşturduktan sonra ürün veya hizmetleriniz için ödeme takibi yapmanız gerekir. Bu noktada birkaç seçeneğiniz olacaktır. Örneğin ürünü satan dağıtım şirketi ödemeyi sizin yerinize tahsil edebilir.

Ayrıca irsaliyeniz için tahsil etmeniz gereken tam tutarı önceden size bildirebilirler. Ücretlerini düşebilir ve ardından size borçlu olunan kalan parayı gönderebilirler.

İrsaliye Neden Ödeme Olarak Kullanılmaz?

Bir irsaliyenin ödeme olarak kullanılmaması garip gelebilir. Ancak, ödemeyi açık bir sorun olarak bırakmak aslında çok yaygın bir uygulamadır. Bazı durumlarda, alıcının ürünlerini peşin ödemeden teslim almasının tek yolu budur.

İrsaliyenin ödeme olarak kullanılmamasının birçok nedeni vardır. Bunlar aşağıdakileri içerir:

Alıcı, tedarikçiye güveniyor ancak tüm tutarı peşin ödemek istemiyorsa
Ürünler için ödeme açık bırakılmışsa
Hangi malın ne kadara satıldığı konusunda çok fazla çözülmemiş konu varsa,
Satılan mallarla ilgili ek ücretler veya vergiler vardır. Bu ücretler ekstra ödeme görüşmeleri gerektirir.

İrsaliye Zorunlu Mu?

Hiçbir kanun ya da kararname, müşterileriniz için irsaliye düzenlenmesini zorunlu kılmaz. Bununla birlikte, düzenlenmesi tavsiye edilir, çünkü irsaliye kötü bir ödeyeni size ödeme yapmaya zorlamak için gerekli bir kanıttır.

Ancak irsaliye vermeye karar verirseniz, aşağıdakileri yapmanız gerekir:

İrsaliyeleri en az 2 nüsha halinde üretin: biri sizin ikincisi alıcı için. Bazı şirketler ayrıca taşıyıcı için ek bir kopya da sağlar.
İrsaliyelerinizi, fatura veya sipariş formu gibi diğer muhasebe belgeleri gibi saklayın. İmzalı sevk irsaliyeleri, sahte fatura şüphesini ortadan kaldırmak için kullanılabilir.