Radicati Group tarafından yapılan bir araştırmaya göre, dünya çapında günlük olarak gönderilen ve alınan e-posta’ların toplamı 2019’da 293,6 milyarken, bu rakamnın 2023’te 347,3 milyara çıkması bekleniyor.

Campaign Monitor tarafından yapılan bir araştırmaya göre ise, ortalama bir iş kullanıcısı günde yaklaşık olarak 121 e-posta gönderip alıyor.

Açıkçası tüm bu istatistikler, alıcının dikkatini çekmek için ciddi bir rekabet olduğunu ve e-posta’larınızın öne çıkması için bir şeyler yapmanız gerektiğini gösteriyor.

İlgili İçerik: Kurumsal E-posta Nedir? Ücretsiz Kurumsal E-posta Hesabı Nasıl Alınır?

Kurumsal E-mail’in Bileşenleri Nelerdir?

Çoğu kurumsal e-posta belirli öğeler içerir ve bu ögeler e-posta’ya dahil edilmezse, e-posta amacına ulaşmayabilir. Bu da zamanınızı ve emeğinizi boşa harcadığınız anlamına gelir. Zamanınızı ve emeğinizi boşuna harcamamanız için her iş e-posta’sında bulunması gereken önemli unsurlardan bazılarını aşağıda sizin için listeledik:

1. Konu satırı

İyi bir kurumsal e-posta formatı konu satırıyla başlar. Konu satırı, e-posta’nın ne hakkında olduğunun bir önizlemesidir. Bu sayede sadece birkaç kelime kullanarak, alıcılarınıza mesajınızın ne ile ilgili olduğunu iletebilirsiniz. Bu noktada e-posta’nızın tıklanma ihtimalinizi artırmak için konu satırınızı dikkat çekici hale getirmeniz gerekir. 

OptinMonster tarafından derlenen istatistiklere göre:

  • Her üç alıcıdan biri, konu satırları akılda kalıcı olduğu için e-posta’ları açar.
  • İnsanların neredeyse %70’i sadece konu satırına göre e-posta’ları spam olarak bildirir.

Bu yüzden e-posta konu satırlarını sadece e-posta’larınıza eklemeniz gereken önemsiz bir şey olarak ele alıyorsanız; tekrar düşün. Konu satırınız dikkat çekmezse, yazdığınız e-mail açılmayabilir ve bu da tüm çabalarınızın boşa gideceği anlamına gelir. 

Kısa ve öz tutun: Konu satırlarınızın 50 karakterden kısa olması gerekir. 50 karakterden daha uzun olan konu satırları, özellikle mobil e-posta istemcilerinde e-posta’larınızı önizleyen kişilerin konu satırını bütünüyle görmelerinin önüne geçer.

Akılda kalıcı hale getirin: “Şimdi harekete geç”, “ücretsiz dene” vb. aciliyeti, güncelliği ve alaka düzeyini tasvir eden kelimeler ekleyerek e-posta alıcılarınızın ilgisini çekin. 

En iyi konu satırını bulmak için A/B testi uygulayın: En iyi dönüşüm oranını veren konu satırlarını bulmak için A/B testini kullanmanız gerekir. Bunu nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız, birçok e-posta pazarlama yazılımında bulunan yerleşik A/B testi araçlarından yararlanın.

2. Selamlama

Selamlamanız, insanların e-postanızı okuduklarında gördükleri ilk şeylerden biridir, bu nedenle selamlamayı doğru yapmanız çok önemlidir. Unutmayın, selamlama e-posta’nın tonunu belirler.

Uygun selamlamayı kullanın: Bir e-posta yazarken kullandığınız selamlama, genellikle siz ve alıcı arasındaki alaka düzeyine bağlıdır. Bu noktada kişiyi çok iyi tanımıyorsanız, selamlamanızı resmi tutun.

Selamlamalarınızı kısa ve öz tutun: Alıcı hakkında çok fazla bilgiye sahip değilseniz, selamlama kısmını kısa tutmak en iyi uygulamadır. Örneğin, “Sayın İşe Alım Direktörü” yerine “Merhaba”yı kullanabilirsiniz.

Aşağıda bazı önemli e-posta selamlama örneklerini ve bunların ne zaman kullanılacağı ile ilgili bir liste bulabilirsiniz:

  • Merhaba: Halihazırda profesyonel bir ilişkiniz olan kişiler için uygundur.
  • Herkese merhaba: Bir grup insana hitap etmek için kullanılır, ancak e-posta’larınızı kişiselleştirmek ve alıcıların adlarını kullanmak her zaman daha iyi bir uygulamadır.
  • Selamlar: Genellikle “merhaba” yerine kullanılır.

3. Gövde Metni

Samimi ve cana yakın bir ton, soğuk ve mesafeli bir tonlamadan daha iyi olsa da, kurumsal e-posta’lar için bu durum geçerli değildir. Bu yüzden kurumsal bir e-posta yazarken profesyonelliğinizi koruduğunuzdan emin olun ve mesajınızı açık bir şekilde iletin.

Kendinizi tanıtın: Alıcının sizi tanımaması veya hatırlamaması ihtimali varsa kendinizi tanıtın. Diğer kişiye kendinizden bahsederken adınızı, pozisyonunuzu, nasıl tanıştığınızı, sizi kimin tanıştırdığını ve diğer ilgili ayrıntıları belirtin. Sizi tanıyan kişilere e-posta gönderiyorsanız bu bölümü atlayın. Ayrıca iş arkadaşlarınızın tanımayacağı yeni bir e-posta adresi kullanırken de kendinizi tanıtmanız gerekebilir.

Kısa tutun: Daha uzun e-posta’ların cevaplanması daha uzun sürer. Bu yüzden yanıt sürelerinin kısalmasını sağlamak için e-posta’nızı kısa tutun.

E-posta’nın amacı konusunda net olun: E-posta’nızın amacını açık ve doğrudan belirtin. Okunabilirlik için önemli bilgileri sıralayın ve madde işaretlerini kullanın. 

Çok fazla bilgi sağlamayın: Özellikle söylenecek çok şey olduğunda, uzun uzun yazmak size cazip gelebilir, ancak alıcıları çok fazla ayrıntıyla boğmaktan kaçınmanız gerekir. Bunun yerine, temel bilgileri verin ve gerekirse ek bir belge ekleyin.

İşleri profesyonel tutun: E-posta’nızın spam olarak algılanmasına yol açabilecek ünlem işareti gibi noktalama işaretlerine dikkat edin, sadece gerektiğinde büyük harf kullanın ve halihazırda ilişki kurduğunuz alıcılar için metninize ifadeler ekleyin.

4. Kapanış

Bir email’i nasıl sonlandıracağınız, e-posta’ya başlamak kadar önemlidir. Bu yüzden başlangıçta olduğu gibi yine aynı resmiyeti göz önünde bulundurarak profesyonel bir kapanış kelimesi tercih edin.

Alıcıyı harekete geçirmeye teşvik edin: E-posta’nızda bulunacak harekete geçirici sözcükler, e-posta’nızın amacı ile doğrudan bağlantılıdır. Örneğin, alıcınızın ücretsiz bir yazılım demosu için tercih ettiği tarih ve saate yanıt vermesini istiyorsanız, cümleniz örnektekine benzer bir şey olmalıdır: “Telefonda görüşmek için uygun olduğunuzda bana haber verebilirsiniz.”

Uygun bir e-posta imzası kullanın: Tıpkı selamlamanızda olduğu gibi e-posta kapanışında kullanacağınız kelimeler de alıcıya ne kadar aşina olduğunuza bağlıdır. Siz ve alıcı zaten birkaç e-posta alışverişinde bulunduysanız, kullanılacak e-posta oturum kapatma örnekleri aşağıdaki şekildedir:

  • Saygılarımızla
  • Sevgilerimle
  • Sevgiler
  • Teşekkürler

Uygun bir iş e-postası biçiminde kaçınılması gerekenler ise aşağıdaki şekildedir:

  • Çok samimi kelimeleri sadece aile ve yakın arkadaşlarınız için kullanın.
  • Kısaltmalar genellikle e-posta’nıza zaman ayırmadığınız anlamına geleceği için çok fazla tercih etmeyin.
  • Saygılarımla gibi bir kapanış sözcüğü fazla resmidir. Bu yüzden genellikle kamu ile ilgili işlerde veya banka iletişiminde kullanılır.
  • iPhone’umdan gönderildi, profesyonellikten uzak görünür ve genellikle yazım hataları için bir bahanesi olarak kullanılır.

5. İmza

E-posta imzası, kim olduğunuzu, insanların size nasıl ulaşabileceğini ve insanların sizin, işletmeniz veya şu anda üzerinde çalıştığınız projeler hakkında nasıl daha fazla bilgi edinebileceğini netleştirmek için iyi bir fırsattır. 

İyi biçimlendirilmiş bir iş e-postası, aşağıdaki öğeleri içeren bir imzaya sahip olmalıdır:

  • Adınız ve unvanınız
  • İletişim bilgileri: E-posta adresi, web sitesi, telefon numarası vb.
  • Sosyal medya profillerinize bağlantılar
  • Kişilerin e-posta imzanız üzerinden rezervasyon yapabilmesi için takvim bağlantısı (varsa)
  • Profesyonel bir görsel

E-posta imza örneği:

İsim – Soyad

Pazarlama Müdürü

Şirket Adınız

İstanbul, Türkiye

(121) 345-6789

isim.soyad@sirketadiniz.com

www.sirketadiniz.com

Basit tutun: E-posta imzanız için süslü yazı tiplerine veya karmaşık tasarımlara gerek yoktur. İmzanızın sadece profesyonel görünmesini ve mobil cihazlarda bile okunabilir olmasını sağlamanız yeterlidir.

İletişim bilgilerinizi gerektiği gibi güncelleyin: Bu adım, kişilerin veya işletmelerin sizinle kolayca iletişim kurabilmesi için mutlaka gereklidir.

E-posta’nızı biçimlendirmeyi bitirdikten sonra göndermeden önce son düzeltmelerinizi yapın. Utanç verici bir yazım hatası yapmadığınızdan emin olmak için e-posta metninize çok fazla zaman ve çaba harcayın.

Kurumsal E-mail Yazarken Dikkat Etmeniz Gereken Kurallar

blank

Kurumsal e-mail yazma konusunda kendinizi yeterli hissetmiyorsanız, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

1. Amacınızı belirleyin

Profesyonel bir kurumsal e-mail yazmaya başlamadan önce amacınızı belirleyin. E-posta alıcınızdan bir ricada mı bulunacaksınız yoksa onu bir yere mi davet edeceksiniz? Mümkünse amacınızı yaklaşık iki cümleyle özetleyin. Bu, odaklanmanıza ve sadece ilgili olan kelimeleri eklemenize yardımcı olacaktır.

2. Alıcınızı inceleyin

E-posta’nızı yazarken kitlelere değil, yalnızca hitap ettiğiniz kişiye odaklanın ve alıcınızla kişisel düzeyde bağlantı kurun. Hatta herhangi bir ortak bağlantı veya ortak arkadaş belirlemeye çalışın. Ayrıca, LinkedIn gibi sosyal medya sitelerinde alıcının profilini kontrol edin. Bu size yaş grupları ve ilgi alanları hakkında bir fikir verecektir. 

3. Konu satırınızı yazın

E-posta’nızın konusu, içeriğin tonunu belirlediği için çok önemlidir. Kötü yazılmış veya belirsiz bir konu, alıcı tarafında kafa karışıklığına ve muhtemelen bir yanlış anlamaya yol açacaktır. Bu yüzden konunuzu kısa tutun ve en önemli kelimeleri en başa yerleştirin. Ayrıca, alıcı e-posta’nızı açmadan silebileceğinden konu satırınızın spam gibi görünmediğinden emin olun.

4. Alıcıya hitap edin

Diğer tüm iletişimlerde olduğu gibi alıcınıza doğru şekilde hitap edin ve doğru selamlamayı kullandığınızdan emin olun. 

5. Gövde metnini yazın

E-posta’da mesajınızı açık ve kesin bir şekilde iletin. İlk önce konunuzu ele alın ve sonra onlardan ne istediğinizi ve neden size cevap vermeleri gerektiğini anlatın. Mümkünse, alıcının okumasını kolaylaştıracağı için bilgilerinizde madde işaretlerini kullanın. E-posta’nızı isteğinizi bir soru veya harekete geçirici mesajla kapatın. E-posta’nızı kısa tutmaya çalışın, farklı argümanlar için farklı paragraflar kullanın ve konuşuyormuş gibi görünmeye çalışın, ancak spesifik olun.

6. İmzanızı ekleyin

İmzanızda sadece adınızı ve iş unvanınızı kullanmanız yeterli değildir. İyi bir imza, şirketteki rolünüzün kısa bir tanımını, bir iletişim numarasını ve e-posta adresini içermelidir. Alıcınızın size ulaşmasını kolaylaştırmak için sosyal medya bağlantılarınızı da ekleyebilirsiniz.

7. Dilbilgisi ve yazım hatalarını kontrol edin

E-posta’nızı her zaman bir alıcının bakış açısından okuyun. Herhangi bir dilbilgisi, yazım ve imla hatası içermediğinden emin olun.

8. E-posta’nızı kısa tutun

E-postanız ne kadar kısa olursa o kadar iyidir. Uzun e-postalar genellikle yok sayılır veya tamamen okunmaz. Bu yüzden kısa ve öz olun ve doğrudan konuya gelin.

9. Resmi bir dil kullanın

E-posta’nızı resmi bir şekilde yazın. Sıradan bir ton ile yazmak daha kolay olabilir, ancak bunu profesyonelce yapmaya çalışın. Ama profesyonel görüneceksiniz diye çok resmi olmamaya da özen gösterin. Fazla resmi ya da resmiyetten uzak arasındaki mükemmel dengeyi kurmaya çalışın ve alıcıyla sahip olduğunuz veya kurmak istediğiniz ilişki türünü aklınızda bulundurun. 

10. Ekleri ve bağlantıları dikkatli kullanın

Alıcı, sizi daha önce hiç tanımayan biri olabileceğinden, e-posta’nıza eklediğiniz herhangi bir eki veya bağlantıyı açarken muhtemelen çok dikkatli olacaktır. Bu yüzden biriyle ilk kez iletişime geçiyorsanız, e-posta’larınıza aşırı bağlantı veya ekler eklemeyin.

Kurumsal E-mail Örnekleri

Artık kurumsal e-mail’in nasıl yazılacağını bildiğinize göre, kurumsal email örneklerine geçebiliriz.

İlgili İçerik: Veda Maili Nasıl Yazılır? Veda Maili Örnekleri

Örnek 1:

Konu Satırı: İletişim Müdürü Pozisyonu İçin Mülakat

Sevgili (İsim),

İletişim Müdürü pozisyonu için ABC Şirketler Grubu’na yaptığınız başvuruyla bağlantılı olarak, pozisyonun detayları ile ilgili daha fazla bilgi vermek için sizi A Sok., B Plaza İstanbul/Türkiye adresindeki ofisimizde bir görüşmeye davet etmek istiyoruz.

Görüşmeniz ABC Strateji Direktörü (İsim) ile olacak ve toplantı yaklaşık 30 dakika sürecek. Bu sayede şirketi biraz daha yakından tanıma fırsatı bulacağınızı umuyoruz. 

Lütfen aşağıdaki zamanlarda müsait olup olmadığınızı telefonla (512-345-3789) veya e-posta’yla (isim.soyad@sirketadi.com) bize bildirin. Bildirimin ardından size ayrı bir onay e-postası göndereceğim:

  • 25 Şubat 09:00
  • 26 Şubat sabah 09:00
  • 26 Şubat, saat 15:00 

Bu tarihlerin hiçbirinde uygun değilseniz, lütfen hemen bildirin. Bu sayede sizin için başka bir randevu ayarlayabiliriz.

Saygılarımla,

İsim Soyad

İşe Alım Müdürü

ABC Şirketler Grubu

www.sirketadi.com | isim.soayd@sirketadi.com

Özet:

  • Konu satırı: 50 karakterden kısa.
  • Selamlama: Dostça ama yine de profesyonel.
  • Gövde Metni: Mesaj açık ve doğrudan konuya yöneliktir. Ayrıca, önemli noktaları listelemek için madde işaretleri kullanılarak uygun şekilde biçimlendirilmiştir.
  • Kapanış: Dostça ama profesyonel.
  • İmza: Gerekli tüm unsurlar var.

Örnek 2

Konu satırı: Sadece Belirli Müşterilerimize Özel Bir Kampanya

Merhaba (İsim),

Bu ay, iş dünyasındaki 5. yılımızı kutluyoruz! Elbette yaptığımız işi seviyoruz ama bizi asıl ayakta tutan sizin gibi müşterilerimiz. Bu yüzden markamıza olan katkınıza bir nebze de olsa teşekkür etmek için ay boyunca (promosyon), sunuyoruz.

Randevunuzu bugün almak için bizi arayarak promosyon kodu ile sağlanacak tüm avantajlardan en kısa sürede yararlanabilirsiniz.

Saygılarımla,

İsim Soyad

Pazarlama Müdürü

ABC Şirketler Grubu

www.sirketadi.com | isim.soayd@sirketadi.com

Özet:

  • Konu satırı: 50 karakterden kısa.
  • Selamlama: Dostça ama yine de profesyonel.
  • Gövde Metni: Mesaj açık ve doğrudan konuya yöneliktir. 
  • Kapanış: Oldukça profesyonel.
  • İmza: Gerekli tüm unsurlar var.

Özetle diyebiliriz ki, her gün dünya çapında milyarlarca e-posta alışverişi yapılıyor, bu nedenle profesyonel bir e-posta biçimini nasıl kullanacağınızı anlamanız, e-posta mesajınızı kısa ve doğrudan tutmanız ve niyetinizi hedef alıcılarınıza net bir şekilde iletmeniz hayati önem taşır.

Her gün milyarlarca e-posta gönderen bir dünyada etkili olmak istiyorsanız göz önünde bulundurmanız gereken birçok husus vardır, ancak en önemli adım kurumsal e-mail’in nasıl yazılacağını bilmektir.

Yazar Hakkında

Avansas

Avansas, her ölçekteki işletmenin tüm işyeri ihtiyaçlarını karşılayan Türkiye'nin ilk ve en büyük alışveriş platformudur. Avansas Blog'da ise iş hayatına dair ilginizi çekebilecek öğretici ve eğlenceli yazıları sizler için hazırlıyoruz.

Tüm yazıları göster