Proforma fatura, iş tamamlanmadan önce müşteriye gönderilen ön satış faturasıdır. Faturadan farklı olarak, henüz teslim edilmemiş mal veya hizmetlere yönelik bir taahhüttür. Bir proforma, tamamlanacak işi veya sağlanacak ürünleri, her birinin miktarını ve onlar için alacağınız fiyatı içermelidir.
Proforma ve ticari faturalar arasında benzerlikler vardır, ancak her birinin işleyişi farklıdır. Örneğin, proforma faturalar herhangi bir tarafça muhasebe amacıyla kullanılmaz. Bunun nedeni, bir proformanın bir talep veya ödeme talebi değil, bir tür fiyat teklifi olmasıdır.
Proforma Fatura Nedir?
Basitçe söylemek gerekirse, bir proforma fatura, henüz teslim edilmemiş mal veya hizmetleri özetleyen bir ön fiyat teklifi veya tahminidir. Kararlı bir alıcıya önceden verilir ve hem alıcının hem de satıcının sözleşme konusunda aynı fikirde olmasını sağlar.
Ticari bir faturadan farklı olarak proformalar, yasal olarak zorunlu bir fatura numarasına sahip olmadıkları için teknik olarak tamamlanmazlar. Ayrıca, potansiyel müşterilere fiyatlar, zaman çizelgeleri ve şartlar dahil olmak üzere bir satışla ilgili genel bir bakış sunar.
İlgili İçerik: Açık Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?
Proforma Faturanın Amacı Nedir?
Proforma fatura, siz ve müşterileriniz arasındaki işin kapsamını ve beklentileri belirlemek için değerli bir araçtır. Proforma faturanın aşağıdakiler dahil birçok avantajı vardır:
1. Netlik
Bir proforma fatura, neyin satıldığını belirler ve satıcı ile alıcı arasındaki maliyetler ve zamanlama konusunda herhangi bir karışıklığın veya yanlış anlaşılmanın önlenmesine yardımcı olur.
2. Doğruluk
Bir proforma fatura, herhangi bir iş yapılmadan önce herkesin siparişi tüm yönleriyle incelemesine ve üzerinde anlaşmaya varmasına olanak tanır.
3. İşleri Kolaylaştırma
Zamandan tasarruf edebilir ve proje tamamlandıktan sonra proforma faturanızı nihai faturaya dönüştürebilirsiniz ve bir şablon oluşturduktan sonra onu birden çok sipariş için yeniden kullanabilirsiniz.
4. Profesyonellik
Proforma fatura göndermek, müşterilerinizin rahat olmasını ve iş başlamadan önce işin şartlarını kabul etmesini sağlamayı önemsediğinizi gösterir.
5. Daha sorunsuz işlemler
Şartlar üzerinde zaten anlaşmaya varıldığı için sipariş tamamlandıktan sonra bir proforma fatura size daha sorunsuz ve hızlı bir ödeme süreci sağlamaya yardımcı olur. Uluslararası siparişler için bir proforma fatura, gümrük sürecinin ilerlemesine yardımcı olabilir. Ayrıca, müşterilerin nihai anlaşmayı gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları tüm gerekli izin veya ödeme işlemlerini başlatmasına da izin verebilir.
Bir proforma fatura nihai olarak bir tahmin işlevi görür. Nihai bir fatura olmadığı için vergi veya muhasebe amaçlı kullanılamaz. Ödenmesi gereken tutar, müşterinin borç hesaplarına veya alacak hesaplarınıza kaydedilmez. İş tamamlandıktan sonra son faturayı gönderene kadar sürecin bu kısmı gerçekleşmez.
Proforma Fatura Ne İşe Yarar?
Aşağıda proforma fatura ile ilgili tüm avantajları bulabilirsiniz:
- Satın alma işlemini onaylamadan önce alıcı ve satıcı arasındaki satış sürecini kolaylaştırır.
- Teslimat tarihi, fiyat, miktar vb. üzerinde anlaşılan tüm şartları özetleyerek şeffaflık yaratır.
- Bir satınalma siparişi veya teklif olarak kullanılabilir. Alıcılar, satın alma işleminin şirket içinde onaylanması için buna ihtiyaç duyar.
- Fatura yasal olarak bağlayıcı olmadığından, hem alıcı hem de satıcı faturayı daha iyi şartlar üzerinde pazarlık yapmak ve siparişte herhangi bir değişiklik yapmak için kullanabilir.
- Proforma faturalar “iyi niyet” anlaşmaları gibi olduğundan, daha iyi ve daha uzun müşteri ilişkileri kurulmasına yardımcı olur. Hem satıcının hem de alıcının mal/hizmet alım/satım taahhüdünde bulunmasını sağlar.
Proforma Faturayı Kimler Hazırlar?
Siparişi görüştükten ve ayrıntılar üzerinde anlaştıktan sonra ürün veya hizmeti tedarik eden kişi müşterileriyle paylaşmak üzere proforma faturayı hazırlar.
Müşteri daha sonra proforma faturayı inceler ve şartları kabul eder veya yeni şartları müzakere eder. Şartlar tüm taraflarca kabul edildikten sonra çalışma başlayabilir.
Bir işletme sahibiyseniz veya serbest çalışıyorsanız, sıfırdan kendi proforma faturanızı oluşturabilir veya bir şablon kullanabilirsiniz.
Proforma Fatura Ne Zaman Düzenlenmelidir?
Bir müşteri sizden sipariş vermeyi taahhüt ettikten sonra bir proforma fatura düzenlenmelidir. Bu şekilde, tüm taraflar önceden maliyetler ve ödeme takvimi hakkında tam bir anlayışa sahip olur.
Bir proforma faturanın ne zaman düzenlenmesi gerektiğine dair birkaç örneği aşağıda bulabilirsiniz:
- Ürünler uluslararası olarak gönderiliyorsa, bir alıcının ithalat lisansı başvurusunda bulunmasına veya sevkiyat öncesi inceleme ayarlamasına yardımcı olmak için bir proforma fatura kullanılabilir.
- Ürün veya hizmetler için peşin ödeme gerekiyorsa, işlemin ayrıntılarını görüşmek için proforma fatura kullanılabilir.
- Bir siparişin nihai ayrıntılarının hala onaylanması gerekiyorsa, proforma fatura bu süreci devam ettirebilir.
- Bir müşteri tüm masrafların doğru olduğunu onaylamak isterse, siparişlerindeki tüm masrafların doğru bir şekilde hesaplandığından emin olmak için bir proforma fatura oluşturulabilir.
Proforma Faturaya Neleri Dahil Etmelisiniz?
Bir proforma faturada nelerin görünmesi gerektiğine dair belirlenmiş kurallar yoktur. Genel olarak, bir proforma fatura oluştururken aşağıdaki bilgileri eklemeniz gerekir:
- Belgenin herhangi bir yerinde “proforma fatura” ibaresi
- Fatura oluşturma tarihi
- Fatura son kullanma tarihi
- Fatura ve teslimat adresleri ile telefon numarası dahil olmak üzere alıcının bilgileri
- Şirket adı, adresi ve telefon numarası dahil olmak üzere satıcının bilgileri
- Ödeme koşulları
- Sunulan ürün veya hizmet
- Miktar
- Teslim tarihi
- Birim başına maliyet
- Varsa indirimler
- Vergiler ve teslimat ücretleri gibi ek ücretler
- Toplam fiyat
Uluslararası gönderiler için, proforma faturadaki malları açıklayan bilgiler (fiyat, ağırlık, miktar, tür vb.) gümrüğün ihtiyaç duyduğu vergileri belirlemesine yardımcı olacaktır.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Bir proforma fatura hazırlamak için aşağıdaki bilgilere ihtiyacınız vardır:
- İşletmenizin adı ve adresi
- Müşterinin adı ve adresi
- Satılan mal veya hizmetlerin tanımı
- Satılan mal veya hizmetlerin toplam maliyeti
- Ödeme koşulları
- Sevkiyat tarihi
- İlgili diğer bilgiler (ör. vergiler, nakliye ücretleri vb.)
Tüm bu bilgilere sahip olduğunuzda, bir elektronik tablo programı kullanarak bir proforma fatura düzenleyebilir ve proforma fatura oluşturabilirsiniz. Sadece yukarıdaki bilgilerle bir belge oluşturarak tercihinize göre biçimlendirebilirsiniz.
Ardından, müşteriye teslim edilmek üzere kolayca e-posta ile gönderilebilmesi veya yazdırılabilmesi için belgeyi PDF olarak kaydedebilirsiniz.
Proforma Fatura İle Faturanın Farkı Nedir?
Proforma fatura ile normal fatura arasındaki temel fark, proforma faturaların ödeme bilgilerini içermemesidir.
Proforma faturalar, siparişi tamamlamadan önce tahmini bir maliyet sağlamak için kullanılır. Bu nedenle, genellikle banka hesabı veya kredi kartı bilgileri gibi herhangi bir ödeme bilgisi içermez.
Normal faturalar ise bir sipariş tamamlandıktan sonra gönderilir ve neyin satın alındığını ve ne kadar ödenmesi gerektiğini özetler. Müşterilerin siparişleri için ödeme yapmaları için gereken tüm gerekli ödeme bilgilerini içerir.
Vergi veya muhasebe amaçları için normal bir fatura kullanılabilirken proforma fatura kullanılamaz.
İlgili İçerik: Fatura Nedir? Fatura Türleri Nelerdir?
Proforma Fatura Kullanan Sektörler
Proforma faturalar, imalat, inşaat, perakende, uluslararası ticaret ve daha fazlası dahil olmak üzere çeşitli sektörlerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu sektörlerdeki işletmeler, müşterilere siparişlerini tamamlamadan önce tahmini bir maliyet sağlamak için proforma faturalar kullanır.
Proforma faturaların belirli sektörler için neden yararlı olabileceğine dair fikir almak istiyorsanız, aşağıdaki örnekleri inceleyebilirsiniz:
1. İnşaat
Malzeme ve işçilik maliyetlerini özetlemek için bir proforma fatura kullanılabilir. Bu şekilde, projeye dahil olan herkes önceden maliyetlerin farkında olur.
2. Danışmanlık
Danışmanlar, müşterileri için işlerinin kapsamını ve maliyetini önceden tahmin etmek için proforma faturaları kullanabilir, bu sayede sürpriz yaşamazlar.
3. Müteahhitler
İnşaatta olduğu gibi, müteahhitler herhangi bir iş başlamadan önce müşterilerine işçilik, malzeme ve zaman çizelgeleri için tahminler sağlamak için proforma faturalar kullanabilir.
4. Serbest Çalışma
Serbest çalışanlar, müşterileri için maliyetleri ve zamanlamayı önceden tahmin etmek için proforma faturaları kullanabilir ve proje tamamlandığında belgeyi kolayca nihai faturaya dönüştürebilir.
Proforma Fatura Örneği
Proforma fatura örneği, satıcı ve alıcının bilgilerini, mal veya hizmetlerin tanımını, miktarını, fiyatını ve toplam tutarını içermelidir.
Aşağıda bir proforma fatura şablonu ve örnek proforma fatura bulabilirsiniz.
Özetle diyebiliriz ki, proforma fatura, mal/hizmet satın alırken ticari işlemlerin sorunsuz gerçekleşmesini sağladığı için önemli bir belgedir. Alıcılar ve satıcılar arasında şeffaflık oluşturmaya yardımcı olur. Ayrıca, sadece yararlı bir müzakere aracı ve küresel nakliye için gerekli olmakla kalmaz, aynı zamanda alıcılar ve satıcılar arasında daha güçlü ilişkiler kurulmasına da yardımcı olur.
Proforma Fatura İle İlgili En Çok Sorulan Sorular
1. Proforma fatura işlenir mi?
Satış veya vergi faturasından farklı olarak proformalar, yasal olarak gerekli bir fatura numarasına sahip olmadıkları için teknik olarak işlenmezler.
2. Proforma fatura neden düzenlenir?
Bir proforma fatura, henüz teslim edilmemiş mal veya hizmetleri özetleyen bir ön fiyat teklifi veya tahminidir. Kararlı bir alıcıya önceden verilir ve hem alıcının hem de satıcının sözleşme konusunda aynı fikirde olmasını sağlar.
3. Proforma fatura nedir kısaca?
Bir proforma fatura kısaca, müşterinizin hizmetlerinizin veya mallarınızın onlara ne kadara mal olacağını bilmesini sağlayan taslak bir faturadır.
4. Proforma fatura nasıl doldurulur?
Eklenecek önceden tanımlanmış bir dizi alana sahip bir faturanın aksine bir proforma fatura, oluşturulduğu sırada alakalı olan her şeyi içerebilir. Proforma faturanın satış faturasından görünüş olarak tek farkı, satış faturasında fatura numarasının zorunlu olması, proforma faturada ise fatura numarasından çoğunlukla kaçınılmasıdır.
5. Proforma fatura ödeme şekli nasıl olur?
Proforma faturalar taslak faturalardır, yani kesinleşmiş faturalarla aynı yasal öneme sahip değildir. Bu nedenle, müşteri yasal olarak proforma faturadaki tutarı ödemek zorunda değildir.
6. Proforma fatura geçerlilik süresi ne kadar?
Teklifiniz kaç gün geçerliyse, proforma faturaya süreyi yazmanız gerekir.
7. Proforma fatura hazırlama programı örnekleri nelerdir?
Faturalarınızı kolayca oluşturmak ve özelleştirmek için beş çevrimiçi proforma fatura oluşturucuyu aşağıdaki listede bulabilirsiniz:
- Invoice Simple (https://www.invoicesimple.com/)
- Invoicely (https://invoicely.com/)
- Zoho Invoice (https://www.zoho.com/invoice/)
- FreshBooks (https://www.freshbooks.com/)
- Wave (https://www.waveapps.com/)
8. Proforma fatura hukuki niteliği nedir?
Proforma fatura, gerçek bir satınalma siparişi gönderilmeden önce bir siparişin şartlarını belirlemek için kullanılan, yasal olarak bağlayıcı olmayan bir “ön” faturadır.
9. Proforma fatura ile ihracat yapılır mı?
İhracat işinde, potansiyel alıcınıza proforma fatura sağlamak, kalıcı olduğu kadar olumlu bir izlenim de bırakabilir. Proforma fatura, alıcı için iyi bir ilk deneyim oluşturmaya yardımcı olur. Bu tür bir belge, ihracatta oluşturulacak ilk ihracat belgesidir.
10. Proforma fatura nereden alınır?
Proforma faturaları kullanmaya başlamak istiyorsanız, Zoho Invoice gibi bir araç kullanabilirsiniz. Zoho Invoice, freelance çalışanların ve küçük işletmelerin tahminler oluşturmasına, bunları profesyonel faturalara dönüştürmesine ve zamanında ödeme almasına yardımcı olan ücretsiz bir faturalama yazılımıdır.
11. Proforma fatura yasal mıdır?
Proforma faturalar yalnızca maliyet tahminidir ve yasal olarak bağlayıcı değildir.
Bir proforma fatura, normal bir fatura ile aynı bilgilerin çoğunu veya tamamını içerse de, yine de bir fiyat teklifidir ve bu nedenle yasal bir bağımlılığı yoktur.
12. Proforma faturada KDV yazılır mı?
Proforma faturalar, ticari fatura veya KDV faturası olarak kabul edilmez. KDV faturası sayılmadıkları için bir tedarikçi tarafından size gönderilen proforma faturaları kullanarak KDV’yi iade edemezsiniz; bunun yerine eksiksiz, kesinleşmiş bir faturaya ihtiyacınız vardır.
13. Proforma fatura fatura yerine geçer mi?
Hayır geçmez. Nihai olmasa da bir proforma fatura, alıcıya fiyat, teslimat tarihi ve varsa ek ücretler dahil olmak üzere satış şartlarını açıkça anlamasını sağlar. Ancak, genellikle teslimat sırasında düzenlenen resmi bir faturadan daha az resmidir.
14. Proforma faturada kaşe olur mu?
Proforma faturaların, satın alma siparişlerinin ve satış sözleşmelerinin karşılıklı olarak imzalanması, hem alıcının hem de satıcının şirket kaşesini veya şirket mührünü ve her iki belgeye de imzalarını eklemesini gerektirir.
15. Proforma fatura ile kredi çekilir mi?
Bir sözleşmeye girmeden önce potansiyel alıcılara mal veya hizmetlerin fiyatını tahmin etmek için kullanılır. Proforma faturalar bağlayıcı değildir, ancak büyük satın alımlar için finansman sağlamak için kullanılabilir.
16. Avans almak için proforma fatura kullanabilir mi?
Hayır, proforma fatura üzerinden ödeme yapılamaz. Üretim süreci başlamadan önce sermaye sağlamak için bir ön ödeme gerekiyorsa, yaklaşan işlemlerin şart ve ayrıntılarını önermek için bir proforma fatura kullanılabilir.
17. Uluslararası ithalat ve ticarette proforma fatura kullanılabilir mi?
Evet. Ürün değeri ve ürün ağırlığı, paketleme, nakliye masrafları vb. gönderiye bir proforma fatura eklemek, uluslararası ithalat ve ticaretlerinizi kolaylaştırabilir.
18. Proforma fatura iptal edilebilir mi?
Fatura olmadığı için bir gereklilik değildir. Gerekli ürün/hizmetlerin satın alınması için alıcının satıcıdan neler bekleyebileceğinin bir göstergesidir veya fiyat tahmini ile aynı şeydir. Satış gerçekleşmezse herhangi bir işlem yapılmasına gerek yoktur.
