Radicati Group tarafından yapılan bir araştırmaya göre, dünya çapında günlük olarak gönderilen ve alınan e-posta’ların toplamı 2019’da 293,6 milyarken, bu rakamnın 2023’te 347,3 milyara çıkması bekleniyor.
Campaign Monitor tarafından yapılan bir araştırmaya göre ise, ortalama bir iş kullanıcısı günde yaklaşık olarak 121 e-posta gönderip alıyor.
Açıkçası tüm bu istatistikler, alıcının dikkatini çekmek için ciddi bir rekabet olduğunu ve e-posta’larınızın öne çıkması için bir şeyler yapmanız gerektiğini gösteriyor.
İlgili İçerik: Kurumsal E-posta Nedir? Ücretsiz Kurumsal E-posta Hesabı Nasıl Alınır?
Kurumsal E-mail’in Bileşenleri Nelerdir?
Çoğu kurumsal e-posta belirli öğeler içerir ve bu ögeler e-posta’ya dahil edilmezse, e-posta amacına ulaşmayabilir. Bu da zamanınızı ve emeğinizi boşa harcadığınız anlamına gelir. Zamanınızı ve emeğinizi boşuna harcamamanız için her iş e-posta’sında bulunması gereken önemli unsurlardan bazılarını aşağıda sizin için listeledik:
1. Konu satırı
İyi bir kurumsal e-posta formatı konu satırıyla başlar. Konu satırı, e-posta’nın ne hakkında olduğunun bir önizlemesidir. Bu sayede sadece birkaç kelime kullanarak, alıcılarınıza mesajınızın ne ile ilgili olduğunu iletebilirsiniz. Bu noktada e-posta’nızın tıklanma ihtimalinizi artırmak için konu satırınızı dikkat çekici hale getirmeniz gerekir.
OptinMonster tarafından derlenen istatistiklere göre:
- Her üç alıcıdan biri, konu satırları akılda kalıcı olduğu için e-posta’ları açar.
- İnsanların neredeyse %70’i sadece konu satırına göre e-posta’ları spam olarak bildirir.
Bu yüzden e-posta konu satırlarını sadece e-posta’larınıza eklemeniz gereken önemsiz bir şey olarak ele alıyorsanız; tekrar düşün. Konu satırınız dikkat çekmezse, yazdığınız e-mail açılmayabilir ve bu da tüm çabalarınızın boşa gideceği anlamına gelir.
Kısa ve öz tutun: Konu satırlarınızın 50 karakterden kısa olması gerekir. 50 karakterden daha uzun olan konu satırları, özellikle mobil e-posta istemcilerinde e-posta’larınızı önizleyen kişilerin konu satırını bütünüyle görmelerinin önüne geçer.
Akılda kalıcı hale getirin: “Şimdi harekete geç”, “ücretsiz dene” vb. aciliyeti, güncelliği ve alaka düzeyini tasvir eden kelimeler ekleyerek e-posta alıcılarınızın ilgisini çekin.
En iyi konu satırını bulmak için A/B testi uygulayın: En iyi dönüşüm oranını veren konu satırlarını bulmak için A/B testini kullanmanız gerekir. Bunu nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız, birçok e-posta pazarlama yazılımında bulunan yerleşik A/B testi araçlarından yararlanın.
2. Selamlama
Selamlamanız, insanların e-postanızı okuduklarında gördükleri ilk şeylerden biridir, bu nedenle selamlamayı doğru yapmanız çok önemlidir. Unutmayın, selamlama e-posta’nın tonunu belirler.
Uygun selamlamayı kullanın: Bir e-posta yazarken kullandığınız selamlama, genellikle siz ve alıcı arasındaki alaka düzeyine bağlıdır. Bu noktada kişiyi çok iyi tanımıyorsanız, selamlamanızı resmi tutun.
Selamlamalarınızı kısa ve öz tutun: Alıcı hakkında çok fazla bilgiye sahip değilseniz, selamlama kısmını kısa tutmak en iyi uygulamadır. Örneğin, “Sayın İşe Alım Direktörü” yerine “Merhaba”yı kullanabilirsiniz.
Aşağıda bazı önemli e-posta selamlama örneklerini ve bunların ne zaman kullanılacağı ile ilgili bir liste bulabilirsiniz:
- Merhaba: Halihazırda profesyonel bir ilişkiniz olan kişiler için uygundur.
- Herkese merhaba: Bir grup insana hitap etmek için kullanılır, ancak e-posta’larınızı kişiselleştirmek ve alıcıların adlarını kullanmak her zaman daha iyi bir uygulamadır.
- Selamlar: Genellikle “merhaba” yerine kullanılır.
3. Gövde Metni
Samimi ve cana yakın bir ton, soğuk ve mesafeli bir tonlamadan daha iyi olsa da, kurumsal e-posta’lar için bu durum geçerli değildir. Bu yüzden kurumsal bir e-posta yazarken profesyonelliğinizi koruduğunuzdan emin olun ve mesajınızı açık bir şekilde iletin.
Kendinizi tanıtın: Alıcının sizi tanımaması veya hatırlamaması ihtimali varsa kendinizi tanıtın. Diğer kişiye kendinizden bahsederken adınızı, pozisyonunuzu, nasıl tanıştığınızı, sizi kimin tanıştırdığını ve diğer ilgili ayrıntıları belirtin. Sizi tanıyan kişilere e-posta gönderiyorsanız bu bölümü atlayın. Ayrıca iş arkadaşlarınızın tanımayacağı yeni bir e-posta adresi kullanırken de kendinizi tanıtmanız gerekebilir.
Kısa tutun: Daha uzun e-posta’ların cevaplanması daha uzun sürer. Bu yüzden yanıt sürelerinin kısalmasını sağlamak için e-posta’nızı kısa tutun.
E-posta’nın amacı konusunda net olun: E-posta’nızın amacını açık ve doğrudan belirtin. Okunabilirlik için önemli bilgileri sıralayın ve madde işaretlerini kullanın.
Çok fazla bilgi sağlamayın: Özellikle söylenecek çok şey olduğunda, uzun uzun yazmak size cazip gelebilir, ancak alıcıları çok fazla ayrıntıyla boğmaktan kaçınmanız gerekir. Bunun yerine, temel bilgileri verin ve gerekirse ek bir belge ekleyin.
İşleri profesyonel tutun: E-posta’nızın spam olarak algılanmasına yol açabilecek ünlem işareti gibi noktalama işaretlerine dikkat edin, sadece gerektiğinde büyük harf kullanın ve halihazırda ilişki kurduğunuz alıcılar için metninize ifadeler ekleyin.
4. Kapanış
Bir email’i nasıl sonlandıracağınız, e-posta’ya başlamak kadar önemlidir. Bu yüzden başlangıçta olduğu gibi yine aynı resmiyeti göz önünde bulundurarak profesyonel bir kapanış kelimesi tercih edin.
Alıcıyı harekete geçirmeye teşvik edin: E-posta’nızda bulunacak harekete geçirici sözcükler, e-posta’nızın amacı ile doğrudan bağlantılıdır. Örneğin, alıcınızın ücretsiz bir yazılım demosu için tercih ettiği tarih ve saate yanıt vermesini istiyorsanız, cümleniz örnektekine benzer bir şey olmalıdır: “Telefonda görüşmek için uygun olduğunuzda bana haber verebilirsiniz.”
Uygun bir e-posta imzası kullanın: Tıpkı selamlamanızda olduğu gibi e-posta kapanışında kullanacağınız kelimeler de alıcıya ne kadar aşina olduğunuza bağlıdır. Siz ve alıcı zaten birkaç e-posta alışverişinde bulunduysanız, kullanılacak e-posta oturum kapatma örnekleri aşağıdaki şekildedir:
- Saygılarımızla
- Sevgilerimle
- Sevgiler
- Teşekkürler
Uygun bir iş e-postası biçiminde kaçınılması gerekenler ise aşağıdaki şekildedir:
- Çok samimi kelimeleri sadece aile ve yakın arkadaşlarınız için kullanın.
- Kısaltmalar genellikle e-posta’nıza zaman ayırmadığınız anlamına geleceği için çok fazla tercih etmeyin.
- Saygılarımla gibi bir kapanış sözcüğü fazla resmidir. Bu yüzden genellikle kamu ile ilgili işlerde veya banka iletişiminde kullanılır.
- iPhone’umdan gönderildi, profesyonellikten uzak görünür ve genellikle yazım hataları için bir bahanesi olarak kullanılır.
5. İmza
E-posta imzası, kim olduğunuzu, insanların size nasıl ulaşabileceğini ve insanların sizin, işletmeniz veya şu anda üzerinde çalıştığınız projeler hakkında nasıl daha fazla bilgi edinebileceğini netleştirmek için iyi bir fırsattır.
İyi biçimlendirilmiş bir iş e-postası, aşağıdaki öğeleri içeren bir imzaya sahip olmalıdır:
- Adınız ve unvanınız
- İletişim bilgileri: E-posta adresi, web sitesi, telefon numarası vb.
- Sosyal medya profillerinize bağlantılar
- Kişilerin e-posta imzanız üzerinden rezervasyon yapabilmesi için takvim bağlantısı (varsa)
- Profesyonel bir görsel
E-posta imza örneği:
İsim – Soyad
Pazarlama Müdürü
Şirket Adınız
İstanbul, Türkiye
(121) 345-6789
isim.soyad@sirketadiniz.com
www.sirketadiniz.com
Basit tutun: E-posta imzanız için süslü yazı tiplerine veya karmaşık tasarımlara gerek yoktur. İmzanızın sadece profesyonel görünmesini ve mobil cihazlarda bile okunabilir olmasını sağlamanız yeterlidir.
İletişim bilgilerinizi gerektiği gibi güncelleyin: Bu adım, kişilerin veya işletmelerin sizinle kolayca iletişim kurabilmesi için mutlaka gereklidir.
E-posta’nızı biçimlendirmeyi bitirdikten sonra göndermeden önce son düzeltmelerinizi yapın. Utanç verici bir yazım hatası yapmadığınızdan emin olmak için e-posta metninize çok fazla zaman ve çaba harcayın.
Kurumsal E-mail Yazarken Dikkat Etmeniz Gereken Kurallar
Kurumsal e-mail yazma konusunda kendinizi yeterli hissetmiyorsanız, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
1. Amacınızı belirleyin
Profesyonel bir kurumsal e-mail yazmaya başlamadan önce amacınızı belirleyin. E-posta alıcınızdan bir ricada mı bulunacaksınız yoksa onu bir yere mi davet edeceksiniz? Mümkünse amacınızı yaklaşık iki cümleyle özetleyin. Bu, odaklanmanıza ve sadece ilgili olan kelimeleri eklemenize yardımcı olacaktır.
2. Alıcınızı inceleyin
E-posta’nızı yazarken kitlelere değil, yalnızca hitap ettiğiniz kişiye odaklanın ve alıcınızla kişisel düzeyde bağlantı kurun. Hatta herhangi bir ortak bağlantı veya ortak arkadaş belirlemeye çalışın. Ayrıca, LinkedIn gibi sosyal medya sitelerinde alıcının profilini kontrol edin. Bu size yaş grupları ve ilgi alanları hakkında bir fikir verecektir.
3. Konu satırınızı yazın
E-posta’nızın konusu, içeriğin tonunu belirlediği için çok önemlidir. Kötü yazılmış veya belirsiz bir konu, alıcı tarafında kafa karışıklığına ve muhtemelen bir yanlış anlamaya yol açacaktır. Bu yüzden konunuzu kısa tutun ve en önemli kelimeleri en başa yerleştirin. Ayrıca, alıcı e-posta’nızı açmadan silebileceğinden konu satırınızın spam gibi görünmediğinden emin olun.
4. Alıcıya hitap edin
Diğer tüm iletişimlerde olduğu gibi alıcınıza doğru şekilde hitap edin ve doğru selamlamayı kullandığınızdan emin olun.
5. Gövde metnini yazın
E-posta’da mesajınızı açık ve kesin bir şekilde iletin. İlk önce konunuzu ele alın ve sonra onlardan ne istediğinizi ve neden size cevap vermeleri gerektiğini anlatın. Mümkünse, alıcının okumasını kolaylaştıracağı için bilgilerinizde madde işaretlerini kullanın. E-posta’nızı isteğinizi bir soru veya harekete geçirici mesajla kapatın. E-posta’nızı kısa tutmaya çalışın, farklı argümanlar için farklı paragraflar kullanın ve konuşuyormuş gibi görünmeye çalışın, ancak spesifik olun.
6. İmzanızı ekleyin
İmzanızda sadece adınızı ve iş unvanınızı kullanmanız yeterli değildir. İyi bir imza, şirketteki rolünüzün kısa bir tanımını, bir iletişim numarasını ve e-posta adresini içermelidir. Alıcınızın size ulaşmasını kolaylaştırmak için sosyal medya bağlantılarınızı da ekleyebilirsiniz.
7. Dilbilgisi ve yazım hatalarını kontrol edin
E-posta’nızı her zaman bir alıcının bakış açısından okuyun. Herhangi bir dilbilgisi, yazım ve imla hatası içermediğinden emin olun.
8. E-posta’nızı kısa tutun
E-postanız ne kadar kısa olursa o kadar iyidir. Uzun e-postalar genellikle yok sayılır veya tamamen okunmaz. Bu yüzden kısa ve öz olun ve doğrudan konuya gelin.
9. Resmi bir dil kullanın
E-posta’nızı resmi bir şekilde yazın. Sıradan bir ton ile yazmak daha kolay olabilir, ancak bunu profesyonelce yapmaya çalışın. Ama profesyonel görüneceksiniz diye çok resmi olmamaya da özen gösterin. Fazla resmi ya da resmiyetten uzak arasındaki mükemmel dengeyi kurmaya çalışın ve alıcıyla sahip olduğunuz veya kurmak istediğiniz ilişki türünü aklınızda bulundurun.
10. Ekleri ve bağlantıları dikkatli kullanın
Alıcı, sizi daha önce hiç tanımayan biri olabileceğinden, e-posta’nıza eklediğiniz herhangi bir eki veya bağlantıyı açarken muhtemelen çok dikkatli olacaktır. Bu yüzden biriyle ilk kez iletişime geçiyorsanız, e-posta’larınıza aşırı bağlantı veya ekler eklemeyin.
Kurumsal E-mail vs Gayriresmi E-posta Yazımı
Kurumsal e-posta, günlük yazışmalarda kullanılan bir e-postadan farklıdır. Günlük yazışmalarımızın temelini oluşturan gayriresmi e-mail, genellikle iyi tanınan bir kişiye gönderilir. Bu kişi genellikle bir arkadaşınız veya aile üyeniz gibi iyi ilişkiler içinde olduğunuz bir kişidir. Gayriresmi (informal) bir e-posta gönderirken, yapı ve ton hakkında çok fazla endişelenmenize gerek yoktur. Bu şartlar altında kurumsal bir e-posta’nın nasıl yazılacağını bilmeniz gerekmez. Çünkü bu, arkadaşça ve gündelik bir sohbettir.
Kurumsal bir e-posta ise, yapısı bakımından resmi şekilde yazılmayan e-posta’dan farklıdır. Kurumsal e-posta’yı gündelik yazışmalarda kullanılan bir e-postadan farklı kılan en önemli şey yapısıdır. Kurumsal e-mail’in belirli bir selamlama bölümü (e-postanın açılış bölümü), bir imza bölümü, açılış cümlesi ve gövde bölümü vardır. Bu yüzden bir e-postanın nasıl yapılandırılacağını bilmeniz çok önemlidir.
Ayrıca, kurumsal e-posta yazarken informal bir e-posta’dan farklı bir dil kullanmanız gerekir. Kısaltmalar, argo ve diğer resmi olmayan terminolojiyi kullanmaktan kaçınmanız şarttır. Resmi bir e-posta’nın tonu da farklıdır. Resmi olmayan bir e-posta yazarken tam cümleler veya düzgün dilbilgisi bile kullanılmayabilir, ancak kurumsal bir e-posta bu detaylar her zaman önemlidir.
Kurumsal e-posta
- İş ve profesyonel uygulamalar için iletişime geçmek gerektiğinde kullanılır.
- Önceden tanımlanmış ve belirli bir formata sahiptir.
- Resmi ve nazik bir terminoloji kullanmak gerekir.
- Uzun ve zor cümleler kullanılır.
Resmi olmayan e-posta
- Kişisel iletişim için e-posta kullanırken belirlenmiş bir format veya yapı yoktur.
- Arkadaşlara ve aile üyelerine e-posta gönderilir.
- Basit ve gündelik bir dil kullanılır.
- Cümleler kısa ve basittir.
Gündelik bir e-posta’da aklınıza gelebilecek her şey hakkında sohbet etmenizde bir sakınca yoktur. Öte yandan, resmi bir e-posta gönderirken doğrudan konuya girmeniz gerekir.
Buna ek olarak, hem profesyonel hem de gündelik amaçlı e-posta’ların da bazı benzerlikleri vardır. Her ikisi de:
- Basit ve anlaşılması kolay bir terminoloji kullanır.
- E-posta’nın üretken diyaloğu kolaylaştırmada önemli bir rol oynadığını unutmadan iletişime devam eder.
- Her seferinde aynı yapıyı kullanılır: giriş, ana gövde ve özet.
| Kurumsal E-posta | Gayriresmi E-posta |
| Yaygın değildir. | Arkadaşlar arasında yaygındır. |
|
|
| 3. kişiler diye tabir edebileceğimiz iş ortakları, müşteriler, yöneticiler vb. | Arkadaşlar, aile ve çok yakın iş arkadaşları arasındaki mesajlaşma |
|
|
Kurumsal E-mail Örnekleri
Artık kurumsal e-mail’in nasıl yazılacağını bildiğinize göre, kurumsal email örneklerine geçebiliriz.
İlgili İçerik: Veda Maili Nasıl Yazılır? Veda Maili Örnekleri
Örnek 1:
Konu Satırı: İletişim Müdürü Pozisyonu İçin Mülakat
Merhabalar X Bey/Hanım,
İletişim Müdürü pozisyonu için ABC Şirketler Grubu’na yaptığınız başvuruyla bağlantılı olarak, pozisyonun detayları ile ilgili daha fazla bilgi vermek için sizi A Sok., B Plaza İstanbul/Türkiye adresindeki ofisimizde bir görüşmeye davet etmek istiyoruz.
Görüşmeniz ABC Strateji Direktörü (İsim) ile olacak ve toplantı yaklaşık 30 dakika sürecek. Bu sayede şirketi biraz daha yakından tanıma fırsatı bulacağınızı umuyoruz.
Lütfen aşağıdaki zamanlarda müsait olup olmadığınızı telefonla (512-345-3789) veya e-posta’yla (isim.soyad@sirketadi.com) bize bildirin. Bildirimin ardından size ayrı bir onay e-postası göndereceğim:
- 25 Şubat 09:00
- 26 Şubat sabah 09:00
- 26 Şubat, saat 15:00
Bu tarihlerin hiçbirinde uygun değilseniz, lütfen hemen bildirin. Bu sayede sizin için başka bir randevu ayarlayabiliriz.
Saygılarımla,
İsim Soyad
İşe Alım Müdürü
ABC Şirketler Grubu
www.sirketadi.com | isim.soayd@sirketadi.com
Özet:
- Konu satırı: 50 karakterden kısa.
- Selamlama: Dostça ama yine de profesyonel.
- Gövde Metni: Mesaj açık ve doğrudan konuya yöneliktir. Ayrıca, önemli noktaları listelemek için madde işaretleri kullanılarak uygun şekilde biçimlendirilmiştir.
- Kapanış: Dostça ama profesyonel.
- İmza: Gerekli tüm unsurlar var.
Örnek 2
Konu satırı: Sadece Belirli Müşterilerimize Özel Bir Kampanya
Merhaba (İsim),
Bu ay, iş dünyasındaki 5. yılımızı kutluyoruz! Elbette yaptığımız işi seviyoruz ama bizi asıl ayakta tutan sizin gibi müşterilerimiz. Bu yüzden markamıza olan katkınıza bir nebze de olsa teşekkür etmek için ay boyunca (promosyon), sunuyoruz.
Randevunuzu bugün almak için bizi arayarak promosyon kodu ile sağlanacak tüm avantajlardan en kısa sürede yararlanabilirsiniz.
Saygılarımla,
İsim Soyad
Pazarlama Müdürü
ABC Şirketler Grubu
www.sirketadi.com | isim.soayd@sirketadi.com
Özet:
- Konu satırı: 50 karakterden kısa.
- Selamlama: Dostça ama yine de profesyonel.
- Gövde Metni: Mesaj açık ve doğrudan konuya yöneliktir.
- Kapanış: Oldukça profesyonel.
- İmza: Gerekli tüm unsurlar var.
Örnek 3
Konu Satırı: İş Ortaklığı Fırsatına İlişkin Bilgi
Merhabalar X Bey/Hanım,
Adım [Adınız] ve XYZ Şirketinde İş Geliştirme Müdürüyüm. Kuruluşlarımız arasında potansiyel bir iş ortaklığı hakkında bilgi almak için yazıyorum.
Şirketinizi kapsamlı bir şekilde araştırdım ve [belirli bir sektör] alanındaki uzmanlığınızdan etkilendim. Kuruluşlarımızın benzer hedef ve değerleri paylaştığı açık, bu da bir işbirliğinin karşılıklı olarak faydalı olabileceğine inanmamı sağlıyor.
XYZ Şirketi olarak [şirketinizin uzmanlığını ve sunduklarını kısaca açıklayın] konusunda uzmanız. Müşterilerimize yüksek kaliteli çözümler sunma konusunda kanıtlanmış bir geçmişe sahibiz ve mükemmelliğe ve müşteri memnuniyetine olan bağlılığımızla gurur duyuyoruz.
Özellikle [belirli bir proje veya girişim] üzerinde birlikte çalışma olasılığı ile ilgileniyorum. Güçlerimizi ve kaynaklarımızı birleştirerek başarılı bir sonuç elde edebileceğimize ve her iki kuruluş için de önemli bir değer yaratabileceğimize inancım sonsuz.
Bu konuyu daha ayrıntılı olarak ele almaktan ve potansiyel fırsatları değerlendirmekten memnuniyet duyarım. Uygun olduğunuz bir zamanda bir toplantı veya telefon görüşmesi planlamamız mümkün mü?
Önümüzdeki hafta [toplantı saatleri için birkaç seçenek sunun] müsaitim, tercihinize uygun herhangi bir opsiyona açığım.
Değerli kuruluşunuzla işbirliği yapma olasılığını dört gözle bekliyorum. Ek bilgiye ihtiyaç duymanız veya herhangi bir sorunuz olması halinde lütfen [iletişim bilgileriniz] adresinden benimle iletişime geçin.
Saygılarımla,
[Adınız]
İş Geliştirme Müdürü
XYZ Şirketi
[İletişim bilgileriniz]
Örnek 4
Konu Satırı: İşinizi [Şirket Adınız] ile Büyütün
Merhabalar X Bey/Hanım,
Kısa süre önce şirketiniz [Şirketin Adı] ile karşılaştım ve [sektörlerinde] yaptıklarınızdan çok etkilendim.
Ben [Şirket Adı]’den [Adınız]. [Sektör]’ünde hizmet vermekteyiz ve [Hizmetleriniz] konusunda uzmanız.
[Hizmetlerinizin onların işine nasıl değer katabileceğini açıklayın].
İşletmenizin büyümesine nasıl yardımcı olabileceğimizi tartışmak için bir toplantı [bir zaman önerin] gerçekleştirmekten memnun olurum.
Sizden haber almak için sabırsızlanıyorum.
Saygılarımla,
[Adınız]
[Pozisyonunuz]
[Şirket adı]
[İletişim bilgileriniz]
Örnek 5
Konu satırı: İş Teklifi – [Gönderen şirket adı]
Merhabalar X Bey/Hanım,
Benim adım [Gönderen adı] ve [şirket adı] şirketinde [iş unvanı] olarak çalışıyorum. Ekte açıklamasını bulabileceğiniz en son [projemiz/hizmetimiz/ürünümüz] hakkında sizinle iletişime geçiyorum.
[Faaliyet alanı] konusundaki uzmanlığınız nedeniyle bu teklifimizle ilgilenebileceğinizi düşünüyorum. Bir toplantı düzenlemek ve iş teklifimizi görüşmek istiyorum. Lütfen bu e-postaya yanıt verin ve sizin için uygun olan tarih ve saatleri bana bildirin.
Sizden haber almayı dört gözle bekliyorum,
Saygılarımla,
[Adınız]
[Pozisyonunuz]
[Şirket adı]
[İletişim bilgileriniz]
Örnek 6
Konu Satırı: İstifa Sürecim Hakkında
Merhabalar X Bey/Hanım,
Bu e-posta’yı ”Sosyal Medya Yöneticisi” görevimden istifa ettiğimi bildirmek için yazıyorum. Son iş günüm 4 Mayıs olacak. Şirkette öğrendiğim her şey için sizlere teşekkür ederim. Ekibinizde çalışmak bana gelecekteki kariyer yolum için değerli bir deneyim kazandırdı.
Daha sorunsuz bir devir teslim için işten ayrılacağım güne kadar mevcut tüm görevlerimi kapatmayı planlıyorum. İstifamı daha ayrıntılı olarak görüşebilirsek çok memnun olurum.
Saygılarımla,
[Adınız]
Sosyal Medya Lideri, ABC Yazılım
adiniz@abc.com
Örnek 7
Konu Satırı: Referansım Hakkında Detaylı Bilgi
Merhabalar X Bey/Hanım,
Adım [Adınız] ve [Şirket adı] firmasının Türkiye’deki resmi temsilcisi olan [Şirket adı]’nda Tanıtım Müdürüyüm.
Bu e-posta’yı [Önerilen kişi]’i Netflix’e Pazarlama Müdürü olarak önermek için yazıyorum. [Önerilen kişi] son beş yıldır tanıyorum ve bu süre zarfında sık sık farklı projelerde birlikte çalıştık.
[Önerilen kişi] sağlam yazma, iletişim ve yönetim becerilerine sahiptir. Zeki, kendini işine adamış ve tutkulu bir çalışandır. İşine duyduğu heyecan yaptığı her işte kendini belli eder. [Önerilen kişi], birlikte çalışmayı bir zevk haline getiren olumlu bir tutuma sahiptir.
[Önerilen kişi]’nin şirketinize harika katkılar sunacağına inanıyorum.
[Önerilen kişi] hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen isim@sirketadi.com adresinden benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Saygılarımla,
[Adınız]
[Pozisyonunuz]
[Şirket adı]
[İletişim bilgileriniz]
Örnek 8
Konu: Grafik Tasarım Hizmetleriniz Hakkında Bilgi Talebi
Merhabalar X Bey/Hanım,
Adım [Adınız] ve [Şirket adı] firmasının pazarlama müdürüyüm. İnternette grafik tasarım portföyünüze rastladım ve çok etkilendim.
Potansiyel bir proje için fiyatlarınız ve uygunluğunuz hakkında bilgi almak için yazıyorum. Önümüzdeki ay bir pazarlama kampanyası planlıyoruz ve grafik tasarım ihtiyaçlarımız için dış kaynak kullanmayı düşünüyoruz.
Kampanya kapsamında web bannerları, sosyal medya gönderileri ve birkaç basılı materyal tasarlanacak. Lütfen bu hizmetler için tahmini bir fiyat verebilir misiniz?
Zaman ayırdığınız için teşekkür eder, yanıtınızı sabırsızlıkla beklerim.
Saygılarımla,
[Adınız]
[Pozisyonunuz]
[Şirket adı]
[İletişim bilgileriniz]
Örnek 9
Konu: Proje Güncellemesi için 25 Temmuz’da Toplantı Talebi
Sevgili ekip arkadaşlarım,
Mevcut projemizin gidişatını görüşmek üzere 25 Temmuz Pazartesi günü saat 10:00’da bir toplantı planlamak için yazıyorum.
Toplantı gündeminde her departmandan proje güncellemeleri, karşılaşılan zorlukların belirlenmesi ve bir sonraki aşama için hedeflerin belirlenmesi yer alacaktır. Lütfen ekibinizin ilerleme durumu ve tartışmak istediğiniz önemli konular hakkında kısa bir rapor hazırlayın.
Lütfen bu toplantı için uygun olduğunuzu teyit edin veya alternatif bir tarih veya saat önerin. İşbirliğiniz için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[Adınız]
[Pozisyonunuz]
[Şirket adı]
[İletişim bilgileriniz]
Örnek 10
Konu: Tüm Çalışanlar İçin Yazılım Güncellemesi Gereklidir
Sevgili iş arkadaşlarım,
CRM sistemi için zorunlu yazılım güncellemesinin 5 Ağustos Cuma günü saat 18:00’den itibaren gerçekleştirileceğini lütfen unutmayın. Güncelleme yaklaşık iki saat sürecek ve bu süre zarfında sistem kullanılamayacaktır.
Güncelleme başlamadan önce tamamlanmamış işlerinizi kaydetmenizi ve sistemdeki oturumu kapatmanızı önemle tavsiye ederiz. Güncellemeden sonra herhangi bir sorunla karşılaşırsanız lütfen BT departmanıyla iletişime geçin.
İş birliğiniz için teşekkürler.
Saygılarımla,
[Adınız]
[Pozisyonunuz]
[Şirket adı]
[İletişim bilgileriniz]
Özetle diyebiliriz ki, her gün dünya çapında milyarlarca e-posta alışverişi yapılıyor, bu nedenle profesyonel bir e-posta biçimini nasıl kullanacağınızı anlamanız, e-posta mesajınızı kısa ve doğrudan tutmanız ve niyetinizi hedef alıcılarınıza net bir şekilde iletmeniz hayati önem taşır.
Her gün milyarlarca e-posta gönderen bir dünyada etkili olmak istiyorsanız göz önünde bulundurmanız gereken birçok husus vardır, ancak en önemli adım kurumsal e-mail’in nasıl yazılacağını bilmektir.
En Çok Sorulan Sorular
1. Kurumsal bir e-posta nasıl yazılır?
Temel bilgileri öğrendikten sonra herhangi bir amaç için kolayca kurumsal bir e-posta yazabilirsiniz. Kurumsal e-posta yazarken aktarmak istediğiniz tüm bilgileri açıkça ortaya koyarken aynı zamanda nazik olduğunuzdan emin olun. Ayrıca bilgilendirici bir konu satırınız olduğundan ve e-posta’yı imzanızla resmi bir şekilde bitirdiğinizden emin olun.
2. Kurumsal e-posta kime yazılmalı?
Kurumsal e-posta, genellikle bir iş veya eğitim ortamında kullanılır. Bu yüzden yöneticilerinize, iş ortaklarınıza, meslektaşlarınıza, müşterilerinize ve potansiyel müşterilerinize profesyonel e-posta gönderebilirsiniz.
3. Kurumsal e-posta yazmak için en iyi yazı fontu nedir?
Kurumsal e-posta için en iyi tek bir yazı tipi olmasa da, mesajınızın kolayca okunabilmesi için basit ve okunaklı bir yazı tipi kullanmanız gerekir. Bazı yaygın olarak tercih edilen kurumsal e-posta fontları arasında Times New Roman, Arial, Calibri, Cambria ve Georgia bulunur.
4. Kurumsal bir toplu e-posta yazabilir miyim?
Bir grup kişiye profesyonel bir e-posta yazıyorsanız, tek bir kişiye yazıyormuşsunuz gibi aynı kurallar geçerlidir. Ancak nezaket kurallarının ve gizliliğin korunduğundan emin olabilmeniz için CC ve BCC arasındaki farkı anlamanız önemlidir.
5. Kurumsal e-posta nedir?
Kurumsal e-posta adresi, genellikle şirketin kendi alan adıyla (sirketadi.com gibi) sonlanan adreslerle oluşturulur. Kurumsal e-posta hesapları, çalışanların işle ilgili mesajları alması, göndermesi ve saklaması için kullanılır. Ayrıca, kurumsal iletişimde güvenilirlik ve profesyonellik sağlamak için de kullanılır.
6. Gmail e-posta adresi profesyonel midir?
@gmail.com ile biten bir e-posta adresi, kullanıcının çoğu kişinin kişisel e-postaları için kullandığı bir Google hesabına sahip olduğunu gösterir. Bu yüzden Gmail uzantılı bir mail adresi yerine işletme alan adınızı kullanan bir e-posta hesabı edinmeniz gerekir.
7. Profesyonel bir e-posta imzasında hangi bileşenler bulunmalıdır?
E-posta imzası, kendinizi tanıtmak için daha fazla bilgi eklemenin ve e-postanızı profesyonelce imzalamanın iyi bir yoludur. Adınızı, şirketinizin veya kuruluşunuzun adını, muhtemelen bir logoyu ve alternatif e-posta veya telefon numaraları gibi diğer iletişim bilgilerini içermelidir.
