Kanban, Agile metodolojisine giren bir çerçevedir ve 1940’ların sonunda Taiichi Ohno adlı bir Japon mühendis tarafından geliştirilmiştir. Agile Kanban Framework, proje şeffaflığını ve ekip üyeleri arasındaki işbirliğini artırmak için tüm projenin panolarda görselleştirilmesine odaklanır.
Kanban, proje yöneticilerinin projelerini verimli bir şekilde yönetmelerine ve takip etmelerine izin verdiği için kullanılan en basit çerçevelerden biridir. Kanban çerçevesinin farklı çevik metodolojiler arasında ayırt edici bir özelliği, mevcut organizasyonel ortamla uyumlu olmasıdır.
Diğer popüler çerçevelerden farklı olarak Kanban, mevcut kurulumda çok küçük ama anlamlı değişiklikler getirmeye inanır. Bu, işlevsel yöneticilerin hiyerarşisinin ve rollerinin önemli olduğu daha geleneksel işletmeler tarafından tercih edilir.
Kanban Metodolojisi Nedir?
Kanban metodolojisi, sürekli iyileştirmeyi, görev yönetiminde esnekliği ve gelişmiş iş akışını amaçlayan çevik bir yöntemdir. Bu açıklayıcı yaklaşımla, tüm projenin ilerleyişi bir bakışta kolayca anlaşılabilir.
Kanban, tam zamanında üretim (JIT) adı verilen bir uygulama kullanılarak tedarik zinciri boyunca envanteri kontrol etmek için üretim ayarlarında kullanılır. Proje yönetiminde Kanban metodolojisi, gerekli iş miktarının ekibin çalışma yetenekleriyle aynı olmasını sağlayarak aynı konsepti benimser.
Kanban Nasıl Çalışır?
Kanban yöntemi, kanban panosu etrafında döner. Projelerin akışını izlemek için tüm projeyi görselleştiren bir araçtır. Kanban panolarının bu grafik yaklaşımı sayesinde, yeni bir üye veya harici bir varlık şu anda neler olduğunu, tamamlanan görevleri ve gelecekteki görevleri anlayabilir.
Kanban aşağıdakileri gösterir:
- Gerçekleştirilen mevcut görevler
- Gelecekte yapılacak görevler
- Tamamlanan görevler
Bölünmüş sütunlar birbirine bağlıdır ve görevler kademeli olarak en soldaki sütundan (gelecekteki görevler) en sağdaki sütuna (tamamlanan görevler) çekilir. Kanban sistemi, Work in Progress (WIP) ilkesi aracılığıyla tamamlanan iş döngüsünü ölçer. WIP’nin belirli sınırları ve önceden tanımlanmış belirli bir durumu vardır.
Tutarlı standartları sürdürmek için WIP’yi sınırlamak, Kanban metodolojisini yöneten temel ilkelerden biridir. Ekibin mevcut görevleri öngörülen sırada tamamlaması son derece önemlidir.
Kanban’ın Avantajları Nelerdir?
Kanban’ın özellikle verimlilik açısından ve tüm paydaşlar için kusursuz, sürekli ve net bir iş akışı sağlaması açısından birçok avantajı vardır.
1. Azaltılmış boşta kalma süresi
Bu iş akışı yönetim sistemi, tüm çalışanların geliştirilmesi gereken görev ve aksiyonları takip etmesini sağlar. Bu, herkesin resmin tamamına erişebildiği için daha sonra ne yapacağınız ve nasıl devam edeceğiniz konusunda yönerge veya talimatları beklemeniz gerekmediği anlamına gelir.
2. Geliştirilmiş kalite
Üretim aşamalarına ayırma, görevlerin sırasını netleştirir, üretimdeki başarısızlıkları ve nihai ürünün kalite kaybını önler. Böylece firmalar işlerini daha hızlı bitirir ve yüksek kaliteli süreçlere ulaşır.
3. Kullanım kolaylığı
Bu proje yönetimi aracı daha basittir ve dolayısıyla ekipteki herkes tarafından erişilebilirdir. Düşük bir yatırımla, yönetimi ekipler için bir yük haline getiren bürokrasilerden, verimsiz toplantılardan, e-posta alışverişlerinden kaçınmak mümkündür.
4. Kolaylaştırılmış iletişim
Kanban ile ekipler birbirleriyle zahmetsizce iletişim kurabilir. Bilgi merkezi olduğu için herkes ne yapıldığını ve kimin ne yaptığını görselleştirebilir.
Kanban’ın Sınırlamaları Nelerdir?
Birçok avantajına rağmen Kanban yönteminin de sınırlamaları vardır. Basit görevleri yönetmede çok etkilidir, ancak ara bağlantılar olduğunda görselleştirme daha karmaşık hale gelir. Her görev ayrı bir kartta temsil edildiğinden, bağlantı hemen görünmez ve bir görevi değiştirmenin diğer her şey üzerindeki etkisi de görülmez. Bu nedenle, Kanban karmaşık projeler için uygun olmayabilir ve proje yönetim araçlarının yerine geçmez. Aksine onları tamamlar ve en ince ayrıntısına kadar mükemmel bir yönetim aracıdır.
Kanban disiplin ve eğitim gerektirir. Çoğu durumda durum güncellemesi, kısa ve odaklanmış takip toplantılarıyla manuel olarak gerçekleştirilir. Yeni görevler büyük ölçüde katılımcılara bağlıdır. Yazılma biçimleri, sistemi az ya da çok etkili hale getirebilir, açıklamalar genellikle anlaşılamayacak kadar genel veya tekniktir. Basit görünebilir, ancak Kanban güncellemelerinin bir rutin haline gelmesi ve sonuçların ortaya çıkması her zaman biraz zaman alır, genellikle birkaç hafta sürer.
Hala istatistiksel bir sınırlama vardır. Ortalama süre, zamanında tamamlama oranı veya kişi başına iş yükü dağılımı gibi yürütme verilerine erişim ve fiziksel sürümlerde zordur. Aynısı, görsel gürültüyü artıran fotoğraflar, izlenecek prosedürler veya iş emirleri gibi destekleyici belgeler için de geçerlidir. Bununla birlikte, dijital sürümlerde, tüm ekiplerin erişimi kolay olmayacaktır, ancak ekip istatistiklerine ve destek belgelerine erişim daha kolaydır. Ancak sınırlamalara rağmen, bu sistem, düzgün bir şekilde uygulandığı sürece, görevleri yönetme ve dağıtma konusunda mükemmel bir müttefik olmaya devam etmektedir.
Kanban’ı Ne Zaman Kullanmalısınız?
Kanban’ın çok yönlülüğü basitliğinde yatmaktadır. Mevcut iş akışlarınıza uyar ve mevcut rol ve sorumluluklara saygı duyar. Sektörden bağımsız olarak kullanılabilir. Bir içerik editörü de, bir e-ricaret işletmesinin yanı sıra Kanban kullanabilir.
Kanban herhangi bir bilgi işi ortamında kullanılabilir ve özellikle işin öngörülemeyen bir şekilde geldiği durumlarda veya diğer iş öğelerini beklemek yerine işi hazır olur olmaz dağıtmak istediğinizde uygulanabilir.
Öncelikleriniz anında değişiyorsa ve geçici görevler her an gerçekleşebiliyorsa, herhangi bir çalışma aşamasına görevler ekleyebileceğiniz için Kanban en uygun yöntemdir. Yineleme olmadığında da kullanılabilir.
Kanban Metodolojisinin Temel İlkeleri
Kanban metodolojisi prensip ve uygulamalar üzerine kuruludur. Kanban yönteminin temel ilkeleri aşağıdaki gibidir:
1. Mevcut iş akışıyla başlayın
Kanban çerçevesi, küçük ve kademeli değişiklikler yapmaya odaklanır. Bu nedenle ekip mevcut iş akışıyla başlamalı ve süreci sürekli iyileştirmelidir.
2. Mevcut görevleri sınırlayın
Ekibin kendi sınırlarını fark etmesi ve WIP’i buna göre sınırlaması önemlidir. Başa çıkabileceğinizden fazlasını üstlenmek sadece zaman kaybettirir ve projeyi olumsuz etkiler.
3. Mevcut rol ve sorumluluklara saygı gösterin
Kanban’ın başarısının önemli bir nedeni, işletmelerin mevcut çalışma kültürünü tamamen elden geçirmesini gerektirmemesidir. Pek çok işletme, değişim konusunda rahat hissetmedikleri için modern metodolojilere direnir. Kanban ile mevcut kurulumun sınırları içinde kalarak verimlilik artırılır.
4. Her düzeyde liderliği teşvik edin
Geleneksel yöntem gibi proje yönetimi metodolojileri, en küçük görevler için bile proje yöneticisinin onayını gerektirir. Kanban, görev üzerinde çalışan bireye karar verme özgürlüğü verir. Bu, hatalarından sürekli ders alan ve çalışmalarını geliştiren geleceğin liderlerini yetiştirir.
Kanban Metodolojisinin Temel Uygulamaları
Ek olarak, yukarıda belirtilen temel ilkeler kullanılarak Kanban metodolojisini kullanan işletmeler tarafından aşağıdaki uygulamalar oluşturulmuştur.
1. İş akışının görselleştirilmesi
Tüm Kanban konsepti, tüm projenin uygun şekilde görselleştirilmesi etrafında döner. Kanban board yazılımları bu amaçla endüstri genelinde kullanılmaktadır.
2. WIP’in azaltılması
Kanban durumunda WIP’nin ekibin yeteneğine göre olması gerekir. Genellikle, maksimum verimliliği sağlamak için WIP’ye bir üst sınır uygulanır. Kanban panosunda, aynı anda gerçekleştirilebilecek görev sayısına bir sınır koyulur. Limite ulaşıldığı sürece yeni görev çekilemez, bu tüm ekibin birlikte çalışmasını ve ilgili tüm görevleri aynı anda tamamlamasını sağlar.
3. Verimli iş akışı yönetimi
Bir görevi tamamlamak için harcanan tam süre olan teslim süresi ve döngü süresinin ölçülmesi, proje ekiplerinin mümkün olduğunca azaltması gereken önemli bir parametredir.
4. Açık yönetim politikaları
Proje ekibinin neyi başarmaya çalıştığını bilmesi önemlidir. Bunun nedeni oldukça basittir. Birisinin önünde net bir proje hedefi olduğunda, bunu başarmak için daha çok çabalayacaktır.
5. Geri bildirim alın
Günün sonunda, herhangi bir iş için en önemli varlık müşteridir ve etkili bir geri bildirim sistemi uygulamak son derece önemlidir.
Kanban panolarında, harici bir değerlendiriciden veya müşterilerin kendisinden geri bildirim almak için bir sütun atanabilir. Bu sayede teslim edilen işin kalitesi sürekli olarak korunabilmektedir.
Kanban ve Scrum Arasındaki Fark Nedir?
Scrum ve Kanban birlikte çevik uygulama metodolojisinin temel taşları olarak kabul edilir. PMI’nin “Pulse of Profession 2019” raporuna göre, işletmelerin %57’sinden fazlası farklı Agile metodolojileri kullansa da, en büyük oran Scrum ve Kanban’a aittir.
Hem Kanban hem de Scrum, ürünü tutarlı bir şekilde sunmaya odaklanır ve mükemmellik elde edilene kadar yinelemeye devam eder, ancak yaklaşımları farklıdır. Kanban ve Scrum çerçeveleri, Agile manifestosunun değer ve ilkelerini uygular, bunu yapma biçimleri tamamen farklıdır.
Scrum, sabit uzunlukta bir “sprint” etrafında döner ve iş küçük partiler halinde tamamlanır. Bunun aksine Kanban, sürekli iyileştirme sürecine odaklanır ve görevler düzenli bir şekilde gerçekleştirilir.
Benzer şekilde, görev tabanlı olduğu için Kanban’da değişiklikler herhangi bir zamanda kolayca yapılabilirken, Scrum herhangi bir değişiklik yapılmadan önce tek bir sprint planının tamamlanmasını gerektirir. Bu, Kanban’ı son derece çok yönlü projeler için uygun bir seçenek haline getirirken Scrum, işlerin gruplar halinde tamamlanmasını gerektiren projeler için daha iyidir.
Kanban’ın ayrıca belirlenmiş herhangi bir rolü yoktur ve ekipten veya görevden hiç kimse sorumlu değildir. Öte yandan Scrum, Scrum Master, Ürün Sahibi ve Takım üyelerinin önceden tanımlanmış rollerine sahiptir.
Kanban Çerçevesini Kullanmanın Avantajları
Kanban çerçevesinin ana odak noktası, organizasyon yapınızı değiştirmeden projelerinizi yürütme şeklinizi önemli ölçüde iyileştirmesidir.
Kanban metodolojisinin sunduğu avantajlardan bazıları aşağıdaki şekildedir:
- Gelişmiş esneklik
- Devamlı gelişme
- Artan işbirliği
- Çalışanların yetkilendirilmesi
- Daha sorunsuz iş akışı
- Daha iyi envanter yönetimi
- İyileştirilmiş kalite kontrolü
Şirketinizde Kanban Nasıl Kullanılır?
Kanban’ı şirketinizde uygulamak çok basittir. Üç ana unsur vardır:
1. Kartlar
Kartlar, planlanan görev veya eylemlerin açıklamalarını içerir. Temel olarak, her kart, sorumlu kişi, son tarihler veya öncelikler gibi yürütülmesi için gerekli tüm bilgileri içeren bir görev içerir.
2. Sütunlar
Sütunlar, iş akışındaki çeşitli adımların görsel temsilleridir. En sık kullanılan sütunlar “Başlamadı”, “Devam ediyor” ve “Tamamlandı” sütunlarıdır. Kullanıcılar gerektiği gibi sütun ekleyebilir. Kartlar, durumlarına göre her sütuna göre dağıtılır. Süreci çok karmaşık hale getirmemek için 5’ten fazla sütuna sahip olmanız önerilmez.
3. Pano
Kanban panosu, kartların ve sütunların düzenlendiği alandır.
Bu unsurları göz önünde bulundurarak, her sütunun bir sürecin veya projenin bir aşamasını temsil etmesi gerektiğini göz önünde bulundurarak faaliyet türünüze uygun bir yapı düşünün. Yol haritanıza ek sütunlar eklemeniz gerektiğini fark edebilirsiniz.
Kanban panonuzu oluştururken basit bir çerçeve ile başlayın, özellikleri keşfedin ve kademeli olarak geliştirin. Ekip üyeleri, birbirleriyle iletişim kurmak, belirli bir görev hakkında sorular sormak veya diğer birçok olasılığın yanı sıra resimler, dosyalar, yorumlar, kontrol listeleri gibi bilgiler eklemek için kartları kullanabilir.
Kanban Araç ve Yazılımları
Aşağıdaki listede Kanban araç ve yazılımları ile ilgili bir liste bulabilirsiniz:
1. Kanban Tool
Kanban Tool, yerleşik temel şablonlarıyla yeni panolar oluşturmanıza yardımcı olur ve daha fazla bölüm ekleyerek bunları özelleştirmenize olanak tanır. Daha sonra özelleştirilebilir bir renk etiketi seçebilir, ayrıntılar ekleyebilir ve yeni görevler oluşturabilirsiniz.
Analitik özelliği ile kartlarınızın türlere göre dökümünü ve zaman raporlarını görebilir, çalışmalarınızın ilerleyişini takip edebilir ve ekibinizin faaliyetleri hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz.
Ayrıca, gerçek zamanlı iletişimi destekler ve binin üzerinde farklı uygulama ile entegre olur.
Ana Özellikler
- Yerleşik şablonlar sunar.
- Bir analiz özelliği ile birlikte gelir.
- Gerçek zamanlı iletişimi destekler.
2. KanbanFlow
Zaman takibi özelliklerine sahip bir Kanban aracı arıyorsanız, KanbanFlow’a göz atabilirsiniz. Listeler ve kartlar eklemenizi ve bunları özelleştirmenizi sağlayan basit ve kullanımı kolay bir arayüze sahiptir.
KanbanFlow’un en iyi özelliği, görevleriniz için zamanlayıcılar ve hatırlatıcılar ayarlayarak işinizi halletmenize yardımcı olan yerleşik bir Pomodoro zamanlayıcıyı desteklemesidir. Ayrıca zaman tahminleri yapmanızı ve üretkenliğinizi takip etmenizi sağlar.
KanbanFlow ile alt görevlerinizi listeleyebilir, markdown formatlı açıklamalar ekleyebilir, etiketleri ve kart renklerini özelleştirebilir ve hatta standart yapılacaklar listeleri oluşturabilirsiniz. Ayrıca analitik ve raporlama özellikleriyle birlikte gelir, özelleştirilebilir şablonlar sunar ve en sevdiğiniz uygulamalarla da entegre olur.
Ana Özellikler
- Yerleşik bir Pomodoro zamanlayıcıyı destekler.
- Analitik ve raporlama özellikleri sunar.
- Basit bir kullanıcı arayüzüne sahiptir.
3. Miro
Miro’nun Kanban panoları ve Gantt çizelgeleri, iş akışlarını özelleştirmeye, iş öğelerini takip etmeye ve proje zaman çizelgeleri ve kilometre taşları hakkında bilgi edinmeye yardımcı olur. Kanban kartlarınızı renklerle kodlayabilir, ekip üyeleri atayabilir, son tarihler belirleyebilir ve sürükle ve bırak özelliğini kullanarak kartları hareket ettirebilirsiniz.
Miro ile gerçek zamanlı iletişim kurabilir, etiketli yorumlar bırakabilir ve hatta sesli ve görüntülü konferans özelliklerini kullanabilirsiniz. Ayrıca, önceden oluşturulmuş şablonlar, sonsuz tuval ve lotus diyagramları, zihin haritası, yakınlık haritası ve çok daha fazlası gibi beyin fırtınası teknikleri ile birlikte gelir.
Ana Özellikler
- Görsel bir beyin fırtınası çözümü sunar.
- Gerçek zamanlı iletişim özellikleri sağlar.
- Önceden oluşturulmuş şablonlarla birlikte gelir.
4. Kanbanize
Kanbanize, iş otomasyonunu Kanban tarzı özelliklerle birleştiren harika bir çevik proje yönetimi yazılımıdır. Bilişim sektörlerinde, ilaç, ürün geliştirme, mimari vb. alanlarda yaygın olarak kullanılmaktadır.
Bu yazılım, tüm görevleri parçalara ayırmanıza ve yönetmenize yardımcı olur ve Kanban panolarında planlama yapmak için zaman çizelgeleri sağlar. Ayrıca, aynı anda birkaç bilgi düzeyini görselleştirmenize ve izlemenize yardımcı olan bölünmüş panolar sunar.
Kanbanize, iş akışınızı özelleştirmenize, iş kuralları oluşturmanıza ve WIP limitleri belirlemenize olanak tanıyan basit ve kullanımı kolay bir arayüze sahiptir. Ayrıca, tüm pano güncellemeleri hakkında bir e-posta ve uygulama içi bildirimler gönderir.
Ana Özellikler
- İş otomasyonunu Kanban özellikleriyle birleştirir.
- Bölünmüş tahtalar sunar.
- E-posta ve uygulama içi bildirimler gönderir.
5. SwiftKanban
Küçük ve orta ölçekli ekipler çalıştırıyorsanız, SwiftKanban sizin için harika bir Kanban proje yönetim aracıdır. Yüksek verimli iş akışlarını yönetmek, görselleştirmek ve otomatikleştirmek için scrum panolarını, Kanban panolarını ve görsel yönetimi birleştirir.
SwiftKanban ile kalıpları gözlemleyebilir, hızı ve döngü süresini takip edebilir, darboğazları, yeniden çalışma kaynaklarını ve çok daha fazlasını belirleyebilir, böylece herhangi bir sorunu erken bir aşamada çözebilirsiniz. Hikaye eşleme özelliği, iş akışınızı analiz etmenize, beyin fırtınası yapmanıza ve parçalamanıza da olanak tanır.
SwiftKanban, iş akışınızın performansını hafta, ay veya çeyrek boyunca izlemenize yardımcı olmak için “Kanban filmleri” oluşturan bir Pano Oynatma özelliğine sahiptir. Ayrıca JIRA, TFS, Git ve 35’in üzerinde başka araçla entegre olur.
Ana Özellikler
- İş akışlarını görselleştirir ve otomatikleştirir.
- Hikaye eşleme özelliği sunar.
- Performansı izlemek için Kanban filmleri oluşturur.
