Kaizen Tekniği Nedir? Kaizen Tekniği ile Ofiste Verimliliği Artırma

Kaizen, “iyileştirmek, iyiye doğru değiştirmek” anlamına gelen Japonca bir kelimedir. Kavramsal olarak, günlük küçük adımlar atarak kendinizi veya bir süreci iyileştirme uygulamasıdır. Bu daha sonra kalıcı alışkanlıklar yaratır ve sonunda sizi başarıya götürür.

Özellikle Japon endüstrisinde kullanılan bu yöntem, İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra uluslararası alanda yaygınlaşmıştır. Forbes’tan Jack Kelly’nin makalesinde, bu yöntemin İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra Amerikalıların Japon ekonomisini yeniden inşa etmelerine yardımcı olmak için Japonlara tanıtıldığı söylense de, çoğu kaynak fikrin Japonlar tarafından ortaya atıldığını ve daha sonra Amerika’ya yayıldığını söylemektedir. Fikri ilk kimin ortaya attığı tartışma konusu olsa da, Japonya’nın bu konuda büyük ilerleme kaydettiği tartışmasızdır. Özellikle kaizen denilince akla gelen ve adı en çok duyulan Toyota, üretim sürecini hızlandırmak için kaizeni ilk uygulayan topluluklardan biridir. Şirketteki tüm çalışanlara uygulanan bu yöntem, Toyota fabrikalarının düşük maliyetli, hızlı ve daha az hatalı bir üretim sürecine sahip olmasını sağlamıştır. Kaizen yöntemi ile çalışanlar için bir sorunu çözmek ya da yönetime israfın nasıl azaltılacağı ve verimliliğin nasıl artırılacağı konusunda önerilerde bulunmak amacıyla üretim herhangi bir zamanda durdurulmuştur. Ardından sorunu yaratan faktör değiştirildikten ya da ortadan kaldırıldıktan sonra bunun insanlar üzerindeki olası sonuçları dikkate alınmıştır. Kullanılan bu yöntem sayesinde Toyota, dünyanın en yüksek performanslı ve en az yapım hatasına sahip otomobil şirketlerinden biri haline gelmiştir.

İlgili İçerik: Kanban Nedir? Kanban Metodu ile Nasıl Daha Verimli Olunur?

Kaizen Metodolojisi Nedir?

Kaizen metodolojisi, işi, çalışma ortamını ve çalışanları sürekli olarak iyileştirmeye yönelik bir yaklaşımdır. Yöntemin temeli, çalışanlar ve birlikte yaptıkları işler arasındaki işbirliği ve iletişim etrafında toplanır. Temel amacı, olası riskleri ve sorunları azaltmak; üretkenlik düzeyini artırmak, iş yerine olumlu bir tutum getirmek ve yenilik yapmaktır.

Kaizen Stratejisi

Stratejinin kendisi, zaman içinde küçük ama önemli değişikliklerin ve ayarlamaların şaşırtıcı olumlu sonuçlar getireceği gerçeğine dayanır. Bu stratejiyi uygulamanın ve onu kullanarak başarılı olmanın anahtarı ”stratejiyi rutin olarak uygulamak” ve ”birlikte çalışmaktır.” Bu strateji aslında işinizde ve işletmenizde değişiklikleri nasıl uygulayacağınıza dair bir rehberdir. Kaizen, üzerinde çalışıldığı takdirde her şeyin iyileştirilebileceğini öne sürer. 

Yani bir işletmeyi yönetiyorsanız ve çalışanlarınızdan sadece beşi Kaizen ilkelerini işlerine uyguluyorsa, Kaizen yöntemi olması gerektiği gibi çalışmaz. Şirket başkanından CEO’ya ve yeni stajyerlere kadar herkes bu yöntemden haberdar olmalıdır. İlkelerini ve yöntemin kendisini farklı yaklaşımlarla uygulamalıdır. İş yerinde olumlu bir değişim ortamı yakalamak için her çalışan (CEO’dan her bir çalışana kadar) işi geliştirmeye odaklanmalıdır.

Ne kadar çok sorun olursa olsun ve bunlar ne kadar büyük ya da küçük olursa olsun, her sorun bir başarı öyküsü için fırsattır. Dolayısıyla, sağladığınız değişimin boyutu ve etkisi ne olursa olsun, değişim her zaman daha iyiye doğru olacaktır.

İyileştirme Kültürü

Kaizen metodolojisi sürekli iyileştirmeye dayandığı için iş yerinde de güçlü bir kültür yaratır. Her bir çalışanın büyümesi ve gelişmesi olmadan şirketin büyümesi mümkün değildir. Bu büyüme ekonomik, kültürel ve hatta fiziksel bir büyüme olarak değerlendirilebilir. 

Bu nedenle Kaizen yöntemini iş yerinde uygulayan kişiler sadece şirketleri için çalışmamalıdır. Kendileri için ve kendi içlerinde de çalışmalıdır. Birey olarak büyümek için yeteneklerini, hayata ve işe karşı tutumlarını ve yaklaşımlarını geliştirmelidirler, ancak o zaman işletmelerini geliştirmeye yardımcı olabilirler.

Kaizen metodolojisi aynı zamanda takip edilmesi gereken bir dizi öneri ve ilke ile birlikte gelir. Bunları pratik rehberiniz olarak kullanarak, yöntemi kendiniz ve iş yerinizdeki çalışmalarınız için daha kolay bir şekilde uygulayabilirsiniz. 

Kaizen İlkeleri

Bu ilkeler, çalışırken takip etmeniz gerekenler olarak düşünülebilir:

• Farklı düşün: Geleneksel fikirlere geleneksel denmesinin bir nedeni vardır. Bu sabit noktalar ne size ne de iş arkadaşlarınıza, yöneticilerinize ya da patronlarınıza meydan okumanızı sağlar. Geleneksel fikirler, değişimin tam tersidir. Bu nedenle Kaizen yöntemini ve onunla birlikte gelen değişimi uygulamak istiyorsanız, farklı düşünmelisiniz.
• Sorunları bulun ve çözmek için çalışın: Hedefinizle aranızdaki engeli bulmaya çalışın. Sizi başarısızlığa zorlayan sorunu tam olarak bulun ve çözün. Durumu değerlendirin ve sorunun nasıl çözüleceğine dair bir yol bulun. Sorun üzerinde çalışın, çözümü uygulayın ve durumu iyileştirin.
• Mükemmeliyetçilikten kaçının: Yaptığınız her şeyde mükemmeli aramaya çalışmayın, çünkü mükemmel diye bir şey yoktur. Herhangi bir şeyin mükemmel olup olmadığına siz karar verirsiniz. Tutumunuz değişikliklere uyum sağlamak olmalı, beklemek ve mükemmeliyetçilik üzerinde durmak değil. Bu hem sizin hem de başkalarının zamanını boşa harcayacaktır. Bu yüzden her işi elinizden geldiğince iyi ve olabildiğince erken yapın.
• Para yerine yaratıcılığı seçin: Kendiniz ve işiniz için gerçekleştirmek istediğiniz değişiklikler para harcamayı içermemelidir. Kaizen yönteminin başarılı olması için sermayeye ihtiyacı yoktur. Yaratıcılığınız her bir sorununuza düşük maliyetli alternatifler getirecektir. Yaratıcılık, iyileştirmeleriniz için çözüm olacaktır. Finansal sorunları sadece para ile çözebilirsiniz; ancak yaratıcılığınızla her sorun çözülebilir.
• Başkalarının yardımını, bilgeliğini ve fikirlerini isteyin: Kaizen yöntemi sadece sizinle ilgili değildir. Bu yöntem herkesi bir bütün olarak ele alır. Bu nedenle, başkalarının görüşlerine başvurmak işinize ve sorunlarınızın çözümüne son derece yardımcı olabilir. Birden fazla kişinin bilgisi her zaman bir kişinin bilgisinden üstün olacaktır. Bunu aklınızdan çıkarmayın. İşbirliği ortamı kurmaktan çekinmeyin.
• Zorlukların üstesinden gelin: Karşılaştığınız sorunlardan ve zorluklardan kaçmayın. Üstün bilgi ve deneyim, ancak zorluklara meydan okuduğunuzda geliştirilebilir. Bu nedenle bu zorlukların üzerine gitmeli, kendinize meydan okumalı ve bunların üstesinden gelmelisiniz.
• Yanlışları hemen düzeltin: Bir şeyin yanlış olduğunu görürseniz, başka birinin düzeltmesini beklemeyin. Bulabildiğiniz her yanlışı yerinde ve hemen düzeltin. Bu şekilde her durumun (ve dolayısıyla kendinizin) değişime uyum sağlamasına olanak tanımış olursunuz.
• Olumlu bir çalışma ortamını teşvik edin: İş arkadaşlarınızı veya çalışanlarınızı konuşmaları, endişelerini dile getirmeleri ve birbirlerini desteklemeleri için güçlendirin. Sorun çözme ve karar alma süreçlerine katılmak isteyen herkesi ve her kesimi takdir edin. Herkesin katkısını destekleyen bir alan açın.
• Her zaman iyileştirin: Kaizen felsefesinin anahtarı ve en önemli ilkesi sonu olmayan bir iyileştirmedir. Kaizen yöntemi her zaman ve sonsuza kadar iyileştirmeyi teşvik eder.

Kaizen Metodolojisinin Farklı Türleri

Kaizen yöntemi tek bir sürekli iyileştirme kavramına dayanmakla birlikte, geniş bir çerçeve de sunulmaktadır. Bu çerçeve, farklı araçlar ve değişim yöntemleri kullanırken dört farklı Kaizen stratejisi türünden oluşur.

1. Kaizen Teian

Bu tür bir iyileştirme, aynı zamanda bütünü değiştirmeye yardımcı olan kişilerin bireysel iyileştirmesidir. Liderler, yöneticiler ve çalışanların tümü, değişim ve dolayısıyla gelişim için her fırsatı tespit etmelidir.

Bu sürekli aktif ve günlük olarak iyileştirme için canlı onay, kendinizi ve iş yerinizi dönüştürmenize olanak tanıyabilir. Bu tür bir Kaizen yönteminde başarılı olmak için yapılan israfarı bulmanız gerekir. Kaizen Teian hayatınızdan ve işinizden çıkarmanız gereken israflara odaklanır. Bu israf biçimleri aşağıdakileri içerir:

• Kusurlar
• Gereksiz ve fazla parçalar
• Üretim fazlalığı
• İşlerini yapamayacak durumda olan çalışanlar
• Nakliye veya transfer masrafları
• Aşırı hareket (ekipman veya çalışanların)
• Kullanılmayan yetenek = Bu, hepsinden daha kötü bir israftır.

2. Kaizen Events

Bu değişim türü, Teian’dan farklı olarak, sadece belirli bir değişim ve iyileştirme ile ilgilenir. Diğer türlere göre daha kısa sürseler de çok daha zahmetlidir. Kaizen Events günlerce, hatta bazen haftalarca sürebilir. Bu yüzden sorumlu kişiler tarafından dikkatle planlanmalıdır.

Belirli bir iyileştirmeye odaklanmanın bile büyük resmin değişmesine yardımcı olabileceği de unutulmamalıdır. Sizin ve ekibinizin odaklandığı tekil etkinliklerin her biri, işletmenin daha büyük ve daha geniş hedefleriyle uyumlu olmalıdır.

3. Kaikaku

Kaikaku dönüşüm yöntemi tüm Kaizen yönteminden biraz farklıdır. Kaizen iyileştirmeye odaklanırken, Kaikaku radikal, tepeden tırnağa değişiklikler talep eder.

Kaizen ve Kaikaku yönteminin aslında benzeştiği yer ilkelerin uygulanmasıdır. Yukarıda Kaizen yöntemi için belirtilen on ilke, aslında Kaikaku değişim yöntemine de uygulanabilir.

Kendiniz ve işiniz için radikal bir değişim arayışındaysanız, ilkeleri uygulamanız ve Kaikaku yöntemiyle başlamanız önerilebilir. Ardından, sürekli iyileştirmeler için Kaizen yöntemini uygulamak çalışma sürecinizi mükemmelleştirecektir.

4. Kakushin

Bu tür bir değişimin zorluklarla ve sorunlarla uğraşması gerekmez. Kakushin değişim yöntemi, halihazırda uygulanmakta olan yöntemi yeni bir yöntemle değiştirir.

Mektupları bir kağıt parçasına yazmaktan dijital bir cihazda e-posta yazmaya geçmek buna örnek olarak verilebilir. Bir bağlam olmadan, bu değişimin iyi ya da kötü bir değişim olduğu anlamına gelmez. Ancak bu bir değişimdir ve Kakushin değişim yöntemi, beyin fırtınası ve analizi aracı olarak kullanır. Bunlar, halihazırda işleyen bir şeyi değiştirmeye istekli bir grup insan için gerekli araçlardır. Hala zorlayıcıdır, ancak ödüllendiricidir.

Kaizen Metodolojisi Neden Önemlidir?

Sizi başarılı olmaktan alıkoyan tek şeyin düşünce yapınız olduğu söylenir. Başarılı insanlar, zekalarının açılmasına ve gelişmesine olanak tanıyan bir büyüme zihniyetine sahiptir. Bu da Kaizen yöntemini daha da önemli kılar. Ancak gerekli disiplin ve ilkeleri günlük yaşamınıza ve iş yerinizdeki kariyerinize uygulayarak yaratabilir ve geliştirebilirsiniz:

• İşinizle (ve iş arkadaşlarınızla) paylaştığınız vizyonunuz,
• Kendi becerileriniz, davranışlarınız ve tutumlarınız,
• Patronlar ve çalışanlar arasındaki işbirliği,
• Gelişmenizi sağlayacak doğru zihniyet ve
• Sistematik bir düşünme ve anlama biçimi.

Kaizen Yönteminin Avantajları

• Daha güvenli, daha işbirlikçi ve daha hevesli bir iş yeri yaratır.
• Çalışanların işlerine daha güçlü bir bağlılık duymalarını sağlar.
• Başta sorun çözme ve karar verme olmak üzere hemen her şeyi geliştirir.
• Bir takım duygusu geliştirir.
• Gereksiz israfı azaltır.
• Yaratıcılığı, üretkenliği artırır ve başarıya ulaşmaya yardımcı olur.
• Sizin, iş arkadaşlarınızın ve kuruluşunuzun yaptığı hataların sayısını azaltır.
• Her bir çalışanın sadece kendi işine odaklanmasına yardımcı olur.
• Müşteri ile şirket arasında daha güçlü bir bağ kurulmasını sağlar.
• İş yerinde herkesin moralini yükseltir.
• Çalışanların her birine yaptıkları iş için bir amaç kazandırır.
• Çalışanların sorumluluk almalarını ve seslerini ve endişelerini duyurmalarını sağlar.
• Gelişime açık bir sistem sağlar.
• Hem kısa vadede hem de uzun vadede başarılı olmayı hedefler. Bu da Kaizen yönteminin hem günlük hem de yıllık bazda işlevsel olduğu anlamına gelir
• Son olarak, Kaizen metodolojisi, ilkelerini bir kez oluşturup aşamalı olarak uyguladığınızda, hiç bitmeyen bir iyileştirme için açık kaynak haline gelir.

İlgili İçerik: Pareto İlkesi Nedir? İşletmeler Pareto İlkesini Nasıl Uygular?

İşinizi Geliştirmek için Kaizen Yöntemini Nasıl Uygulayabilirsiniz?

Kaizen yöntemi farklı işletmelere, alanlara ve kültürlere son derece uyarlanabilir. Bu esneklik, farklı hedefleri, çalışma şekilleri ve sistemleri olan çeşitli şirketlere uygulandığında da dikkate değerdir. Bu yöntemi uygulamak ve işinizi geliştirmeye başlamak istiyorsanız, aşağıda önerilen adımları takip edebilirsiniz:

1. Yöntemi öğrenin

Felsefeyi uygulamanın en kötü yolu onu tam olarak anlamadan uygulamaktır. Bu yüzden biraz zaman ayırın ve yöntemin ne olduğunu ve şirketinize neler kazandırabileceğini ayrıntılı bir şekilde anlayıp işleyin.

2. Bir seminer düzenleyin

Çalışanlarınız, iş arkadaşlarınız, yöneticileriniz, patronlarınız, herkes yöntemi aynı düzeyde öğrenmeli ve kabul etmelidir. Aksi takdirde, eşit olmayan bir çalışma ortamında yöntem başarılı olamaz.

3. Çalışanlarla birlikte beyin fırtınası yapın

İşletmenizin karşı karşıya olduğu bazı sorunları belirlemek için bir beyin fırtınası yapın. İyileştirmenin en iyi yolu hataları düzeltmek ve sorunları çözmektir. Ne kadar çok kişiyi bir araya getirir ve fikirlerini sorarsanız, sorunları tespit etmek o kadar kolay olacaktır.

4. En belirgin zorluklarla başlayın

İşletmenizin karşılaştığı sorun ve zorluklar zor ya da kolay olsun, en belirgin olanlarla başlayın. Çünkü bunlar çözüm seçenekleri üretilmesi daha kolay olanlar olacaktır.

5. Atıklarınızı belirleyin

İşletmenizin en çok atık ürettiği alan ve bölgeleri belirleyin ve bu atık miktarını azaltmak için bir plan ya da sistem oluşturmaya çalışın.

6. Çözmek için harekete geçin

Sorunlar kendi kendine çözülmez; atıklar kendi kendine azalmaz. Hem bir birey hem de bir ekip oyuncusu olarak harekete geçmeniz ve oluşturduğunuz yönteme ve plana göre hareket etmeniz gerekir.

7. Yöntemi tekrarlayın ve her zaman geliştirin

Kaizen yöntemini uygularken işinizi geliştirmeniz için belki de en önemli öneri tutarlı olmanızdır. Eğer Kaizen sistemini uyguladıysanız, ona sadık kalın. Bir sorunu çözmeniz ve israfı azaltmanız gerektiğinde her seferinde tekrarlayın.

Kaizen Yöntemini Görevlerinize Nasıl Uygularsınız?

Bu metodolojiyi iş görevlerimize ve aynı zamanda iş dışındaki görevlerimize uygulamak için gözlemleme yeteneğine ihtiyacınız vardır: durmak, gözlemlemek ve gördüklerimizi ve yaptıklarımızı anlamaya çalışmak. Bu, görev hakkında sorular sormanızı, uygulamanın ayrıntılarını izlemenizi ve sonuçları mümkün olduğunca iyileştirmek için bunları gerçekleştirmenizi sağlar. 

Kaizen yönteminde her küçük eylem, iş yeri dışında ve içinde günlük görevlerin performansını etkilediğinden, görevleri dikkatli ve en yüksek kalitede yerine getirmenin ne kadar önemli olabileceğini gösterir. 

Kurumsal metodolojideki bu küçük, orta veya büyük olayların her biri tek başına ele alındığında çok ciddi olmayabilir. Şirketler ve dolayısıyla çalışanlar için sorun, düzeltilmemiş kusurların birikiminin ekibin üretkenliği üzerinde nasıl bir etkisi olduğunu gözlemlendiğinde ortaya çıkar.

Kaizen Metodolojisinin Gerçek Hayattan Örnekleri

Kaizen yöntemi hem bireyler hem de büyük şirketler tarafından kullanılan felsefelerden biridir. Aşağıda, Kaizen yöntemini günlük operasyonlarında ve uzun vadeli planlarında kullanan şirketlerden bazılarını bulabilirsiniz:

1. Toyota

Toyota sadece yöntemi kullanan şirketlerden biri değil, aynı zamanda yöntemin öncülerinden biridir. Toyota, bu yöntemin tüm dünyada daha bilinir ve popüler hale gelmesinden sorumludur. Toyota bu yöntemi küçük operasyonlardan büyük operasyonlara kadar birçok farklı üretim ve imalat seviyesinde kullanmaktadır.

2. Ford

Toyota, Kaizen yöntemini kullanan tek otomobil üreticisi değildir. Ford da 21. yüzyılın başında bu yöntemi uygulamaya karar vermiştir. Ford, üretim süreçleri ve işyeri ortamı için sürekli iyileştirmeye odaklandığını belirtmiştir.

3. Nestlé

Gıda sektörü, Kaizen felsefesinin uygulanmasına ve hayata geçirilmesine odaklanan en büyük sektörlerden biridir. Nestlé, birçok farklı alanda ürünleri bulunan dünyanın en büyük şirketlerinden biridir. Nestlé’nin gerçekleştirmeye en çok çalıştığı yalın üretim, atıkların azaltılmasıdır.

Ürünlerinin onları kullanan (veya yiyen) insanların sağlığını etkileyebileceği gerçeğinden dolayı, atık miktarını azaltmaya odaklanmaktadır. Bu atıklar hem gıda hem de plastik atıkları içermektedir. Nestlé, 2025 yılına kadar ambalajlarının %100 geri dönüştürülebilir ve yeniden kullanılabilir olacağına söz vermiştir. Şirket bunu başarmak için 2 milyar dolar yatırım yapmıştır. Ayrıca fabrikalarından çıkan yiyeceklerin büyük bir kısmını evcil hayvan barınaklarına ve ihtiyaç sahibi insanlara bağışlamaktadır.

Sonuç olarak, tüm şirketlerin sürekli olarak işleri daha akıllıca, daha iyi ve daha verimli yapmanın yollarını araması gerekir. Bu, operasyonları iyileştirmenin yollarını aramak olabileceği gibi, yenilik yapmanın, daha fazla müşteri değeri yaratmanın ve kendilerini rakiplerinden farklılaştırmanın daha iyi yollarını aramak da olabilir.

Kaizen bunu yapmanın harika bir yoludur. Kaizen büyük sonuçlar doğurabilecek küçük değişikliklerdir ve sürekli iyileştirmenin döngüsünü uygulayarak zaman içinde sürekli iyileştirme yapılmasını sağlar.