Birinin size müşterilerinizin %20’sinin, elde ettiğiniz tüm gelirin %80’ini getirdiğini söylediğini duymuş olabilirsiniz. Bu ifadeler, Pareto ilkesi veya 80-20 kuralı olarak adlandırılır. İlke temel olarak, sonuçların büyük bir yüzdesinden küçük bir neden yüzdesinin sorumlu olduğunu belirtir.
Pareto İlkesi Nedir?
1940’larda Joseph Juran adında bir mühendis ve yönetim danışmanı, İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun çalışmasına rastladı. Pareto, İtalya’daki toprakların yaklaşık %80’inin nüfusun yalnızca %20’sine ait olduğunu fark etmişti. Devam etmeden önce efsaneye göre, Vilfredo Pareto bu dağılımı ilk olarak bahçesinde fark etti. Bezelyelerin yaklaşık %20’sinin sebzelerin yaklaşık %80’ini ürettiğini gördü. Ona bu ilkeyi ekonomiye ve servet dağılımına daha geniş bir şekilde uygulama fikrini veren de buydu.
Juran, Pareto ilkesinin (Pareto principle – Pareto prensibi), ekonomi, işletme, matematik ve diğer bilimlerin birçok alanına uygulandığını gözlemledi. İlkeyi kalite kontrol konularına uyguladı ve iş ve üretimdeki sorunların %80’inin nedenlerin sadece %20’sine bağlanabileceğini belirtti. Bu, daha az nedenin/kişinin önemli ve etkili olduğunu gösterirken, birçok sonucun bu birkaç nedenden etkilendiği anlamına gelir.
Pareto İlkesi Nasıl Çalışır?
Pareto ilkesi olarak da bilinen 80-20 kuralının geçmişi 1906’ya kadar uzanır. Pareto ilkesi, adını kurucusu İtalyan bir ekonomist olan Vilfredo Pareto’dan almıştır. Bu kuralı, toplumdaki insanların kendilerini doğal olarak hayati azınlık olarak adlandırdığı gruplara nasıl böldüklerini dikkatle inceledikten sonra buldu. Bu hayati azınlık, Pareto’ya göre para ve nüfuza atıfta bulunan %20’ydi. Ona göre diğer bölüm, en alttaki %80 olan önemsiz çoğunluktu. Pareto daha sonra tüm ekonomik faaliyetlerin ilkeye tabi olduğunu keşfetti. Örneğin, çalışmasında, o sırada İtalya’daki servetinin yüzde 80’inin, nüfusun yüzde 20’si tarafından kontrol edildiğini fark etti. Çalışması, küçük şeylerin veya oldukça küçük eylemlerin, büyük şeylerin meydana gelmesine nasıl etki edebileceğine veya neden olabileceğine işaret etti. 1940’ta Joseph Juran, 80-20 kuralını ticari üretim yöntemlerinde kullandı. İşletme üretiminde bir ürünün kalitesinin nasıl kontrol edileceğini belirlemek için bu kuralı kullandı. Bu durumda, üretimdeki %20’lik zayıflığın nasıl sorunların %80’ine neden olduğunu gösterdi. Sorunların %80’i, nedenlerin %20’sinden kaynaklandığından, etkin kalite kontrolü ve kaynakların doğru kullanımını sağlamak için %20’ye odaklanmak çok önemliydi. Juran daha sonra bu ilkeleri Quality Control Handbook adlı kitabına dahil etti. Bu el kitabının ilk baskısı 1951’de yayınlandı. Bugüne kadar, yayın birçok kişi tarafından klasik yönetim teorisi olarak görüldü. Japonya tarihinde, kalite kontrol kavramının ülkenin savaş sonrası ekonomisi üzerinde büyük bir etkisi oldu.
Pareto İlkesi Daha Üretken Olmanıza Nasıl Yardımcı Olabilir?
Daha üretken olmanıza ve neyin önemli olduğuna odaklanmanıza yardımcı olması için bu prensibi kesinlikle hayatınıza uygulayabilirsiniz.
Örneğin, bir yöneticiyseniz, en önemli olan ve en fazla sonucu verecek olan görev ve sorumlulukları belirleyin. Başka herhangi bir şeyi programınızdan çıkarın.
Bir yazarsanız ve mümkün olduğunca çok insana ulaşmak istiyorsanız, biraz araştırma yapın ve önerilen 10 konudan hangisinin insanlarla en alakalı olacağını bulun. Bu en önemli birkaç konu hakkında yazın ve onlar üzerine odaklanın.
Freelance bir çalışansanız ve müşterilerinizden bazıları size diğerlerinden daha fazla iş veriyorsa, bu ilişkileri beslediğinizden ve bu müşterilerle ilgilendiğinizden emin olun (tahmin edeceğiniz gibi, muhtemelen gelirinizin yaklaşık %80’inden sorumlu olacaklardır).
Umarım şimdi sorumlu olduğunuz şeylerin en önemli, en alakalı ve en etkili ~%20’sine odaklanmanın en büyük sonucu nasıl üretebileceğini görürsünüz.
Sonuç olarak bu dağılım her zaman tam olarak %80/%20 olmasa da, fikri anlamanız önemlidir. Sonuçların büyük bir yüzdesinden genellikle az miktarda neden sorumludur.
Pareto Analizi Nedir? Pareto Analizi Aşamaları
Dikkat etmeniz gereken başlıca nedenleri belirlemenize olanak tanıyan Pareto analizi aşamaları aşağıdaki şekildedir:
- Nedenleri dikey bir çubuk grafikte x eksenine koyun. Oluşum sayısını (sayım) y eksenine koyun.
- Çubuk grafik, nedenlerin önemine göre azalan sırada düzenlenmelidir. En yüksek sayıya sahip nedeni ilk sıraya koyun.
- Her bir neden için azalan sırayla kümülatif sayısını hesaplayın.
- Azalan düzende, her bir nedenin kümülatif sayımının yüzdesini hesaplayın. Hesaplama için: {tek neden sayısı} / {tüm nedenlerin toplam sayısı}*100 formülünü kullanın.
- Yüzde 100’den başlayarak y ekseninde hesaplanan yüzdelerle azalan düzende 10’luk artışlara odaklanın.
- X ekseninde, nedenlerin her bir kümülatif sayım yüzdesini çizin.
- Bir eğri oluşturmak için noktaları birleştirin.
- Yüzde 80 noktasında, y ekseninde x eksenine paralel uzanan bir çizgi çizin. X ekseni eğrisiyle kesişme noktasında çizgiyi bırakın. X ekseni üzerindeki nokta, soldaki önemli nedenleri veya sağdaki daha az önemli nedenler olan önemsiz çok sayıdaki hayati birkaç nedeni birbirinden ayırır.
80-20 Kuralının Kullanımı
80-20 kuralı şu anda biraz sonra vereceğimiz örneklerde göreceğiniz gibi farklı alanlardaki sorunları ele almak için kullanılmaktadır. Örneğin, bir firma satışlarının çoğunun (%80) birkaç müşteriden (%20) elde edildiğini fark ederse, o zaman şirket, satışlarını en çok getiri sağladığı bilinen müşterilerin %20’sine odaklanarak artırır. Çalışma hayatında (insan gücü), bir işletmede üretiminin çoğunun (%80) büyük ölçüde birkaç çalışana (%20) dayandığını fark ederse, o zaman işletme az sayıda üretken çalışanı (%20) cömertçe ödüllendirmeye odaklanacaktır. Bu strateji, işletmenin bu çalışanları elde tutmasına ve aynı zamanda onları üretken olmaya devam etmeleri için motive etmesine yardımcı olacaktır. Proje yönetiminde veya proje uygulamasında, proje başarısını sağlamak için birçok görev vardır. Bir projeyi uygularken karşılaşacağınız sorunların %80’inin birkaç temel kaygının (%20) sonucu olma olasılığı vardır. Bu durumda, yöneticinin bu sorunların kaynaklarını hızlı bir şekilde belirlemesi ve ardından bunları düzeltmeye odaklanması gerekir. Birkaç temel sorun (%20) yaşanan sorunların %80’inin nedeni olduğundan, tek çıkış yolu sorunlardan ziyade nedene (sorunlara) odaklanmaktır. Sorunun temel nedenini ele almak, proje başarısını garanti edecektir.
80-20 Kuralını Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
80-20 kuralını kullanmanın avantajları aşağıdaki şekildedir:
- 80-20 kuralı, büyük sorunların nerede olduğunu size gösterir. Ayrıca, çeşitli faktörlerin işletmenizin ilerlemesini nasıl sınırladığını da gösterebilir.
- 80-20 kuralı, sorunun kendisine değil, sorunun çoğunluğuna (%80) neden olan sorunların sadece %20’sine odaklanmanızı gerektirir. Büyük getiriler karşılığında birkaç nedeni ele almak, bir işletme için büyük sorunlarla uğraşmaktan daha verimlidir.
80-20 Kuralının Sınırlamaları
80-20 kuralını kullanmanın dezavantajları aşağıdaki şekildedir:
- 80-20 kuralı sayesinde, işletmedeki en büyük sorunun ne olduğunu belirleyebilirsiniz. Bu sorunun ciddiyetini ölçmenizi zorlaştırır.
- 80-20 kuralı sadece gözlemlenebilir nitel veriler üretebilir. Değişkenliği veya değişiklikleri ölçebilecek ölçüm öğelerini vermez.
- Politikalardaki değişiklik, hükümet düzenlemeleri, ekonomik koşullar vb. gibi kritik konuları ele almada başarısız olabilir. Bu, işinizle ilgili önemli kararlar almak için kullanmaya karar vermeniz durumunda, size işinizi etkileyebilecek yanıltıcı bilgiler verecektir.
Pareto İlkesini Hangi Endüstriler Kullanır?
Her işletme Pareto ilkesini kullanmaktan faydalanabilir. Bununla birlikte, müşteri hizmetleri veya ürün üretimine odaklanan endüstriler, 80/20 kuralından daha fazla yararlanabilir. Bunun nedeni, 80/20 kuralını kullanarak perspektife koyabilecekleri tutarlı ve ölçülebilir başarı ölçütlerine (elde tutulan müşteriler veya satılan ürünler) sahip olmalarıdır.
Bu, proje yönetiminde veya insan kaynaklarında Pareto ilkesini kullanamayacağınız anlamına gelmez. Bu sadece 80/20 çerçevesinde başarının nasıl göründüğünü tanımlamak için daha çok çalışmanız gerektiği anlamına gelir.
Pareto İlkesi İş Örnekleri
Pareto ilkesini bu kadar popüler yapan şey, iş dünyasının birçok yönüne uygulanabilmesidir.
Pareto ilkesinin işin farklı yönlerinde nasıl kullanılabileceğini aşağıda görebilirsiniz:
- Çalışanlarınızın %20’sinin, çıktının %80’ini sağladığı varsayılabilir.
- Ürün özelliklerinin %20’sinin, program hatalarının %80’ine neden olduğu anlamına gelebilir.
- Müşterilerinizin %20’sinin şikayetleri, %80’ini oluşturduğu anlamına gelebilir.
Bu örneklerin tümü, hangi hesaplara odaklanacağınız, hangi çalışanları ödüllendireceğiniz vb. konularda karar vermenize yardımcı olacaktır. Unutulmaması gereken en önemli şey, Pareto ilkesinin zor ve hızlı bir kural olmadığı, karar vermeye rehberlik eden bir çerçeve olduğudur.
Pareto İlkesini Çalışan Olarak Kullanmak
Pareto prensibi sadece yöneticiler veya CEO’lar için geçerli değildir. Bu, stratejiyi kendi zaman yönetiminiz için de kullanabilirsiniz. İster yakında terfi almak istiyor olun ister yalnızca işinizde daha iyi olmayı umuyor olun, aşağıdaki ipuçları size yardımcı olacaktır:
1. Yönetmek için 80/20 kuralını kullanma
Bazı çalışanlar, yöneticilerinin kendilerine görev vermesini beklemez, neyin işe yaramadığını bulur ve çözümler sunar. Yöneticiler de insandır ve siz elinizi kaldırıp fırsatlar istemedikçe, başkalarının size verdiği şeylere takılıp kalabilirsiniz.
Bu noktada Pareto ilkesini, günlük görevlerinizde nelere odaklanmanız gerektirdiğini belirlemek ve bu %80’lik çıktıyı artırmak için hangi yeni fırsatlara atlayabileceğinizi belirlemek için kullanabilirsiniz. Bu taktikler, takım arkadaşlarınız arasında bir lider olmanıza yardımcı olacaktır.
2. Zamanınızı daha akıllıca planlayın
Günlük işlerinizde çok fazla zamanınızı alan ve harika sonuçlar vermeyen bir şey yapıyor olma ihtimaliniz çok yüksektir. Bu noktada Eisenhower Karar Matrisi ile 80/20 kuralından yararlanabilirsiniz. Bir göreviniz istenen sonuçları vermiyorsa, bu görevi devretmek için yöneticinizle konuşabilirsiniz.
Yöneticiniz size bu görevin neden zaman kaybı olduğunu gösterebilir ve daha sonra ne yapılacağına dair bir çözüm önerebilirseniz, rolünüzü şirket hedefleriyle daha uyumlu olacak şekilde ayarlayabilir. Bu, zamanınızı daha akıllıca çalışmak için kullanmak istediğinizi gösterir.
3. Kariyerinizde yükselin
Maaş zammı veya terfi için anlaşma imzalamak istiyorsanız, Pareto ilkesi size yardımcı olabilir. Bu yüzden tüm gelir getiren projeleriniz, kapatılmasına yardımcı olduğunuz tüm hesaplar vb. gibi geçen yıl başardığınız her şeyin envanterini çıkarmak için bir dakikanızı ayırın. Şirket büyümesinin %80’ine denk gelen yaptığınız her şeyi belirleyin ve bunu kendi işiniz için kullanın.
İşvereninize, işinizin, şirketiniz için en yüksek büyüme alanlarını nasıl etkilediğini gösterin. Bu projeleri ölçeklendirmeye yardımcı olmak için yeni rolünüzün nasıl olması gerektiğini tartışın. Bu sayede işvereninizin değerinizi anlamasını kolaylaştırın. Onlara performans gösterenler ilk %20’de olduğunuzu gösterin.
Pareto İlkesinin Geleceği
80/20 kuralı için en önemli gelişmelerinden biri, hizmet olarak yazılım (SaaS) işletmelerinin yükselişiyle geldi. SaaS sunan şirketler, güçlü müşteri ilişkilerine daha fazla güvenmek zorundaydı ve Pareto ilkesi buna son derece yardımcı oldu.
Bu noktada müşteri ekipleri, hangi müşterilerin en fazla destek ihtiyacına sahip olduğunu, hangilerinin en fazla geliri sağladığını ve kârlılığı en çok etkileyen müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımlarını Pareto ilkesi ile eşleştirebilir.
80/20 kuralını CRM yazılımının teknik yönü ile birlikte kullanmak, tüm verileri anlamlandırmanıza yardımcı olabilir. Pareto ilkesini göz önünde bulundurarak, CRM verilerinizle şirketiniz için en fazla değeri sağlayan hesapları bulabilir ve bu müşterileri mutlu etmeye yönelik çabalarınızı ortaya koyabilirsiniz.
Özetle diyebiliriz ki, Pareto ilkesinin kusurları olsa da, stratejik planlama için hala en faydalı kavramlardan biridir. Projeniz, satış ve pazarlama hedefleriniz için sağlam bir temel oluşturur. Bu kuralı anlamak, görevlerinizi nasıl önceliklendireceğinizi ve zamanınızı verimli bir şekilde nasıl yöneteceğinizi öğrenmenize yardımcı olacaktır. Bir iş insanı olarak, önem sırasına göre proje veya hedefler oluşturmanıza ve düzenlemenize yardımcı olması için bu kuralı uygulayabilirsiniz. Bu şekilde, kaynak tahsisi ve kullanımı açısından en çok dikkat gerektiren projeleri belirtmeniz daha kolay olacaktır. %20, istenen sonuçların %80’ini ürettiğinden, daha fazla çıktı için odak noktanızın %20’de olması çok önemlidir.
Pareto Kuralı İle İlgili En Çok Sorulan Sorular
1. 80/20 kuralı nasıl çalışır?
80/20 kuralı, Pareto ilkesi olarak da bilinir. Sonuçların %80’inin çabanın %20’sinden geldiğini göstererek çalışır.
2. 80/20 kuralı ne anlama gelir?
80/20 kuralı, çabaların %20’sinin sonuçların %80’ini oluşturduğunu belirtir. Pareto ilkesi olarak da bilinir, iş, zaman yönetimi ve ekonomide uygulanabilir.
3. Pareto optimumu nedir?
Pareto optimumu (Pareto verimliliği olarak da anılır), ekonomide sıklıkla kullanılan bir standarttır. Kaynakların yeniden tahsisi yoluyla en az bir kişinin durumunu bir başkasını daha kötü hale getirmeden daha iyi hale getirme yoluyla toplumun refahında daha fazla iyileştirme yapılamayacağı bir durumu tanımlar.
4. Pareto diyagramı nedir?
Pareto diyagramı olarak da adlandırılan bir Pareto grafiği, değerlerin soldan sağa azalan göreli frekans sırasına göre çizildiği dikey bir çubuk grafiktir.
