Kurumsal e-posta hesabı, profesyonel ticari iletişim için kullanılan bir e-posta’dır ve genellikle şirketin alan adını içerir. Örneğin, ABC şirketinde çalışan birinin kurumsal e-posta hesabı isim@abc.com olabilir.
Peki kurumsal ve kişisel e-posta’lar arasındaki farklar nelerdir?
Aşağıda sizin için detaylı şekilde açıkladık.
Kurumsal ve Kişisel E-posta Arasındaki Farklar Nelerdir?
Hem iş hem de kurumsal e-posta’lar çevrimiçi iletişim için kullanılır. Bununla birlikte, kurumsal e-posta birkaç farklı özelliği ile kişisel e-posta’dan ayrılır:
1. Benzersiz alan adı
Çoğu kişisel e-posta adresi, e-posta sağlayıcısının alan adına sahiptir. Örneğin, Outlook aracılığıyla bir e-posta adresi oluşturduysanız, kullanıcı adınızdan sonra @outlook.com gelir. Fakat kurumsal e-posta adreslerinde, @outlook yerine işletmenin alan adı kullanılır.
2. Daha düzgün ve profesyonel görünüm
Gmail, Hotmail, Yahoo vb. ücretsiz e-posta servis sağlayıcıları aracılığıyla e-posta adresi kaydeden çok sayıda insan olduğundan, benzersiz bir kullanıcı adı bulmak zor olabilir. Fakat çoğu şirkette kullanıcı adı çalışanların yalnızca kendi adlarını veya soyadlarını içerir. Bu da sizi daha profesyonel gösterecek istediğiniz e-posta adresini alabileceğiniz anlamına gelir.
3. Maliyet
Çoğu ücretsiz e-posta servis sağlayıcısı, yapabileceklerinizi ciddi şekilde kısıtlar. Fakat kurumsal e-posta servis sağlayıcılara genellikle ödeme yaptığınız için böyle sorunlarla karşılaşmazsınız. Ücretsiz bir iş e-posta’sı kaydetmek mümkün olsa da, çoğu şirket premium veya ücretli bir sürümü tercih eder.
İlgili İçerik: Kurumsal E-mail Nasıl Yazılır?
Neden Kurumsal Bir E-posta’ya Sahip Olmalısınız?
Kurumsal bir e-posta’ya sahip olmanın birçok avantajı vardır. Bu avantajlardan en önemlileri aşağıdaki şekildedir:
1. Markalaşma fırsatı
Alan adınız, şirketinizin markasının ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, her iletişiminizde marka adınızı mümkün olduğunca kullanma fırsatını değerlendirmeniz gerekir. Sizden veya çalışanlarınızdan bir şirket e-posta’sı aracılığıyla gönderilen her e-posta, markanızı tanıtmak için bir fırsattır.
2. Daha yüksek koruma
Bir bilgisayar korsanının kurumsal bir e-posta hesabına erişerek vereceği zarar çok büyüktür. Bu nedenle birçok kurumsal e-posta sağlayıcısı, çalışanların izlemesi gereken parola türleri ve kimlik doğrulama protokolleri ile ilgili katı güvenlik politikaları belirlemenize izin verir.
3. Daha fazla depolama kapasitesi
Çalışanların aldığı günlük e-posta sayısı, kişisel kullanım için e-posta kullanan birinden çok daha fazladır. Bu nedenle, kurumsal bir e-posta’da depolama ihtiyacı daha yüksektir. Ek depolama alanı miktarı, e-posta sağlayıcısına ve hizmet paketine bağlı olarak değişir, ancak neredeyse her zaman Gmail gibi ücretsiz e-posta hizmetlerinin sağladığından daha fazladır.
4. Spam filtrelerinden geçme
Hala tüm şirketler tarafından kabul görmese de, DMARC giderek daha fazla şirket tarafından benimsenmektedir. Bu, şirket e-posta’sı yerine kişisel e-posta’nızdan e-posta gönderirseniz, alıcının spam klasörüne düşme ihtimalinin daha yüksek olduğu anlamına gelir.
5. Daha iyi kayıt tutma
Çoğu kurumsal e-posta sağlayıcısı, ana hesap sahibinin şirket alan adından gönderilen iletişimleri arşivlemesine izin verir. Bu da, daha fazla hesap verebilirlik sağlar.
6. Kolay ölçeklenebilirlik
Eğer Gmail gibi ücretsiz bir e-posta sağlayıcı kullanıyorsanız, şirketiniz büyüdükçe yeni çalışanlar için yeni kişisel e-posta’lar oluşturmak bir kabusa dönüşebilir. Fakat kurumsal e-posta servis sağlayıcıları tüm kullanıcılarınız adına e-posta hesapları açmanıza izin verir.
7. Doğrulama
Çoğu kişi, iş ile ilgili bir e-posta aldığında, gönderen kişinin mail’ine bakarak bu e-posta’yı hangi şirketten aldığını kontrol eder. Bu yüzden, potansiyel bir müşteriye e-posta gönderirken isim.soyad@gmail.com gibi bir adresten ziyade şirketinizin adının bulunduğu bir e-posta adresinden gönderim yapmanız gerekir. Bu şekilde alıcı sizin hangi markayı temsil ettiğinizi daha net şekilde anlayacaktır.
Neden Kurumsal veya Kişisel Bir E-posta’ya İhtiyacınız Var?
Bir kurumsal e-posta’nın neden kişisel bir hesaptan daha avantajlı olduğunu yukarıda listeledik. Ancak kurumsal e-posta, teknik olarak katı bir gereklilik değildir, sadece iş gereksinimlerinize bağlıdır.
Peki kurumsal e-posta mı yoksa kişisel bir e-posta mı kullanacağınızı nasıl belirleyebilirsiniz?
Aşağıdaki soruları cevaplayarak kurumsal bir e-posta’ya mı yoksa kişisel bir e-posta’ya mı ihtiyacınız olduğunu belirleyebilirsiniz:
Şirketiniz üçten fazla kişiyi istihdam ediyor mu veya işe almayı planlıyor mu?
Şirketinizde ne kadar çok insan varsa, kimlik avı saldırısına uğrama olasılığı o kadar artar. Çoğu kurumsal e-posta sağlayıcısı, güvenlik protokollerini standartlaştırmanıza izin verir ve bir çalışanınız saldırıya uğrarsa, ihlalin nereden geldiğini görmenize olanak tanır.
E-posta pazarlama yapmayı planlıyor musunuz?
CAN-SPAM yasası yalnızca ABD’de gerçekten uygulanabilir olsa da, bir abonelikten çıkma butonuna sahip olmak her zaman iyi bir uygulamadır. Çünkü Gmail gibi e-posta sağlayıcıları, iletişimleriniz çok sık spam olarak bildirilirse, sizi cezalandırır.
E-posta yoluyla hassas veriler veya bilgiler gönderecek veya alacak mısınız?
Yasalar, müşterilerinizin bilgilerinin güvenliğini sağlamak için elinizden gelen her şeyi yapmanızı gerektirir. Çoğu kişisel e-posta hesabı gelişmiş güvenlik özelliklerinden yoksun olduğu için size koruma sağlayamaz.
Hesap verebilirlik işiniz için önemli mi?
Kurumsal e-posta sağlayıcıları, çalışanlar ve müşteriler arasındaki önemli iletişimleri kolayca arşivlemenize ve izlemenize olanak tanır. Kişisel hesaplar da bu özelliğe sahiptir, ancak toplu olarak arşivleme yapamazsınız.
E-posta, siz ve müşterileriniz arasındaki ana iletişim mi olacak?
Eğer ana iletişim kanalınız e-posta olacaksa, bir şirket e-posta’sına geçmeniz tavsiye edilir. Çoğu iş e-posta sağlayıcısı, aynı anda yüzlerce kişiye e-posta göndermenize izin verir. Ayrıca, kurumsal e-posta ile spam klasörüne düşme olasılığınız daha düşüktür.
Marka bilinirliğinizi artırmak için aktif olarak çalışıyor musunuz?
Alan adınızın her iletişimde görünmesini sağlamak, marka bilinirliğini artırmanın kolay ve ucuz bir yoludur.
İçerik pazarlam yapmayı planlıyor musunuz?
Bazı e-posta sağlayıcıların e-posta izleme özelliği vardır. Bununla, içeriğinizin açılma oranları hakkında iyi bir fikir edinebilirsiniz.
Kitlenizle güven oluşturmaya mı çalışıyorsunuz?
Rekabetçi bir pazardaysanız, müşteri güveni oluşturmak için her türlü fırsata ihtiyacınız vardır. Çoğu zaman, bir müşterinin rakibinize gitmesini engelleyen tek faktör, birazcık güvendir. GoDaddy tarafından yapılan bir araştırmaya göre, tüketicilerin %75’i, profesyonel e-posta adreslerinin güvenin anahtarı olduğunu söylemektedir.
Kurumsal bir e-posta’ya sahip olmak bir gereklilik değildir. Ancak, işinizle ilgili amaçlar için kişisel bir e-posta’dan daha faydalıdır.
Kurumsal E-posta Nasıl Oluşturulur?
Kurumsal e-posta oluşturma süreci oldukça kolaydır ve üç aşamalı bir sürece ayrılabilir:
1. E-posta servis sağlayıcısını seçin
Birçok ücretsiz ve ücretli e-posta servis sağlayıcısı seçeneği vardır. Fakat her bir seçenek farklı bir güvenlik, depolama ve gelişmiş özellikler paketi sunar. En iyisinin hangisi olduğu şirketinizin ihtiyaçlarına bağlıdır.
2. İşletmeniz için özel bir adres oluşturun
Kurumsal bir e-posta hesabı oluştururken genellikle şirket adınıza bağlı kalmanız önerilir. Ancak, şirket adınız çok uzunsa veya önceden alınmışsa, ek bir kelime veya kısaltma eklemeniz sizin için daha iyi olabilir.
3. İş adresinizi kurun ve bağlayın
E-posta servis sağlayıcıları, yeni kurumsal e-posta adresinizi nasıl kuracağınıza ilişkin talimatlara ve teknik desteğe sahiptir. Bu sayede kurumsal e-posta hesabınızı kısa sürede kurabilirsiniz.
Artık yeni bir kurumsal e-posta oluşturmak için gereken adımları bildiğinize göre seçim yapabileceğiniz seçeneklere bakmanın zamanı geldi.
Ücretsiz Kurumsal E-posta Hesabı Nasıl Alınır?
Kısıtlı bir bütçeniz varsa ya da e-posta söz konusu olduğunda tam iş gereksinimlerinizden emin değilseniz, ücretsiz bir kurumsal e-posta sağlayıcısı seçmek en iyi seçenek olabilir. Aşağıda ücretsiz e-posta hesabı almak için bazı seçenekleri bulabilirsiniz.
Zoho Mail Lite
Zoho; CRM, ücretsiz bulut tabanlı e-posta pazarlaması ve çevrimiçi belge araçları gibi iş yazılımlarını içeren bir uygulama paketidir. Başlamak için tek ihtiyacınız olan bir Zoho hesabıdır (diğer tüm uygulamaları da içerir). Zoho’nun kurulumu sadece birkaç dakika sürer. Biraz yardıma ihtiyacınız varsa, Zoho’nun kurulum kılavuzu ve videoları size yardımcı olabilir.
Bir Zoho hesabına sahip olduğunuzda, Gmail, Yahoo veya Outlook hesaplarından oluşan bir e-posta adresi oluşturabilirsiniz (sadece kullanmak istediklerinizi seçmeniz yeterlidir). Tüm yazışmalarınız ve kişileriniz Zoho’daki ilgili e-posta hesabıyla kolayca senkronize edilir.
Ücretsiz bir kurumsal e-posta adresi almaya çalışan bir işletme sahibiyseniz, öncelikle Zoho hesabınıza giriş yapın, yönetici panelinden (sağ üstte), “Create a Zoho for PC – PC için Zoho Oluştur” butonuna tıklayın ve talimatları izleyin.
2. GMX Mail
GMX Mail, tüm kullanıcılara sınırsız e-posta depolama alanı ve “Adres Defteri, Düzenleyici ve Dosya Depolama” da dahil olmak üzere çeşitli üretkenlik odaklı özelliklere erişim sağlayan ücretsiz bir e-posta hizmetidir. Kullanıcılar 10 adede kadar ücretsiz iş e-posta adresi kaydedebilir, bu da GMX Mail’i küçük işletmeler için harika bir seçenek haline getirir.
3. ProtonMail
Bir işletme sahibi olarak müşterilerinizin ve iş ortaklarınızın gizliliğini korumak sizin sorumluluğunuzdadır. Birkaç sızdırılmış e-posta mesajı bile itibarınıza zarar verebilir ve işinizi kaybetmenize neden olabilir. Bunun olmasını önlemek için ProtonMail tarafından sağlanan şifreli ücretsiz bir kurumsal e-posta hesabı kullanmayı düşünebilirsiniz.
Katı gizlilik yasalarına sahip bir ülke olan İsviçre’de bulunan ProtonMail, gizlilik ve anonimlik göz önünde bulundurularak tasarlanmış uçtan uca şifreli bir e-posta hizmetidir. ProtonMail hesabı oluştururken gerçek adınızı, telefon numaranızı veya diğer kişisel bilgilerinizi girmeniz gerekmez.
Ücretsiz bir ProtonMail hesabıyla günde 500 MB depolama alanı, bir e-posta adresi ve 150 e-posta alabilirsiniz. Bu limitleri artırmak için Plus veya Professional hesaba geçebilirsiniz.
Özetle diyebiliriz ki, kurumsal bir e-posta’ya sahip olmak, bir iş planının temel parçasıdır. Sağlayabileceği avantajlar, gelecekteki büyüme potansiyelinizi şekillendirebilir.
Bir kurumsal e-posta oluşturmak zor değildir, ancak birçok ücretsiz ve ücretli seçenek mevcuttur. Neyi seçeceğinize karar verirken önemli olan şey işletmenizin ihtiyaçlarıdır.
Bir e-posta servis sağlayıcısı seçtikten ve hesabınızı kurduktan sonra geriye, onu optimize etmek kalır. Bunun için en iyi uygulamalardan bazıları, e-posta’lar için beyaz listeler ve kara listeler oluşturmak, filtreler kullanmak ve ekibiniz için şablonlar hazırlamaktır.
