Arşivleme Kutusu

Bilgisayarlar ilk olarak ofis ortamında kullanılmaya başlandığında, tüm bilgilerin dijital ortamda saklanabileceği, böylece kâğıt israfının sona ereceği ve ofiste evrak depolama maliyetlerinin ortadan kalkacağı düşünülüyordu. Ancak düşünülen olmadı. Bilgisayarların da herhangi bir nedenle bozulduğunda bazen geriye alınamayacak durumlar oluştuğu tecrübelerle öğrenildi.Bu durumda, önemli olan her evrakın, yazışmanın, sözleşmenin baskısının alınarak saklanması gerekliliği ortaya çıktı. Ayrıca belgelere uzun zaman sonra ihtiyaç duyulabilmesi veya hukuksal olarak problemlerin önüne geçmek için belgeleri saklama zorunluluğu arşivlemenin önemini artırıyor. Arşivlemeyi kolaylaştırmak için ise arşivleme kutuları geliştirildi ve böylece hem personele kolaylık hem de zamandan ve yerden tasarruf sağlandı.

Arşivleme kutuları nerelerde kullanılıyor?

Muhasebe departmanlarında, kayıtların 5 yıl, hatta bazı özel durumlarda 10 yıl saklanması zorunluluğu, tüm kayıtlar bilgisayarlarla tutulsa da, hepsinin basılarak arşivlenmesini gerektiriyor. Arşiv dosyaları bu tür işler için doğru seçim.

Hastanede hasta kayıtlarının tutulması, raporların saklanması, hastaya ait dosyaların ve fatura işlemlerinin arşivlenmesi için arşiv kutularına ihtiyaç duyuluyor.

Şirketlerde ofis içi ve dışı haberleşmeler ve yazışmalar, sözleşmeler, raporlamalar, toplantı kayıtları, şirketler arası anlaşmalar, personel kayıtları gibi dokümanların saklanması gerekliliği arşivleme kutularının buralarda çokça kullanılmasını sağlıyor.

Aynı şekilde okullarda da arşivleme kutuları resmi belgelerin ve sınav kâğıtlarının arşivlenmesinde kullanılıyor. Üniversiteler de ise tezlerin, konferans bildirgelerinin, akademik dokümanların ve yine resmi yazışmaların ve belgelerinin saklanmasında arşivleme kutuları kullanılıyor.

Televizyon kanalları ve gazete gibi medya kuruluşlarında da her türlü işlemi kayıt altına alma gerekliliği arşivlemeye olan ihtiyacı artırıyor.

Bu kadar çok evrakın düzenli bir şekilde arşivlenmesi ve depolanması için karton ve plastik arşivleme kutuları geliştirildi. Düzenli bir arşiv için yapmanız gereken evrakları yıllarına göre bir araya getirmek, arşivleme kutularına yerleştirmek ve üzerlerine ne konuda olduklarını ve hangi yıla ait oldukları yazmak. Böylece ihtiyaç duyulduğunda bir belgeye kolayca erişim sağlamış olacaksınız. 500’lük, 1000’lik kapasiteli seçeneklerinin yanı sıra A4 boyutlu evraklarınızı arşivleyebileceğiniz klasör seçenekleride mevcut. Ölçüleri en,boy ve genişlik olarak ihtiyaca göre farklılık gösterebilmektedir. Arşivleme kutusu fiyatları uygun olduğundan iş yerlerinde bu kutulardan bulundurarak yer ve zamandan da tasarruf sağlayabilirsiniz.

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Karton olanlar, kolayca taşınabilecek az sayıda klasörün arşivlenmesi için kullanılırken, plastik olanlar poşet dosyaların arşivlenebilmesi için tasarlanmış. Ayrıca yine kartondan, ofiste masa üstünde kullanabilmeniz için son derece şık tasarlanmış askılı dosya havuzları da bulunuyor. Arşiv kutularının imal edildikleri malzeme, özel olarak güçlendirilmiş kartondan yapılıyor. Böylece çok ağır klasörleri bile taşıyabiliyorlar. Satın alırken dikkat etmeniz gereken özellik bu olmalı. Evraklarınızın zarar görmemesi için markasız ürünlerden kaçınmanız gerekiyor.